Lees Ook

IT als trigger voor bedrijfsformatie

Groep Aveve centraliseert IT op groepsniveau

“Alles wat IT doet, heeft één doel: informatie halen uit het bedrijf en zich daardoor als organisatie differentiëren op de markt”, aldus Erwin Verstraelen, CIO van Groep Aveve. Die visie vertaalt zich duidelijk in het IT-beleid van de organisatie. Straffer nog, de IT-transformatie die Aveve de laatste jaren doorvoerde, ondersteunt een volledige bedrijfstransformatie. De groep volgde daarbij niet altijd de geijkte paden: Aveve rolde eerst de QlikView Business Intelligence oplossing uit om vervolgens pas in januari 2013 te starten met de roll-out van een nieuw ERP-systeem. De wereld op zijn kop. Of niet?
Hoewel Groep Aveve doorgaans wordt gelinkt aan de Aveve-winkels, heeft de groep heel wat meer activiteiten onder zijn vleugels. Naast de retailtak, met 50 eigen winkels en 200 franchisenemers, heeft Aveve ook een divisie Veevoeding (Dumoulin, Spoormans, Sabe,…), een divisie Land- & Tuinbouw (Hortiplant, Sanac, Fagadis,…) en een divisie Bloem. Groep Aveve bestaat in totaal uit veertig bedrijven (werkmaatschappijen) en is in België marktleider in de toelevering aan de land- en tuinbouwsector. Jaarlijks zet de groep met bijna 1.700 medewerkers een omzet neer van 1,2 miljard euro.

Tot voor 2011 kon elke werkmaatschappij vrij autonoom beslissingen nemen op het vlak van IT-investeringen. Daar kwam verandering in na een rapport waarin de IT-strategie van de onderneming onder de loep werd genomen. De IT-strategiestudie werd uitgevoerd door Erwin Verstraelen, die op dat moment als externe expert van IBM optrad en later gevraagd werd om CIO van Groep Aveve te worden.
Erwin Verstraelen: “Tot 2011 ontbrak het op IT-gebied aan centrale sturing en visie. De IT-ondersteuning zat geconcentreerd rond de activiteiten, waarbij meerdere werkmaatschappijen een eigen IT-afdeling hadden. Op het vlak van infrastructuur was het IT-beleid minder gedecentraliseerd: het merendeel van de serverinfrastructuur was in twee datacentra ondergebracht. Met de IT-strategiestudie werd een draagvlak gecreëerd voor een centraal IT-beleid, ook op het vlak van de applicaties. Het draagvlak voor een bedrijfstransformatie was daarmee een feit.”

IT-strategiestudie zorgt voor omwenteling

De IT-strategiestudie ging uit van de vraag wat er moest gebeuren met de vele verschillende interne ERP-systemen en wat de impact daarvan was op IT. “Aanleiding was een toenemende dynamiek bij de Aveve-klanten en in de markt. Het bedrijf werd met allerhande uitdagingen geconfronteerd, waaronder de volatiliteit van de markt en de toenemende complexiteit van de activiteiten. Als de groep op de diverse uitdagingen een gepast antwoord wilde geven, was het noodzakelijk om de interne werking te herdenken. Aankoop, verkoop, logistiek, IT,…het zat allemaal veel te veel versnipperd in de verschillende werkmaatschappijen, elk met hun eigen visie”, zegt Erwin Verstraelen. “De conclusie van de IT-strategiestudie was dus geen IT-conclusie, maar een bedrijfsconclusie. Groep Aveve moest zijn processen opnieuw uittekenen en het resultaat daarvan implementeren in een nieuw, overkoepelend ERP-systeem.”

Als onderdeel van de IT-strategiestudie, kwam al snel de volgende vraag op tafel: “Kan IT de transformatie naar de nieuwe organisatie ondersteunen?” Het antwoord op die vraag bleek negatief. “Om de bedrijfstransformatie te kunnen ondersteunen, moest de versnipperde IT-ondersteuning gecentraliseerd worden. Dat is dan ook precies wat we begin 2011 hebben gedaan”, aldus Erwin Verstraelen.

Erwin Verstraelen stelde daarbij ook het IT-departement als dusdanig in vraag: “Waarom heeft Aveve een intern IT-departement met 48 medewerkers? Wat is onze waarde, waar maken we het verschil? Dat vind ik relevante vragen. Als je als organisatie investeert in een interne IT-afdeling, dan is het belangrijk om de toegevoegde waarde daarvan tastbaar te maken. Gaan wij ons differentiëren door de servers in de lucht te houden? Neen. Waar wij wel het verschil kunnen maken is door te begrijpen wat er in onze business gaande is en daar gepast op te reageren. Daarvoor moet je heel dicht op de business zitten en als IT-afdeling heel businessgericht kunnen denken. Wij hebben dan ook geïnvesteerd in business process analisten – zij krijgen vanuit de business de vragen voor nieuwe projecten binnen en helpen mee de businesscase uit te werken – en een enterprise architect. Dat hebben we gedaan door medewerkers te herpositioneren en door nieuwe aanwervingen.”

