Lees Ook

Solvay brengt iPad naar de boardroom

Chemiereus stoomt zich klaar voor toekomstige mobiele BI organisatie

In 2010 stelt het uitvoerend comité van Solvay de IT-afdeling voor een uitdaging: op erg korte termijn wensen de topmanagers over te stappen naar een meer gebruikersvriendelijke Business Intelligence (BI) oplossing voor de financiële rapportering. Belangrijke vereiste daarbij is dat de nieuwe applicatie toegankelijk is vanaf een mobiel toestel, want de business wil on-the-go toegang tot de financiële resultaten. Solvay’s IT-team start een project met software van MicroStrategy, maar vijf maanden na de go live wordt het project stilgelegd als gevolg van de overname van Rhodia door Solvay. Vandaag trekt Solvay lessen uit het project om het bedrijf klaar te stomen voor het toekomstige mobiele BI-platform. 
Solvay legt zich toe op het produceren van chemische grondstoffen – zoals bijvoorbeeld natriumcarbonaat – in grote hoeveelheden en telt drie divisies: Solvay Chemicals, Solvay Plastics en Solvay Rhodia. De organisatie behoort tot ’s werelds top tien van chemieproducenten en realiseert meer dan 90% van haar omzet in markten waar het tot de top drie van de wereldleiders behoort. Solvay heeft klanten in verschillende sectoren, zoals de bouw-, automobiel-, milieu-, energie- en elektronicasector en in de FMCG (Fast Moving Consumer Goods). Solvay's hoofdzetel is in Brussel. De onderneming telt 31.000 personeelsleden in 55 landen en haalde vorig jaar een omzet van bijna 13 miljard euro.

Vandaag bevindt de organisatie zich nog steeds in een transitiefase, wat een weerslag heeft op IT, zo vertelt François Garang, Planning & Reporting Manager Finance bij Solvay: “Zowel Solvay als Rhodia hebben een SAP-systeem als ERP-ruggengraat, maar beide oplossingen zijn verschillend geconfigureerd. Het zal duizenden mandagen vergen om de twee systemen op mekaar af te stemmen. Bovendien is het niet gemakkelijk om zo’n integratieproject aan de business te verkopen, gezien beide organisaties tevreden zijn over hun ERP-aanpak. Voor BI betekent het dat we momenteel cijfers vanuit veel verschillende bronnen ontvangen.”

“Solvay heeft Rhodia overgenomen, maar beide organisaties zijn ongeveer even groot. Daardoor lijkt de praktische uitvoering van de integratie van beide ondernemingen eerder op een fusie. We kunnen de IT-tools van Solvay niet zomaar opleggen aan Rhodia, maar proberen het beste van beide werelden te combineren”, aldus François Garang.

Mobiele BI op verzoek

Voor de financiële rapportering werkt Solvay al meer dan twaalf jaar met een in huis ontwikkelde applicatie, Cheops genaamd. Het gaat om een client-serverapplicatie gebaseerd op een Microsoft SQL Server database. De Corporate Performance Management (CPM) tool bestaat uit vijf verschillende modules: budgettering, planning & forecasting; strategisch management; winstgevendheidmodellering & -optimalisatie; financiële consolidatie en financiële regelgeving & managementrapportering. Meer dan 300 gebruikers doen een beroep op de Cheops-toepassing en maandelijks worden er zo’n 10.000 berekeningen uitgevoerd. Bovenop de Cheops-applicatie wordt de Iris-tool gebruikt als BI-tool.

Begin 2010 kreeg het IT Cheops Team vanuit financiële hoek de vraag om een gebruikersvriendelijke presentatielaag te implementeren bovenop de Cheops/Iris-omgeving. Dat was het begin van ‘Project Youth’.
François Garang: “Cheops is een heel krachtige tool, maar de output was in Excel. De gebruikers werkten rechtstreeks in de structuur van de database die erachter schuilging, wat voor niet-technische mensen niet altijd even evident was. Onze topmanagers wilden gewoon weten hoe Solvay er financieel voorstond, zonder daarbij de complexiteit van de Cheops-database te zien. Het tweede deel van het verzoek bestond erin om de tool in te richten op maat van managers en niet-financiële gebruikers. Een derde belangrijke eis was om te zorgen voor een mobiele oplossing. Niet enkel een tool die kon geraadpleegd worden vanaf een mobiel toestel, maar een oplossing waarbij effectief mobiel kon worden gewerkt.”

