Lees Ook

Bezint eer ge verpakt

Faes Group geeft tips om Dead On Arrivals te vermijden

Producten die beschadigd bij de bestemmeling belanden, het is een probleem waar elke onderneming wel eens mee te maken heeft. De ene al wat meer dan de andere. Verpakkingsspecialist Faes Group heeft vastgesteld dat de zogenaamde DOA’s (Dead On Arrival) de marges van bedrijven flink onder druk zetten. Door meer aandacht te besteden aan DOA’s zouden we maar liefst een kwart meer nettowinst kunnen boeken. Hoe dat kan, vernamen we tijdens een ontbijtseminar van Dinalog uit de mond van Johan Faes, CEO van Faes Group, en Jasper Verdaasdonk, business unit manager bij FPC-Beyond Packaging, de dienstverlenende tak van Faes Group.
Faes Group werd in 1987 opgericht als eenmansbedrijf en telt intussen ca. vijftig medewerkers. De onderneming heeft haar hoofdzetel in het Nederlandse Reusel en daarnaast een eigen vestiging in België en in India. De groep omhelst drie verschillende takken. Faes Cases is gespecialiseerd in de productie van duurzame industriële verpakkingen. FPC Beyond Packaging levert hoofdzakelijk verpakkingsadvies. SKB Europe tot slot ontstond in 2008 uit een alliantie tussen Faes Group en het Amerikaanse SKB en is als distributiebedrijf gespecialiseerd in duurzame verpakkingen. De drie divisies samen realiseren jaarlijks een omzet van ca. 10 miljoen euro.

Industriële versus retailverpakking

Faes Group concentreert zich met name op industriële verpakkingen. “Als we het hebben over verpakkingen, dan denken velen spontaan aan retailverpakkingen. In die wereld wordt het verpakkingsluik al van bij het ontwerp van een product meegenomen. Daar is al – mede onder druk van de grote retailers – heel veel onderzoek gebeurd en geoptimaliseerd. Heel anders is het bij industriële verpakkingen”, begint Johan Faes. “We spreken hier vooral over servicelogistiek met doorgaans kleinere aantallen producten en grotere marges. Het aandeel verpakkingen wordt hier vaak als minder belangrijk beschouwd.”
Maar die houding is hoe langer hoe meer onterecht. Bedrijven worden immers steeds vaker geconfronteerd met performantiemetingen en begrippen als ‘power by the hour’, ‘pay per view’, ‘pay per copy’, ‘pay for uptime’, enz. De klant betaalt m.a.w. een bepaald bedrag voor een bepaalde dienst, met daaraan gekoppeld hoge serviceniveaus en dito boetes voor de leverancier als die niet worden nageleefd. Bedrijven worden meer dan ooit gedwongen om hun servicelogistiek zeer efficiënt in te richten. ‘‘First time right’ wordt steeds belangrijker, en wel bekeken over de hele supply chain”, aldus Johan Faes. “Want de verpakking moet het niet enkel halen van de leverancier tot het dc maar ook naar de eindklant(en) en misschien zelfs nog eens terug naar het dc. DOA’s kun je in deze context missen als kiespijn.”
Medio vorig jaar nodigde Faes Group twaalf hightechproducenten uit om over het probleem van DOA’s te debatteren onder leiding van dr. Walther Ploos van Amstel. Uit dat debat bleek dat DOA’s zeer hoog stonden in de top tien van ergernissen in bedrijven. Weliswaar verschilt de definitie die de leveranciers gebruiken om een DOA aan te duiden af en toe. Het ene bedrijf spreekt al over een DOA als een component kapot aankomt bij een interne klant zoals de assemblageafdeling, voor een ander bedrijf is er pas sprake van een DOA als de eindklant de vaststelling doet. Ook het registreren bleek vaak op diverse manieren – die meestal beter kunnen – te gebeuren. Toch kunnen we gemiddeld genomen concluderen dat de schadebedragen n.a.v. DOA’s oplopen van 0,2 procent tot 0,5 procent van de jaarlijkse omzet. “Maar wat erger is: het oplossen van de schade kost minimaal het tienvoudige, d.w.z. 2 tot 5 procent van de omzet”, aldus Johan Faes. “Een bedrijfsrendement van 8% had dus best 10% kunnen zijn zonder DOA’s. Met andere woorden: met een doordachte verpakkingsaanpak kunnen we tot 25% meer winst realiseren. ”