E. Verstraelen: “De creatie van één IT-departement is een intensief traject, maar een jaar later is de nieuwe organisatie stabiel en hebben we bovendien al heel wat mooie projecten kunnen realiseren. Door de centrale structuur worden prioriteiten automatisch meer op groepsniveau bepaald in plaats van op de tussenniveaus. Daardoor vliegt het werk ons minder om de oren en kunnen we meer gestructureerd te werk gaan.”

De opportuniteit van outsourcen

“Aangezien Groep Aveve erg uiteenlopende activiteiten heeft is het een illusie om te denken dat we als IT-afdeling alles zelf kunnen afdekken. Het is daarom noodzakelijk om ons te omringen met goede partners die ons flexibiliteit en schaalbaarheid geven. Zo zal de nieuwe SAP ERP-oplossing op technisch vlak niet intern worden ondersteund. Er zijn wereldwijd duizenden experts die dat veel beter kunnen. Als het logische gevolg van de beslissing om over te stappen op één bedrijfsbreed ERP-platform, hebben we eveneens beslist om onze twee datacentra te outsourcen. Bij de omschakeling naar één bedrijfsplatform zijn de vereisten op het vlak van continuïteit zeer hoog. Dit intern uitbouwen zou veel tijd en energie vragen en ons op het einde van de rit niet eens onderscheidend maken ten opzichte van externe partners. Door de datacentra uit te besteden, zullen negen medewerkers zich kunnen toeleggen op projecten rond nieuwe technologie en architectuur, iets waar we tot nu toe te weinig tijd aan besteedden”, vertelt Erwin Verstraelen.

De IT-projecten worden bij Groep Aveve niet langer enkel vanuit een technologische motivering ingegeven, maar hebben een onderbouwde businessinsteek. Dat vergt een mentaliteitsverandering.
E. Verstraelen: “Ik geef een concreet voorbeeld: de IT-afdeling investeerde veel in virtualisatie, maar deed dit in het verleden eerder vanuit een technologisch standpunt, met name voor een gemakkelijk en kostenefficiënt IT-beheer. Nadenken over hoe de businessmedewerkers de technologie zouden kunnen gebruiken, bijvoorbeeld in het kader van thuiswerken, gebeurde veel minder. Dat is sterk veranderd. Aan de andere kant proberen we de gebruikers ook bewustzijn bij te brengen over de consequenties van hun vraag. De investering betreft niet alleen het implementeren van de software, maar ook het in de lucht houden ervan. Dat laatste aspect wordt dikwijls over het hoofd gezien.”

BICC

Gelijktijdig met de evolutie naar één IT-team werd via de oprichting van een Business Intelligence Competence Center (BICC) ook BI binnengetrokken in de IT-afdeling. De Groep Aveve had sinds begin 2010 QlikView uitgerold als centrale BI-tool (zie kaderstuk), maar het management had het gevoel dat het gebruik ervan niet echt op dreef kwam.
René Louwies, BI-manager bij Groep Aveve: “Iedereen zat teveel op zijn eilandje. Daarom richtten we een centraal team op, bestaande uit drie fulltime medewerkers, dat BI-ondersteuning biedt aan alle werkmaatschappijen. Met een centrale aansturing en met een aantal generieke bouwstenen wilden we ervoor zorgen dat we niet elke keer ‘à la tête du client’ van scratch moesten beginnen bij het implementeren van de QlikView-oplossing. Een aanpak die succes oogstte, want sinds de oprichting van het BICC is het hele BI-gebeuren in een stroomversnelling geraakt.”

“Het BICC is opgezet als een hybride model. We werken met key users in elke organisatie. Die key users zijn geen IT-medewerkers, maar wel businessmensen met interesse voor IT. Het BICC-team maakt de dataclouds en de basisrapporten, en daarna is het de bedoeling dat de businessmensen de aanpassingen autonoom kunnen doen”, zegt René Louwies.

E. Verstraelen: “Wat het BICC eigenlijk doet is het valoriseren van de gegevens waarover we beschikken. Ik zie het BICC verder uitgroeien tot een informatiebeheerkenniscentrum, waar ook Master Data Management en Enterprise Application Integration in opgenomen zijn. Op die manier heb je alle aspecten van informatiebeheer in het bedrijf onder controle: de in- en uitstroom van gegevens, de levenscyclus van de data en de valorisatie van de gegevens. Informatie is immers één van de meest waardevolle assets van een organisatie, niet de systemen an sich.”

