VCM_042021_LR

W W W . V A L U E C H A I N . B E 34 VOORRAADMANAGEMENT aan bepaalde types producten. Maar na een tijd merkten we dat dat niet voldoende was. Zelfs binnen eenzelfde type product zijn er te veel verschillende patronen. Die grote varia- tie heeft bijvoorbeeld te maken met speciale dagen in het jaar, zoals Valentijn of Halloween. Daarom hebben we seizoenscurves gemaakt op een fijnmaziger niveau. We hebben tot in detail bepaald welke SKU’s dezelfde curve konden krij- gen en besproken wat met uitzonderingen zou gebeuren. We hebben toen veel geleerd van de ervaring die Xeleos Consulting in andere mark- ten heeft opgebouwd.” Momenteel tracht Spaas samen met Xeleos Consulting nog meer inzicht te krijgen in de doorverkopen. Nu worden alle cijfers rond die doorverkopen nog manueel verzameld en inge- voerd, maar dat is omslachtig en biedt te weinig toegevoegde waarde. Het is dan ook de bedoe- ling ook dat proces in Optimact te integreren. Dan kunnen de gegevens automatisch worden gecapteerd, om vervolgens de nodige bereke- ningen te maken. Hogere forecastaccuraatheid Een uitdaging tijdens de implementatie van Optimact bestond erin de datakwaliteit te garan- deren. Zo klopten artikelstatussen in het begin niet altijd en waren de data over piekverkopen niet altijd gescheiden van reguliere verkoop- data. “Maar onze inspanningen hebben geloond en gaandeweg is onze forecastaccuraatheid gestegen”, weet Pieter Van Aelst. “Oorspronke- lijk lag die tussen de dertig en veertig procent, vandaag draait dat rond de zeventig procent. Optimact heeft ook gezorgd voor parameters die een exceptionele vraag snel spotten, bij- voorbeeld omdat kaarsen van een ander merk uitverkocht zijn bij een klant. Zo kunnen we snel beslissen in welke mate we die vraag kunnen en willen beantwoorden.” Uiteraard was het voor de medewerkers wennen aan de nieuwe manier van werken. “Onze verko- pers moesten de controle over de forecast losla- ten, aangezien die nu bij de planningsafdeling ligt. Het is wel belangrijk dat zij voor elke klant de promoties goed invoeren. Dat vraagt een nog betere communicatie met klanten. Om de nodige steun vanuit de verkoopafdeling te krij- gen, was het essentieel dat we ook de commerci- eel directeur mee hadden”, licht Pieter Van Aelst toe. “Daarnaast vragen we nu meer discipline van onze productontwikkeling. Aangezien we infaseringen strakker inplannen, is het belang- rijk dat ook de ontwikkelaars zich strikt aan die planning houden. Naarmate de verkoop- en de ontwerpafdeling de nieuwe manier van werken in de vingers kregen en de positieve resultaten boven kwamen, merkten we dat we hen steeds meer in ons kielzog kregen.” Het spreekt voor zich dat een goede forecast bij Spaas ook noodzakelijk is om de voorraden onder controle te houden. “Als onze forecast systematisch boven de werkelijke vraag zit, is de kans reëel dat we na nieuwjaar – wanneer de vraag sterk terugvalt – met hoge voorraden blij- ven zitten. Met Optimact slagen we erin de vei- ligheidsvoorraden binnen de perken te houden. Bovendien is de klantenservice nu veel hoger, aangezien we veel vaker op voorraad hebben wat de klant op dat moment vraagt.” Impact van de coronacrisis Dat neemt uiteraard niet weg dat de coronacrisis ook op Spaas een enorme impact heeft gehad. P. Van Aelst: “Enerzijds willen mensen het thuis gezelliger maken, anderzijds speelde het ham- stergedrag tijdens de eerste golf een rol. Aange- zien we toen net aan de opbouw van de voor- raad wilden beginnen, betekende dat een grote uitdaging omdat nog slechts een beperkt aantal mensen mocht komen werken. Zodra dat weer kon, hebben we dan ook alle zeilen bijgezet. Uit- eindelijk hebben we vorig jaar een omzetgroei gerealiseerd, maar de stress op de organisatie was enorm.” Een ander gegeven is dat de cijfers van vorig jaar niet als referentie kunnen dienen, gezien de epidemiologische situatie. Onze verwachting is dat de historiek van 2020 dus niet als basis zal kunnen dienen. De hamvraag is dan ook hoe de forecasts van dit jaar moeten worden berekend. P. Van Aelst: “Samen met Xeleos Consulting bekij- ken we wat we het best kunnen doen. Doen we of 2020 er nooit is geweest of geven we een draai aan de curves? Daarom laten we de con- sultants nu een aantal voorbeeldproducten ana- lyseren om een goede keuze te kunnen maken. Vorig jaar was uiteraard exceptioneel, maar dit jaar willen we nog meer focussen op OTIF-leve- ringen (on time in full). De voorbije jaren kregen we trouwens geregeld spontaan feedback van Xeleos Consulting op basis van onze cijfers. Vaak spotten zij zaken die wij niet hadden opgemerkt. Daardoor kunnen wij proactief mogelijke problemen aanpakken en continu verbeteren. Dat soort zaken appreciëren we enorm binnen onze samenwerking.” TC Met Optimact slaagt Spaas erin de veiligheidsvoorraden binnen de perken te houden. Bovendien is de klantenservice nu veel hoger, aangezien het bedrijf veel vaker op voorraad heeft wat de klant op dat moment vraagt.

RkJQdWJsaXNoZXIy MjkyNTU=