Processen als pijnpunt

Als we over DOA’s spreken dan wordt vaak meteen met een beschuldigende vinger naar de verpakking gewezen. Toch is dit niet geheel terecht. Tijdens het debat in kwestie bleek al snel dat het in veel gevallen een onvolkomenheid binnen het verpakkingsproces is die tot een DOA leidt. Het grootste onheil wordt volgens Johan Faes aangericht doordat er te weinig wordt nagedacht over de reis en de bijbehorende gevaren die de producten moeten meemaken: “Sommige producten gaan in hun verpakking verschillende keren de wereld rond. Denken we maar aan een servicemedewerker die enkele stukken bestelt om er zeker van te zijn dat het juiste stuk er tussen zit en de rest terugstuurt. En die teruggestuurde stukken kunnen door een volgende servicemedewerker die ze bestelt best nog eens worden teruggezonden. Met zulke dingen moet je rekening houden bij het ontwikkelen van je verpakkingsproces.”
Daarnaast worden de medewerkers die het product moeten verpakken dikwijls niet voldoende of niet correct ingelicht over de juiste manier van werken. “Het industriële verpakkingsproces is er vaak nog een van ‘trial & error’, waar belangrijke beslissingen te vaak aan de kennis en kunde van de magazijnmedewerker van dienst worden overgelaten”, weet Johan Faes. “Maar verpakkingsmedewerkers zijn vaak laag geschoold en spreken soms zelfs geen Nederlands. Hoe kunnen die mensen in hemelsnaam inschatten wat het product straks in de keten zal moeten doorstaan? Verpakkingsproblemen ‘ad hoc’ door die mensen laten oplossen is om DOA’s vragen. Het probleem wordt nog versterkt doordat er met name in servicelogistiek van de 10.000 producten pakweg 1.000 snellopers zijn. Van de snellopers weet de medewerker uit ervaring wel hoe hij of zij die moet verpakken maar voor de 9.000 traaglopende producten zijn de verpakkingsregels veel minder gekend.”
De voorbeelden van DOA’s die Johan Faes aanhaalt spreken boekdelen: “Gaat een product per luchtvracht of overzee? In dat laatste geval kan het product maar beter goed beschermd zijn. Het zou niet de eerste keer zijn dat een peperduur elektronisch toestel volledig verroest op zijn bestemming aankomt. Luchttransport zorgt dan weer voor grote drukverschillen. En als je een pakketdienst inschakelt, moet je beseffen dat er al eens hardhandig met het product kan worden omgegaan. Ander voorbeeld: niet iedereen weet wat de impact is van de nabijheid van bepaalde stoffen op ESD-gevoelige producten, d.w.z. producten die gevoelig zijn voor elektrostatische energie. Als iemand het lumineuze idee heeft om een printplaat in een plastic koffertje te verpakken en de geadresseerde legt de printplaat op dat koffertje, kan dat fataal zijn. In dezelfde lijn: als een product naar de cleanroom moet, kan het pakje maar beter niet door de plaatselijke receptionist worden geopend.”

Creëren en behouden

Een betere verpakking is dus maar een gedeeltelijke of zelfs helemaal geen oplossing. Want nadenken over verpakken is nadenken over processen. “Eerst en vooral moeten we een goed verpakkingsconcept uit werken. Als je zelf de nodige kennis in huis hebt kun je dit zelf doen. Of je kunt een beroep doen op een externe partij met kennis van zaken om mee te denken. Verpakking is in elk geval een vak apart: je moet kennis hebben over het product, over de verpakking én over het transport dat daarop volgt. Ook zaken als milieu, marketing en wetgeving zullen bij analyses steeds om de hoek komen kijken”, aldus Jasper Verdaasdonk.
Als voorbeeld van hoe zo’n optimaliseringstraject er kan uitzien, overlopen Jasper Verdaasdonk en Johan Faes de drie stappen die FPC volgt bij de optimalisering van het verpakkingsproces bij zijn klant.