BI in poolpositie

In theorie zorgt een bedrijf er eerst voor dat de ruggengraat van de organisatie, namelijk het ERP-systeem, op punt staat om zich vervolgens toe te leggen op extra applicaties om de data uit het ERP-systeem te ontsluiten. Bij Groep Aveve loopt het anders: de organisatie zette de voorbije jaren enkele grote stappen op het vlak van BI, maar de omschakeling naar een nieuw ERP-systeem moet nog beginnen.
R. Louwies: “Dat heeft zo zijn voordelen. De mensen die vandaag al over de BI-tool beschikken, zijn in staat om op een andere manier naar de business te kijken en bepaalde processen in vraag te stellen. Dat is een voordeel, aangezien we nu de opmerkingen nog mee kunnen nemen in het ERP-implementatieproject. Zo stellen we bijvoorbeeld ook vast dat we sommige gegevens niet hebben bijgehouden, waardoor het moeilijk is bepaalde BI-analyses verder te verfijnen. In de masterdata van het nieuwe ERP-systeem zullen die gegevens niet ontbreken, zodat we in de toekomst wel over de nodige data beschikken.”
E. Verstraelen: “Eén van de medewerkers van het BICC is nu overgeplaatst naar het Master Data Management team binnen het ERP-project, zodat de problemen die we vaststelden op BI-vlak meegenomen worden in het toekomstige datamodel. Het is een soort kruisbestuiving. Ik zie het vooral als een zegen dat we zo snel met BI zijn gestart.”

“We krijgen soms de vraag of we zonder een goed ERP-systeem voldoende kwaliteitsvolle data kunnen aanleveren in de BI-tool. Dat is een terechte bezorgdheid, maar het BICC zorgt ervoor dat we appels met appels vergelijken. We moeten daarvoor wel af en toe bijsturen, maar we slagen daarin. We proberen er ook gewoon het beste van te maken gezien de omstandigheden. We moeten zes ERP-oplossingen omschalen naar één bedrijfsbreed ERP-platform. We voorzien daarvoor ongeveer 3,5 jaar. We kunnen moeilijk al die tijd niet rapporteren. Dat de BI-tool er al staat, neemt druk weg bij het ERP-team en het laat tegelijkertijd de organisatie toe om meer matuur te worden op het vlak van BI. Want BI is meer dan alleen rapportjes maken, we willen het ook echt aanwenden voor analyse. En dat vergt tijd. Bekijk het zo: tegen de tijd dat ons fundament, namelijk SAP, er ligt, is onze organisatie al matuur genoeg om met BI alles uit dat nieuwe systeem te halen. Het mag dan de omgekeerde weg zijn, maar het werkt”, meent Erwin Verstraelen.

De rol van de CIO

De aanstelling van een CIO voor de Groep Aveve was volgens Erwin Verstraelen een belangrijk signaal: “Het weerspiegelt het belang van IT voor de organisatie. Ik zit als CIO in elke managementmeeting en ben op die manier op de hoogte van onze strategie, opportuniteiten, uitdagingen en de marktdynamiek. Ik kan daar heel wat informatie uit capteren om gepaste IT-ondersteuning te bieden. Ik apprecieer deze openheid naar mij toe enorm en besef dat niet al mijn collega CIO’s zich in dezelfde bevoorrechte positie bevinden.”

Het laten slagen van de bedrijfstransformatie, ziet Erwin Verstraelen als één van de grootste uitdagingen voor Groep Aveve: “We hebben twee jaar aan de voorbereiding gewerkt en daar is de business sterk bij betrokken geweest. Je merkt nu dat iedereen begrijpt waarom we een gemeenschappelijk ERP-platform uitbouwen en daarbij de kans grijpen om bepaalde processen in vraag te stellen. Naast de ERP-implementatie wil ik ook nog voldoende ruimte laten om andere projecten op te starten. Er moet ruimte zijn voor innovatie. De IT-transformatie is niet uitgeschreven als een wetenschappelijk artikel. Ik zie het eerder als een ontdekkingsreis waarbij we voortdurend beslissingen moeten nemen: nieuwe feiten zullen onze koers bijsturen. En dat is normaal want we zijn een bedrijf dat voortdurend in beweging is. Aveve bestaat 111 jaar en al die tijd is de organisatie mee geëvolueerd met de markt die ten opzichte van de beginjaren quasi onherkenbaar is geworden. Dat betekent dat de flexibiliteit om te schakelen in het DNA zit van Groep Aveve. Vandaag zitten we opnieuw in zo’n fase waar we moeten veranderen, zodat we marktleider blijven. We stellen daarbij niet onze strategie in vraag of de manier waarop we de strategie willen realiseren, maar wel de manier waarop we intern opereren, zodat we meer slagkracht krijgen als organisatie.”