Top-downbenadering

Het IT-team van Solvay evalueerde de verschillende BI-tools die op dat moment op de markt waren. Dat leidde tot een shortlist van leveranciers, namelijk SAP met SAP Business Objects, MicroStrategy met de MicroStrategy-oplossing en QlikTech met QlikView. “Op basis van onze vooropgestelde behoeften, was de keuze vrij eenvoudig. QlikView is een erg interessant product, maar het kon de complexiteit van de originele database niet verbergen. We wilden echt een metadataconfiguratie”, zegt François Garang. “SAP was duidelijk het financieel aantrekkelijkst voor een bestaande SAP-klant, maar we vonden dat er teveel onduidelijkheden waren in de roadmap van de SAP-producten. We wilden in eerste instantie toch een duurzame, mobiele oplossing implementeren. Het mobiele aanbod van MicroStrategy was evenmin perfect, maar er werden vrij snel verbeteringen doorgevoerd en hun mobiele voorstel was geavanceerder dan dat van hun concurrenten. MicroStrategy was ook marktleider in het pure BI-segment, had rijke functionaliteit, stond ver op het vlak van visualisatietechnieken en kon ons een goed commercieel aanbod doen.”

De Chief Financial Officer van Solvay keurde het project in december 2010 goed, op voorwaarde dat het managementdashboard voor het uitvoerend comité het eerste dashboard was dat live zou gaan. “Er was zeker geen sprake van een big-bangimplementatie, maar eerder van een top-downaanpak. De bedoeling was om een BI-oplossing voor iPad te creëren voor twaalf gebruikers en daarna de mobiele applicatie te converteren naar een webapplicatie voor een groter aantal gebruikers”, aldus François Garang.

Context van Project Youth

Tijdens het project tekenden zich bepaalde trends af binnen de organisatie die een vergaande impact hadden op de IT-architectuur van Solvay. Zo werd er besloten om over te schakelen naar Gmail, nam het aantal gebruikers van het on-demand Customer Relationship Management (CRM) pakket Salesforce.com snel toe en steeg het aantal oplossingen in de cloud. Het gevolg was dat het IT-team de Cheops-omgeving eveneens in de cloud bracht en het MicroStrategy-platform dus in de cloud moest worden opgezet.

Daarnaast was er een sterke tijdsdruk om het project op te leveren. Het uitvoerend comité wou voor het afsluiten van de halfjaarresultaten in juni 2011 al gebruik kunnen maken van de iPad-toepassing. Dat terwijl Rhodia in september 2011 effectief werd overgenomen na een openbaar overnamebod dat begon te lopen in juni. De cijfers waren laat beschikbaar en de overname ging gepaard met een nieuwe rapporteringstructuur. “De IT-afdeling had geen tijd om zelf voorstellen uit te werken en bovendien waren de financiële mensen niet beschikbaar om extra input te geven. Dat maakt dat de applicatie die live ging niet zo bevredigend was. Het was een reproductie van wat de managers voorheen in pdf-formaat aangeleverd kregen. Dus los van de tool en het mobiele luik, was er niet zoveel veranderd”, zegt François Garang. “Als ik met wat ik nu weet op het project terugkijk, zou ik weigeren om de applicatie in zo’n kort tijdsbestek, namelijk twee maanden, op te leveren.”

Terug naar af

De mobiele BI-applicatie werd door het uitvoerend comité gebruikt vanaf juni 2011 tot en met november 2011. Dan werd het project stopgezet, zonder dat de webapplicatie live ging.
F. Garang: “Wanneer ik gevraagd werd om niet langer de managementdashboards te publiceren, was ik ontgoocheld. Achteraf bekeken denk ik dat het een goede beslissing is geweest. Er kwam extra tijd vrij voor het opbouwen van de toekomstige BI-organisatie. Succesverhalen doen soms uitschijnen dat het eenvoudig is om BI te implementeren, maar dat is het niet.”