Inventariseren

In een eerste stap wordt de verpakkingssituatie bij de klant ‘geïnventariseerd’. Dat doet men bij FPC onder de noemer ‘Scope’. De verpakkingsketen wordt m.a.w. in kaart gebracht om te kunnen nagaan waar het precies fout loopt.
J. Verdaasdonk: “Daarbij bekijken we tot in het kleinste detail wat er met de producten gebeurt in de logistieke keten. Nemen we bijvoorbeeld kopieerapparaten. De leverancier levert onderdelen aan de fabriek. Het apparaat wordt geassembleerd, gaat naar een distributiecentrum – soms aan de andere kant van de wereld –, vervolgens naar de distributeur of verkoper die het toestel naar de klant brengt, waar het toestel op zijn plaats wordt gezet. En dan is er vaak ook nog de reverse logistics. Als je dat hele traject bewust in kaart brengt, dan zie je dat het er toch nog altijd net iets anders uitziet dan wat de logistieke manager ons eerst vertelde. Het is vaak zo dat het verpakken aanvankelijk wel goed bedacht is maar dat het in de loop der tijd zijn eigen leven gaan leiden is: er komen mensen bij, de logistiek wijzigt, er verandert iets aan het product zelf, de verantwoordelijke vertrekt, enz. “Wat daarom al veel zou helpen, is mochten handleidingen niet in de kast liggen, maar op of vlakbij de inpaktafel. Mensen moeten bijvoorbeeld weten waar een sticker precies moet staan. Vaak kleven ze die systematisch op de verkeerde plaats uit onwetendheid. Vaak is het dus gewoon een kwestie van goede afspraken”, zegt Johan Faes.
Zo’n Scope-analyse kan worden uitgevoerd voor het hele productgamma maar ook voor specifieke producten, bijvoorbeeld bij de lancering van een nieuw gamma. Een analyse zal ook steeds een momentopname zijn, d.w.z. dat het zinvol is om de oefening opnieuw te doen na een paar jaar en/of als er fundamentele wijzigingen in de supply chain optreden. 

Optimaliseren

In een tweede stap optimaliseert FPC het verpakkingsproces via de zogenaamde PackApproach. Hierbij volgen op basis van de pijnpunten die tijdens de scan werden blootgelegd een aantal aanbevelingen en worden prioriteiten gesteld. “Allereerst zullen we zoeken naar quick wins”, vervolledigt Jasper Verdaasdonk. ‘Enerzijds om zo snel mogelijk kostenreducties te realiseren, anderzijds om de organisatie het signaal te geven dat we op de goede weg zijn. Op die manier krijg je ook een grotere betrokkenheid in volgende projecten.”
Tijdens het optimaliseringstraject wordt een programma van eisen rond verpakking, procedures en logistieke middelen vastgelegd, gevolgd door de ontwikkeling van de nieuwe standaard werkwijze en de eventuele nieuwe verpakking. Jasper Verdaasdonk geeft een voorbeeld van een klassieke verbeteringsstap: “Bij pakketdiensten helpt het nu eenmaal niet altijd om op een verpakking enkel stickers met pijltjes naar boven kleven. Spreek vooraf met transporteurs over bepaalde pijnpunten en hoe die vermeden kunnen worden. Zorg in elk geval dat gevoeligheden ook op de vrachtbrief staan. Uiteraard geldt hier: van hoe meer transporteurs een bedrijf gebruik maakt, hoe moeilijker het zal worden om de zaken goed geregeld te krijgen.”
“Tijdens deze stap helpen we de klant ook om afwegingen te maken”, voegt Johan Faes toe. “Wil hij wat meer betalen om zijn verpakking steviger te maken of bekomt hij hetzelfde resultaat door zijn proces te verbeteren? Om terug te komen op het voorbeeld van het kopieerapparaat. Zo’n toestel staat in zijn leven gemiddeld op een zevental locaties bij verschillende klanten. Wellicht is het zinvoller om wat extra stevigheid in het toestel zelf te stoppen dan er een zeer stevige verpakking om te doen, die toch bij de eerste gebruiker wordt weggegooid. Daarnaast moet het apparaat gemakkelijk te transporteren zijn. We stellen vast dat er bij de ontwikkeling van producten nog te weinig rekening wordt gehouden met hun transporteerbaarheid.”
J. Verdaasdonk: “Soms kijken bedrijven over voor de hand liggende oplossingen voor hun probleem heen. Laatst werd ons gevraagd om een solide verpakking te ontwikkelen voor een eenmalig prototype waarin manjaren ontwikkeling zat. Het product in kwestie moest naar Frankrijk. Is het dan niet beter om het kostbare ding eigenhandig naar de klant te brengen – in dit geval moesten medewerkers sowieso af en toe naar die locatie – dan het in een dure verpakking te stoppen en dan nog het risico te lopen dat het product door een foute handeling kapot aankomt?”

