Artikel » Hoeben Transport:

Familiebedrijf Hoeben Transport gaat terug tot de jaren vijftig, toen Petrus Johannes Hoeben startte met het vervoer van veevoeders in de regio Hamont en later ook het transport van levend vee naar markten en slachthuizen ver buiten deze regio. In 1978 werd de focus verlegd naar algemene cargo, zowel nationaal als internationaal (vnl. Duitsland). Hoeben Transport kende een stevige groei en verhuisde in 1981 naar de huidige locatie in de Bosstraat te Hamont.  Vandaag telt het bedrijf 35 medewerkers en 24 moderne wagens. Hoeben Transport verzorgt elk type transport, van een pakket van 1 kg tot een complete lading, met bestemming in heel Europa. De belangrijkste klanten zijn actief in de voeding- en DHZ-sector. Voor hen verzorgt Hoeben de distributie, opslag en picking van hun complete gamma. Hiertoe werd het magazijn uitgebreid tot 10.000m² grondoppervlakte. Rudi Biesmans, projectverantwoordelijke bij Hoeben Transport: “Wij hebben als voordeel dat wij nog klein genoeg zijn om flexibel te reageren op iedere vraag. Wij zoeken en vinden altijd een oplossing, desnoods bij derden.” De omzet bedraagt zes miljoen euro.

Op zoek naar stabiliteit bij Microsoft

Eind jaren ’90 gebruikte Hoeben een zelf geschreven softwarepakket voor de organisatie van het transportgebeuren. De boekhouding gebeurde afzonderlijk. Door de jaren heen werden zowel de hard- als software trager in gebruik en moeilijker te onderhouden. Hoeben Transport stapte over op een pakket van Lebon, ERP voor de transportsector, dat echter enkele jaren later van de markt verdween. Hieruit trok het bedrijf een belangrijke les. “Continuïteit was voor ons prioriteit nummer één. Daarom wilden we resoluut voor een Microsoft pakket kiezen, dit zou immers niet zomaar in rook opgaan. Een demo van NaviTrans, de logistieke standaardoplossing van Young & Partners op basis van Microsoft Dynamics NAV, kon ons meteen overtuigen”, aldus Rudi Biesmans. Begin 2005 werd het contract getekend, in juni 2005 ging de testversie live en in oktober draaide Hoeben Transport definitief op NaviTrans.

NaviTrans WMS optimaliseert magazijn

De implementatie van 2005 voldeed ruimschoots voor de boekhouding, de orderverwerking en de planning. Maar naarmate de distributieactiviteit van het bedrijf toenam, werd het moeilijker om alles correct te beheren. Er werden immers geen exacte voorraadgegevens en -bewegingen bijgehouden. De belangrijke DHZ-klant beheerde vanop afstand zijn voorraad aan de hand van in- en uitgaande orders. Indien de werkelijke voorraad verschilde van de theoretische voorraad, diende het probleem manueel uitgezocht te worden. Toen het aantal artikelen sterk uitbreidde en de pickings complexer werden, kon Hoeben Transport niet op de oude manier blijven werken. In 2009 werd de WMS-module van NaviTrans in gebruik genomen om alles in goede banen te leiden.

“Voor de DHZ-sector moeten wij dagelijks 20 à 50 klanten beleveren uit ons magazijn, wat een aanzienlijk aantal pickings betekent. Voor de voedingssector leveren wij elke dag aan diverse depots en hierbij wordt de ‘First In, First Out’ regel gehanteerd. Met NaviTrans WMS maken we minder fouten of is de fout snel terug te vinden. Dit vermijdt voorraaddiscussies en dankzij de toegenomen efficiëntie is de werkdruk verlicht in het magazijn en beschikken wij over voldoende marge om te groeien zonder extra personeel aan te nemen”, verklaart Rudi Biesmans.

Planning gelinkt met boordcomputers

In 2011 werden alle vrachtwagens uitgerust met boordcomputers. Deze staan in rechtstreekse verbinding met NaviTrans en spelen informatie door over de locatie van elke wagen, de laad- en lostijden, werkuren, kilometers, …  Deze gegevens worden gelinkt aan het juiste dossier en zullen in de toekomst een belangrijke rol spelen in de nacalculatie van elke vracht.

Orders komen doorgaans binnen via de telefoon, mail of fax en worden vervolgens manueel ingevoerd. Met de grootste klanten wordt via EDI (Electronic Data Interface) orders aangenomen. “Alle noodzakelijke informatie (aantal palletten, gewicht, bestemming, …) komt via een koppeling rechtstreeks in NaviTrans terecht. Het order gaat dan ofwel naar het magazijn indien er moet gepickt worden, ofwel naar de planning. De verwerking van de orders gaat veel vlotter in vergelijking met vroeger, zeker bij het doorvoeren van wijzigingen”, aldus Rudi Biesmans.

De planning van de transporten wordt rechtstreeks doorgestuurd naar de boordcomputers, wat maakt dat de chauffeurs meteen op de hoogte zijn van hun taken en deze ook op het toestel kunnen afmelden. Rudi Biesmans vertelt: “De link tussen de boordcomputers en NaviTrans herleidt het telefoonverkeer tot een minimum, biedt een maximum aan controle en bespaart de chauffeurs vele kilometers omdat ze minder vaak naar het bureau moeten komen om documenten af te geven. Ook de klanten zijn sneller op de hoogte van de status van hun levering. Binnen enkele weken gebeurt ook de leeggoedverwerking via de boordcomputers.”

Besluit

Rudi Biesmans getuigt: “Young & Partners heeft hier de voorbije jaren een goede job uitgevoerd. Even verliep het wat moeilijker door personeelstekort, toen zij door het succes van NaviTrans fel groeiden, maar intussen loopt alles terug goed. Ze helpen snel en correct vanop afstand. In de toekomst zullen we zeker nog het grafisch planbord in gebruik nemen. En wie weet ooit automatische planning?”
Over NaviTrans vervolgt hij: “Net zoals een vrachtwagen het transport van goederen vergemakkelijkt, zo vergemakkelijkt NaviTrans het leven van de logistieke dienstverlener. Het is een onmisbaar instrument in een sector waar de administratie toeneemt en automatisatie zich opdringt. Nieuwe evoluties in wetgeving worden door Young en Partners opgevolgd en toegevoegd, dat is heel handig. En het pakket heeft nog zoveel mogelijkheden die we moeten ontdekken.”

Gegevens in een notedop

Land: België
Sector: Logistieke dienstverlening

Profiel
Hoeben transport is een familiebedrijf uit Hamont-Achel actief in de logistieke dienstverlening. Het bedrijf telt 35 werknemers en realiseert een omzet van 6 miljoen euro.

Uitdaging
De groei van de onderneming en de toenemende complexiteit van de logistieke afdeling, vereiste een grondige automatisering.

Oplossing
Young & Partners implementeerde bij Hoeben Transport haar logistieke oplossing NaviTrans, aangevuld met de WMS module. Ook de integratie met de Transics boordcomputers werd door Young & Partners verwezenlijkt.

Voordelen: