Lees Ook

Transparantie in transport

Transport Van Aperen implementeert TRIS Forwarding

Transport Van Aperen implementeert TRIS Forwarding

Onder de koepel van het familiebedrijf van de familie Van Aperen vallen zowel het transportbedrijf Transport Van Aperen als het expeditiebedrijf Couwels & Co. Hoewel het bedrijf eerder al een eerste automatiseringsslag doorvoerde, groeide de nood aan een solide TMS-pakket (Transport Management System) dat beide activiteiten zo efficiënt en zo breed mogelijk ondersteunt. Het Kempense transportbedrijf ging op verkenningsronde op de TMS-markt en vond in Intris naar eigen zeggen de geknipte partner om zowel de TMS-behoefte af te dekken alsook om verder te timmeren aan een betere ondersteuning van de planning.
Transport Van Aperen biedt klanten in uiteenlopende sectoren een brede waaier aan transport- en warehousingdiensten. Zusterbedrijf Couwels & Co is gespecialiseerd in import, export en expeditie – en tevens de belangrijkste opdrachtgever van Transport Van Aperen – en focust met name op Zwitserland. Beide bedrijven werkten al geruime tijd met een TMS-pakket van AGP Business Software maar beide pakketten waren niet met mekaar geïntegreerd, wat tot nogal wat inefficiëntie en manueel werk leidde. "Bovendien lag de klemtoon bij AGP meer op de administratieve ondersteuning van de expeditieactiviteiten, en veel minder op transport", aldus Koen Van Aperen, operations manager van Transport Van Aperen.

Beter automatiseren

Bovenaan het verlanglijstje van Transport Van Aperen stonden een zo breed mogelijke functionaliteit en grote gebruikersvriendelijkheid.
K. Van Aperen: "Bovendien waren we ook op zoek naar een solide planningsmodule. We planden voordien hoofdzakelijk met behulp van Excel spreadsheets en daar wilden we graag van afstappen. Toen Intris een demo van zijn oplossing gaf, vielen meteen de brede functionaliteit, de flexibiliteit en het gebruikersgemak op maar op het vlak van planning bleven we nog wat op onze honger zitten. Zo was het in de software enkel mogelijk om goederen te plannen en geen transporten. Dat betekent dat een pallet die vanuit Zwitserland in ons magazijn in Wuustwezel binnenkomt, niet opnieuw ingepland kon worden om met een andere vrachtwagen naar de eindbestemming te vertrekken. Als je veel groepage doet, is dat een nadeel. Daarom heeft Intris toen beslist om de planningsmodule uit te breiden en aan te passen aan onze noden. Niet alleen de controles werden uitgebreid, er werd ook voorzien in een verdeelsleutel die ons toelaat de transportkosten te herverdelen over de verschillende opdrachten."

Na een uitgebreide functionele analyse ging de implementatie in november 2013 van start. Halfweg januari ging TRIS Forwarding live. "Vooral aan de transportplanning moest daarna nog wat gesleuteld worden, maar voorts was het pakket wel volledig operationeel op een drietal maanden tijd.  Gedurende het implementatietraject zijn we daar met twee key users fulltime mee bezig geweest. Dat was een heel intensieve periode maar die aanpak heeft ongetwijfeld geloond. Niet alleen om aan snelheid te winnen tijdens de implementatie maar ook om achteraf alle gebruikers efficiënt te kunnen opleiden. Iedereen heeft één dag opleiding van Intris genoten, en daarna konden de veertien gebruikers met hun vragen steeds terecht bij de key users."

Efficiëntieslag

Vandaag is de tevredenheid bij de medewerkers groot, ook al was het de eerste weken wat wennen. "Er is heel veel mogelijk binnen het nieuwe TMS en dat is zowel een voordeel als een nadeel. Het pakket laat toe om je eigen werkwijze te hanteren, en dat was in het begin voor sommigen een beetje zoeken. Bovendien moesten veel meer data dan voorheen ingevoerd worden, en ook dat leidde aanvankelijk tot meer werk. Maar die inspanning verdient zich achteraf uiteraard dubbel terug in de dossierbehandeling. Dankzij die eenmalige extra data-invoer kunnen we vandaag beter rapporteren ­– onder meer omtrent de verwachte financiële resultaten – en kunnen we data eenvoudig hergebruiken in de dossierbehandeling, met veel minder manuele tussenkomsten als gevolg", legt Van Aperen uit.

Het TMS-pakket is geïntegreerd met het boekhoudpakket Expert/M, de integratie met de boordcomputers daarentegen werd nog even on hold gezet. "Binnen een tweetal jaar plannen we investeringen in nieuwe boordcomputers, en dan zullen we ook van die integratie werk maken", legt Van Aperen uit. Maar dat uitstel doet geenszins afbreuk aan de tevredenheid. "Onze prioriteit was een beter overzicht, vanuit één oplossing, over al onze activiteiten. En dat hebben we nu. De klanten hebben voortaan ook de keuze tussen één globale factuur of een aparte factuur per type activiteit, en wij kunnen efficiënter, foutlozer en sneller werken met een pakket dat een solide basis vormt voor onze verdere groei", klinkt het tevreden.
X