“We lopen in de omgekeerde richting: als gezond bedrijf investeren we volop tijdens een crisisperiode. Veel andere bedrijven zitten onder tafel te schuilen voor de regen. Nu kunnen we een verschil maken door een nieuwe en aangepaste basis te leggen voor onze toekomst”, zegt Erwin Verstraelen en hij besluit, “De IT-afdeling speelt hierbij een belangrijke rol. We krijgen veel zichtbaarheid binnen de organisatie, mogen veel doen en zijn er qua budget – tijdens de crisisjaren – op vooruit gegaan. Wat natuurlijk niet betekent dat wij als IT-afdeling een blanco cheque krijgen. We moeten onze investeringen kunnen verantwoorden en worden ook geacht onze kosten intern door te rekenen of te motiveren. Dan moet je toegevoegde waarde leveren aan de business. Het is een continu proces van naar elkaar toegroeien en een visie creëren, in plaats van elke keer van probleem naar probleem te lopen.”

De QlikView-implementatie bij Aveve


Groep Aveve gebruikte al ongeveer tien jaar Cognos Powerplay als Business Intelligence (BI) tool, toen het enkele jaren geleden aanliep tegen de grenzen van de toenmalige versie. Cognos, intussen opgekocht door IBM, werd vervangen door de IBM Cognos 8 Suite.
René Louwies, BI-manager bij Groep Aveve: “De migratie bleek heel zwaar te zijn: het kwam er op neer dat we bijna van nul moesten starten. We hebben ons toen de vraag gesteld of we wel goed bezig waren en zijn andere oplossingen op de markt gaan bekijken. Zo zijn we bij de QlikView-oplossing uitgekomen en bij QlikView-partner Credon.”

“Tijdens de demo van Credon merkten we dat de oplossing een antwoord gaf op enkele van onze behoeften. Ten eerste is er de snelheid van ontwikkeling. Daardoor kunnen we als IT-afdeling meer projecten opleveren en dus sneller inspelen op de behoeften van de gebruikers. Bovendien heeft de QlikView-applicatie een zeer intuïtieve gebruikersinterface. De gebruikers kunnen veel rapporten zelf ontwikkelen, wat de druk wegneemt bij de IT-afdeling. Een derde belangrijke pro was de hoeveelheid data die de oplossing kan verwerken. Met name voor onze retaildivisie is dat belangrijk”, aldus René Louwies.

Aveve Retail beschikt over de kassaverkopen van zo’n 250 verkooppunten. Deze gegevens (meer dan 100 miljoen ticketlijnen) worden gekoppeld aan de ongeveer 800.000 My Aveve-klantenkaarten.
R. Louwies: De data wordt verwerkt en gebruikt voor trendanalyses, klantensegmentatie, loyaliteitsmetingen en promotiemanagement. Het is de toepassing waar we vandaag met BI de grootste toegevoegde waarde kunnen leveren: de marketinginvesteringen worden gemaximaliseerd en er wordt up- en cross-selling gerealiseerd, wat resulteert in extra omzet. Vóór de implementatie van de nieuwe BI-tool konden we de databronnen niet koppelen en werden data-analyses gemaakt door een externe partij.”

Erwin Verstraelen, CIO van Groep Aveve, vervolgt: “Een van de onderscheidende eigenschappen van de QlikView-technologie is dat de applicatie in-memory werkt. Daar is nu heel wat rond te doen, omdat de andere technologieleveranciers er nu ook heel veel aandacht aan besteden. Met de in-memorytechnologie kunnen we in realtime grote hoeveelheden data verwerken. In de MyAveve-databank zitten enorm veel records en toch slagen we er in om ‘on the fly’ analyses uit te voeren. Vroeger kon dat niet.”

Na een pilootproject met de BI-software besloot het management in 2009 om voluit voor QlikView te gaan. In 2010 ging de oplossing zonder veel problemen live.
R. Louwies: “Na de eerste oplevering waren we wel het slachtoffer van ons eigen succes. Iedereen wou met de BI-tool aan de slag en degenen die al gebruik maakten van de tool vroegen extra functionaliteit. Op een bepaald moment konden we niet meer volgen.”

De oprichting van een Business Intelligence Competence Center (BICC) en een andere projectaanpak brachten verbetering. “We zijn nu meer sturend in wat we implementeren bij elk van de werkmaatschappijen. Hebben de eindgebruikers extra vereisten, dan kunnen ze die indienen, maar we vragen wel om eerst een aantal maanden met de aangeboden functionaliteiten te werken vooraleer wijzigingen door te voeren. We proberen zoveel mogelijk standaardtoepassingen uit te rollen, zodat de roll-out sneller kan verlopen. Dat doen we door onze prioriteiten op groepsniveau te bepalen en niet langer op alle tussenniveaus”, verduidelijkt Erwin Verstraelen.
X