Lees Ook

Koers naar meer transparantie

Jan De Nul rolt QlikView via bottom-up benadering uit

Koers naar meer transparantie
Het aantal medewerkers bij de firma Jan De Nul Group verdubbelde de voorbije tien jaar van 3.000 naar 6.000 medewerkers. De IT-afdeling groeide in functie van de overige divisies, maar kwam daardoor vaak een stap te laat. IT kon de vraag naar rapportering niet meer volgen en besloot daarop te investeren in een standaard analysepakket. Softwarepartner Credon introduceerde in 2010 QlikView. Sindsdien volgt Jan De Nul een gestage weg naar meer transparantie in de organisatie.
Jan De Nul startte in 1938 als civiele bouwaannemer in Hofstade (Aalst), maar de roots van het bedrijf gaan terug tot het begin van de 20ste eeuw. Jan De Nul voert nog steeds civiele bouwwerken uit – bijvoorbeeld de verlenging van de A11-autosnelweg in Brugge-Westkapelle – maar deze tak vertegenwoordigt vandaag slechts 20% van de omzet. De Jan De Nul Group is het meest gekend omwille van zijn baggeractiviteiten. De organisatie haalt dan ook geregeld het nieuws met prestigieuze baggerprojecten, zoals het verbreden en verdiepen van het Panamakanaal. De baggerdivisie is goed voor 75% van de 2 miljard euro jaarlijkse omzet. Minder gekend is dat Jan De Nul daarnaast ook een milieutak heeft, die zich voornamelijk toespitst op bodemsaneringen.
 
Jan De Nul volgt al sinds de oprichting de filosofie om zoveel mogelijk zelf te doen. Dat geldt ook voor IT. De organisatie heeft een in huis ontwikkeld ERP-pakket. “Onze activiteiten zijn zeer specifiek, waardoor we bij standaardpakketten toch nog vaak maatwerk moeten uitvoeren. Dan is het handiger om alles zelf te doen. Dat heeft natuurlijk ook een keerzijde: het duurt langer om een applicatie up & running te krijgen. Op het vlak van rapportage werkten we met Excel. Doordat de firma snel groeide op een wereldwijde schaal circuleerden echter steeds meer versies van bepaalde bestanden. We hadden medewerkers die fulltime bezig waren om alle informatie te consolideren en in de mate van het mogelijke data te genereren om processen bij te sturen. Onze businessmanagers konden bovendien niet zelf statistieken maken op basis van financiële, logistieke of productiegegevens. We kregen op een gegeven moment zoveel vraag naar cijfers vanuit de business, dat we constant rapporten aan het maken waren, maar de IT-afdeling heeft natuurlijk ook nog heel wat andere taken”, begint Kris Van Snick, senior functioneel analist bij Jan De Nul.

Bottom-up benadering

In 2010 komt Jan De Nul in contact met Credon via een medewerker die QlikView eerder in een ander bedrijf zag draaien en daar enthousiast over was. Het IT-management vroeg Credon een proof of concept te doen in de logistieke afdeling.
Kris Van Snick: “De logistieke afdeling belastte ons het meeste met vragen naar rapportage, vandaar dat we de aankoopafdeling als pilootproject hebben gekozen. Na een maand testen besloten we QlikView eveneens uit te rollen naar onze magazijnomgeving om voorraadanalyses te kunnen doen. Op basis van de historische verbruiken berekent QlikView bijvoorbeeld onze ideale minimum- en maximumvoorraad.”
 
Na de logistieke afdeling kwamen ook de financiële en productieafdeling in het vizier. “Onze IT-afdeling is vrij gestructureerd. Development is opgesplitst in een aantal subdomeinen en binnen die domeinen hebben we ervoor gezorgd dat er telkens een developer is met kennis van QlikView. De kennis zit zo verspreid in onze organisatie, maar er is wel één iemand die het geheel centraal opvolgt. Voor de administratieve processen hebben we de oplossing nog niet uitgerold, omdat daar de nood het kleinst is. De logistieke afdeling staat het verst, maar op productieniveau hebben we een proces, namelijk de baggeropvolging, dat al volledig is afgedekt met QlikView, van het operationele tot het strategische niveau. We zijn namelijk in alle afdelingen gestart op het laagste operationele niveau, bijvoorbeeld incidentrapportering bij productie of aankoop bij logistiek. Vervolgens hebben we de verschillende rapporten geconsolideerd op afdelingsniveau, namelijk logistiek, productie en financiën. Wat we vandaag nog niet hebben is de consolidatie van de verschillende afdelingsniveaus. We zijn daar wel volop werk van aan het maken. Zo laten we momenteel de regiomanagers kennismaken met QlikView”, zegt Kris Van Snick.
 