Implementeren en borgen

Ten derde wordt de nieuwe manier van werken geïmplementeerd en geborgd. Bij FPC speelt met name PackAssist hierin een belangrijke rol. De software achter PackAssist wordt sinds begin dit jaar ontwikkeld door het achtkoppige team van Faes Group in India. De oplossing moet zorgen voor verpakkingsuniformiteit, en dat ‘every time’, ‘everywhere’ en voor ‘everybody’. De oplossing stelt immers wereldwijd gedetailleerde verpakkingsinstructies ter beschikking aan eigen medewerkers, leveranciers, OEM’s (Original Equipment Manufacturers) en/of klanten. Doordat de oplossing webgebaseerd is, is de oplossing ook steeds up-to- date.
Met name voor bedrijven met meerdere productievestigingen of bedrijven die op het vlak van verpakkingen nauw samenwerken met diverse partners kan de PackAssist waardevol zijn. Concreet ziet de inpakker die een product aan zijn tafel scant meteen op zijn scherm alle specificaties omtrent de verpakking: het soort verpakking, de nodige opdruk, verpakkingsinstructies, specifieke instructies (b.v. voor ESD-gevoelige goederen), transportspecificaties, enz. Een en ander kan worden geïllustreerd met tekeningen, foto’s of filmpjes. Ook richtlijnen rond het terugzenden van producten kunnen worden toegevoegd. De oplossing kan tevens worden gekoppeld met achterliggende systemen zoals een ERP. Bovendien kan elke gebruiker zijn eigen taal kiezen. “De PackAssist is een vrij recente oplossing die we continu doorontwikkelen”, zegt Jasper Verdaasdonk nog. “We hebben nog een pak ideeën en willen in de toekomst nog verder gaan in de integratie van systemen tussen de diverse betrokken partijen. Maar welk systeem we ook gebruiken, het komt er vooral op aan om een proces te ontwikkelen waarbij we ons als partij zo goed mogelijk trachten in te dekken tegen mogelijke fouten.”
“Tegelijk moeten we beseffen dat alle DOA’s willen vermijden een utopie is. We kunnen de vergelijking maken met serviceniveaus: streven naar een serviceniveau van 100% is onbegonnen werk en zal heel veel moeite en centen kosten”, besluit Johan Faes. “De meeste bedrijven mikken bij de optimalisering van hun verpakkingsproces best op 90 procent minder DOA’s. Als we alle genoemde opeenvolgende stappen uitvoeren en blijven onderhouden, zijn we in elk geval al een heel eind op de goede weg.”
TC
 Onderwerp: Verpakkingsmanagement 
Lees Ook
X