Lees Ook

Telenet verbetert Supply Chain met S&OP

Telenet verbetert Supply Chain met S&OP
Supply Chain is van levensbelang voor Telenet: beschikbaarheid van producten en snelheid gecombineerd met betrouwbaarheid van levering/plaatsing zijn noodzakelijke voorwaarden in de telecommunicatie sector. Deze factoren beïnvloeden erg sterk de klantentevredenheid en die is heilig voor Telenet.
Klinkt op zich eenvoudig ware het niet dat de telecommunicatie sector wel enkele specifieke eigenschappen heeft die maken dat het verhaal zeer complex wordt:
  • De markt is heel competitief waardoor de supply chain erg snel moet kunnen schakelen op zowel interne als externe initiatieven.
  • Telecomunicatie wordt sterk gedreven door promoties, waarvan het success vooraf meestal moeilijk in te schatten is.
  • Vele leveranciers zitten in het Verre Oosten, wat zich vertaalt in lange levertijden.
  • Een aantal leveranciers hebben een sterke positie kunnen opbouwen, hetgeen zich ook weer vertaalt in langere levertijden. 
  • Door continue technologische evoluties is de levenscyclus van de producten beperkt.
  • Telenet heeft ook een belangrijke retourstroom van producten. Via het renting-model (b.v. de digibox) of door contract beëindiging komen werkende producten terug in beschikbare voorraad. Anderzijds is er de flow van defecte producten die dan na revisie in een repair-center terug in voorraad komen van specifieke stock.

Het is duidelijk dat deze cocktail van enerzijds korte reactietijden vanuit de markt en anderzijds lange levertijden van de leveranciers erg fragiel is en makkelijk kan resulteren in ofwel overstock met risico op obsolete ofwel in stockbreuk met risico op service.

Wat vooraf ging

S&V heeft een assessment gemaakt van de Supply Chain bij Telenet die aantoonde dat er binnen Telenet teveel in silo’s werd gewerkt.
Zo maakten Sales & Marketing en Engineering – de front office - promoties en installatieplannen zonder voldoende ruggespraak met Supply Chain – de back office. Dit leidde tot heel wat nervositeit binnen de supply chain waarbij heel wat firefighting nodig was om de juiste producten op het juiste ogenblik op de juiste plaats te hebben. Zo werd soms dure luchtvracht ingezet vanuit het Verre Oosten om zo kostbare tijd te winnen en alsnog de servicegraad te waarborgen.
Het resultaat was niet alleen hoge operationele kosten, maar vaak ook relatief hoge voorraden, enerzijds ter anticipatie van acties, anderzijds ten gevolge van obsolete producten. Dit laatste is uiteraard een belangrijk risico in een technologische sector met frequente innovaties.
Om deze silo’s te doorbreken en te evolueren naar een end-to-end supply chain werd aanbevolen om zowel een end-to-end supply chain director aan te duiden als een S&OP process te introduceren waarbij een betere visibiliteit op de toekomstige vraag moest worden gecreëerd. Hiervoor moest nauw worden samengewerkt met enerzijds Sales & Marketing (die de vraag beheert van producten die bij consumenten terechtkomen) en anderzijds Engineering (die de vraag beheert van producten die in het kabelnetwerk terecht komen). Anderzijds werden Sales & marketing en Engineering op hun beurt geïnformeerd over de voorraden en de beperkingen die er bestaan aan de supply zijde. Op die manier zouden de silo’s doorbroken worden en samenwerking ontstaan tussen de diverse afdelingen, hetgeen zou leiden tot betere beslissingen omtrent voorraden en promotie-acties, en dit op basis van gedeelde uniforme informatie.
Die maatregelen moesten Telenet in staat stellen om een hogere klantentevredenheid te bereiken via goede productbeschikbaarheid en reactietijden, en tegelijkertijd het werkkapitaal van de voorraden onder controle te houden.

Aanpak

S&V heeft een sterke expertise opgebouwd in het opzetten van S&OP processen. Die ruime ervaring is dan ook gebruikt om voor Telenet een S&OP proces op te zetten.
Vooraleer verder te gaan is het wellicht nuttig om even op te frissen waar S&OP zich situeert in de planning hierarchie: het S&OP process is immers een cruciale schakel tussen strategische planning en meer gedetailleerde planning met de bedoeling om anticiperend om te gaan met toekomstige volatiliteit van vraag of aanbod.  We stellen echter vast dat deze schakel vaak wordt overgeslagen, dan wel dat er onvoldoende aandacht aan wordt besteed, met als gevolg een focus op de korte termijn met reactief gedrag. Een goed S&OP proces heeft een gezonde impact op de gedetailleerde planningscycli, die minder nerveus zullen worden.
Verschillende bedrijven zitten bijgevolg in verschillende stadia van maturiteit. Wat we echter wel vaststellen is dat bedrijven met een hoge algemene supply chain maturiteit, vaak ook bedrijven zijn die een sterk S&OP process hebben.