Momenteel loopt er een project bij de IT-afdeling om op basis van MicroStrategy-technologie een nieuwe mobiele BI-omgeving te creëren. Daarbij wordt de initiële scope uitgebreid. De mobiele applicatie zal gebruikt worden door het uitvoerend comité en het topmanagement van iedere businessunit, wat neerkomt op zo’n 30 tot 50 gebruikers. Ongeveer 150 gebruikers zullen de webapplicatie voor financiële rapportering gebruiken. Het plan is om de organisatie begin 2013 om te schakelen naar de nieuwe oplossing. Er werd opnieuw voor MicroStrategy als technologieleverancier gekozen.
F. Garang: “Naar aanleiding van de overname besloot het management om naar één financiële consolidatietool te evolueren. Daarbij werden verschillende pistes bestudeerd en kwam ook de achterliggende mobiele BI-tool ter discussie te staan. Uiteindelijk werd er gekozen om gebruik te maken van SAP BusinessObjects Financial Consolidation. Zo hielden we ook de mogelijkheid open om met een MicroStrategy-omgeving te werken, want hoewel de eerste implementatie geen succes was, zijn we wel tevreden over de MicroStrategy-functionaliteit.”

Meer ademruimte

Volgens François Garang zijn er enkele essentiële verschillen tussen het vorige en het huidige mobiele BI-project: “Het grote verschil is dat we deze keer wel voldoende tijd krijgen, namelijk een jaar, om de oplossing op te leveren. We pakken het ook ambitieuzer aan en zullen de applicatie implementeren op een nieuwere versie van de MicroStrategy-software. De nieuwe oplossing wordt veel visueler. We leveren niet meer gewoon rapporten aan, maar echte dashboards. Er zal ook een betere match zijn met de financiële behoeften van de nieuwe organisatie, onder meer omdat het project nu wordt geleid door iemand van de financiële afdeling. Daarnaast is er iemand van IT verantwoordelijk gesteld voor het project en zijn er duidelijk gedefinieerde key users.”

“De nieuwe applicatie zal rechtstreeks de data in de productiedatabase raadplegen. Dat was in de vorige versie niet het geval: op het einde van de maand kregen we een bestand met productiedata aangeleverd, die we vervolgens omzetten in een dashboard. Maar tegen de tijd dat de managers hun grafiek kregen, waren er doorgaans al twee weken verstreken, waardoor er tijdens vergaderingen geen elektronische productiecijfers beschikbaar waren van de laatste periode. In de applicatie die in 2013 live gaat, zijn de productiecijfers up-to-date en dat is een enorme vooruitgang”, aldus François Garang.

François Garang: “Ik denk niet dat het eerste implementatietraject verloren tijd is geweest. Het was een voet tussen de deur, een eerste stap die de volgende stappen in de evolutie naar een goede BI-organisatie zal vergemakkelijken. We zijn ondertussen vrij ervaren in het gebruik van de MicroStrategy-oplossing, wat het implementatieproces van de nieuwe applicatie zal vereenvoudigen. ”

De MicroStrategy-tool werd niet gekozen als een universele BI-tool, maar specifiek om tegemoet te komen aan de rapporteringsbehoeften op financieel vlak. Hoe ziet de BI-politiek op groepsniveau eruit?
F. Garang: “Vandaag kruipt er nog te veel tijd in het extraheren van data, ten koste van de analyse van de data. Er is een duidelijke vraag vanuit de business om daarin te evolueren: zij willen cijfers die een verhaal vertellen. En ze hebben groot gelijk. Alleen willen wij dit als IT-afdeling op een gecontroleerde manier doen en ervoor zorgen dat ze met behulp van onze kennis de juiste oplossing kiezen. Daarom zijn we intern een project gestart – vermoedelijk als een eerste stap richting de creatie van een Business Intelligence Competency Centre (BICC) – om een matrix te publiceren van de tools die we aanbevelen bij een bepaald type BI-gebruik. Het is vandaag een illusie om alle BI-behoeften binnen Solvay met één BI-tool te willen afdekken. De BI-markt is daarvoor nog niet matuur genoeg. Maar we willen het aantal BI-tools wel beperken om de kosten voor de ondersteuning redelijk te houden. Het is belangrijk om onze interne klanten bepaalde richtlijnen te geven over het BI-gebruik binnen Solvay, want anno 2012 worden businessmensen steeds vaker rechtstreeks gecontacteerd door softwareleveranciers om hun product voor te stellen. We willen hen met de matrix een stap voor zijn en zo een BI-wildgroei voorkomen.”
X