Het ultieme plaatje is uiteraard een Integrated Business Planning (IBP) waarbij S&OP ook gekoppeld wordt aan de financiële doelstellingen van het bedrijf en op die manier b.v. ook een input aanreikt voor het budget-proces. Luc Van Ostaeyen stelt :“Integrated Business Planning is inderdaad the Holy Grail, maar je moet wel de basis processen op orde hebben en voldoende maturiteit in de organizatie opbouwen om naar dat niveau te evolueren, maar dit kan snel gebeuren door voldoende aandacht voor deze functie.”
Om tegemoet te komen aan de vereiste responsiveness bij Telenet, hebben we geopteerd om naast de traditionele S&OP cyclus ook een uitzonderlijke S&OP cyclus op te zetten om de veelvuldige specifieke situaties te accomoderen.
Naast het opzetten van het S&OP proces an sich heeft S&V ook de rollen en verantwoordelijkheden gedefinieerd: wie is verantwoordelijk voor het aanleveren van welke informatie en welke assumpties werden genomen, wie is verantwoordelijk voor elk van de stappen in het process, wie is betrokken in het pre-S&OP proces en wie in het S&OP proces, wie moet worden geïnformeerd opdat beslissingen worden meegenomen in de operationele cycli en wie neemt de ultieme beslissing. Dit in nauwe samenwerking met de diverse afdelingen om een voldoende betrokkenheid te garanderen. Verder heeft S&V in samenspraak met Telenet een typische agenda afgesproken voor de pre-S&OP en S&OP meetings. Na het design process heeft S&V ook effectief de eerste meetings begeleid. Gezien de duidelijke afspraken omtrent processen en verantwoordelijkheden heeft Telenet het S&OP proces vrij snel zelfstandig kunnen beginnen invullen.
John  Heesen: “Het formalizeren van het S&OP proces was in het begin wel even wennen voor iedereen, maar al vlug bleek het nut van dit platform en nu wordt dit door iedereen ten volle ondersteund. Inmiddels is S&OP een begrip geworden binnen Telenet en loopt het proces al voor 1,5 jaar succesvol.” 

En wat hebben we geleerd vandaag ...

  • Punt 1: In navolging van FMCG bedrijven, waar S&OP reeds een hoge maturiteit heeft bereikt, is S&OP  ook relevant in andere sectoren, waaronder telecom. In de meer hectische telecommunicatie-sector wordt S&OP al wat vaker overgeslagen. De invoering van S&OP bij Telenet heeft aangetoond dat ook in deze sector S&OP een positief effect heeft op zowel de financiële en service performantie van de supply chain.

 

  • Punt 2: Cruciale bouwsteen in dit project was de ondersteuning van de directie voor dit initiatief. Zo was er niet enkel de steun van de VP Supply Chain en Procurement, maar ook de steun van de CFO die de sponsor was van het project en zelf ook optreedt als voorzitter van de S&OP meetings. Wendy Fleurackers, Supply Chain Director, “In een bedrijf als Telenet is service uiteraard belangrijk, maar we moeten er ook over waken dat gebeurt op een efficiënte manier zodat we onze klanten de beste prijzen kunnen blijven aanbieden. De betrokkenheid van senior management laat toe dat de nodige beslissingen kunnen worden genomen.“

 

  • Punt 3: S&OP is meer dan een vergadering, het is een proces. Dit betekent in principe dat er een input is, een output, maar ook duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden tijdens het process.   Het feit dat het een proces is, is ook belangrijk voor de blijvende interesse voor S&OP, gezien het niet zo maar een “praatbarak” is, maar een proces waar cruciale en duidelijke afspraken worden gemaakt.

Resultaat

Na een jaar is het S&OP proces stevig ingeburgerd bij Telenet. In die mate zelfs dat ook in crisis-situaties, zoals bv. de recente overstromingen in Thailand, automatisch de frequentie van de S&OP wordt verhoogd en op die manier dus ook de communicatie tussen Sales en Operations wordt geïntensifieerd, met goede gevolgen op vlak van productbeschikbaarheid enerzijds, en werkkapitaal in voorraad anderzijds.

Marc Slegers, VP Supply Chain & Procurement, “We hebben nu samen met S&V een operationeel S&OP process op poten gezet. De volgende stap voor ons is om dit operationeel S&OP process naar een volgend niveau van maturiteit te brengen om zo dichter bij Integrated Business Planning aan te leunen.“
X