“De oorspronkelijke doelstelling was om klein te starten en onmiddellijk resultaat te boeken. Zonder daarom onze visie om één centraal systeem te creëren uit het oog te verliezen. We hadden een negatieve ervaring binnen de groep met een ander rapporteringssysteem en wilden niet weer een traject van een jaar doorlopen om dan tot de conclusie te komen dat het veel te complex en tijdsintensief was om rapporten te ontwikkelen. QlikView heeft het voordeel dat je heel snel iets kunt opleveren dat er echt indrukwekkend uitziet. Bovendien is het eenvoudig in gebruik. De oplossing geeft op korte termijn een grote Return on Investment (ROI). Voor mij is daarbij vooral het extra inzicht dat onze medewerkers krijgen in de cijfers enorm belangrijk. Het geeft hen een andere kijk op de organisatie”, vertelt Kris Van Snick. “QlikView zorgt er an sich niet voor dat onze business super loopt maar door verbanden te leggen, kunnen we op termijn wel tot meer efficiënte oplossingen komen."

Opvolging baggervloot

Jan De Nul gebruikt QlikView onder meer voor de opvolging van zijn baggervloot, met de grootste sleephopperzuigers, steenstortschepen en krachtigste cutterzuigers ter wereld.
K. Van Snick: “Voor elk schip hanteren we de meetstaaf van het aantal kubieke meter per uur. In het geval van een dalproductie kunnen we met onze analyseoplossing inzoomen op de details en verbanden proberen te leggen tussen verschillende parameters. Vroeger wisten we vaak pas achteraf dat de productie minder vlot was verlopen en om de reden daarvan te kennen moesten we contact opnemen met het schip. Door de extra analysemogelijkheden kunnen we vandaag sneller bijsturen. En soms is dat vrij letterlijk te nemen!”
 
“Op termijn willen we nog meer verbanden leggen door alle data van het schip mee te nemen in de analyses. Op een baggerschip zijn er heel wat sensoren aanwezig die continu parameters meten. Dat gaat van hoe snel het schip vaart en de golfhoogte, tot het brandstofverbruik en de druk op bepaalde leidingen. Die data worden vandaag gelogd op de server aan boord van het schip. Onze QlikView-server staat in onze centrale datacenters en voor een schip is het niet altijd evident om verbinding te maken. Bovendien spreken we over enorme datahoeveelheden, want elke seconde worden er enkele duizenden parameters gemeten. We wilden die analyses in QlikView doen, maar dat bleek nog te vroeg. Prioritair is om QlikView eerst over alle afdelingen volledig uitgerold te hebben tot en met het strategische niveau, vooraleer we de offline sites implementeren. Daarom zijn we nu een proof of concept aan het draaien met een oplossing die gericht is op het wegschrijven van grote datahoeveelheden. Zijn we geïnteresseerd in het kleinste detail? Over het algemeen niet, maar als er iets misgaat wel. We moeten die data hebben. We denken er wel aan om de data op een hoger niveau te selecteren en te groeperen en dan met die groepering aan de slag te gaan in QlikView. Dat zou het meer ‘behapbaar’ moeten maken”, aldus Kris Van Snick.

Getrokken lessen

Vandaag werken zo’n 70 gebruikers met QlikView. In eerste instantie wilde Jan De Nul de analyseoplossing aan meer medewerkers ter beschikking stellen, maar daarop werd na de implementatie in de aankoopafdeling teruggekomen.
K. Van Snick: “Wie met Excel overweg kan, kan in se ook met QlikView werken. De oplossing is heel intuïtief. Maar de mensen moeten wel kennis hebben van de cijfers en er de juiste interpretatie aan kunnen geven. Daar knelde het schoentje tijdens die eerste uitrol, dus beslisten we om met een beperkt aantal key users te werken en een digitale kopie van de rapporten te verspreiden naar de overige medewerkers die op de hoogte moeten zijn.”
 
Voor de logistieke afdeling is Jan De Nul momenteel bezig met een rework van de oplossing. Dat met het oog op het verhogen van de performantie.
K. Van Snick: “We merken dat we het systeem, ondanks het feit dat Credon ons daar indertijd op gewezen heeft, te weinig flexibel hebben opgezet. De oplossing werkt niet rechtstreeks op onze operationele systemen. Elke nacht exporteren we data naar een offline bestand dat als voeding dient voor het rapportagesysteem. De gebruikers zien de data dus met één dag vertraging, maar dat is op zich geen probleem. Waar we wel tegenaan lopen is dat we niet alle data meer geëxporteerd krijgen gedurende de nacht. Door onze wereldwijde groei werken er bovendien 24u/24u mensen voor Jan De Nul, die het dan tijdens onze nachturen met een trager werkend ERP-systeem moeten stellen.”
 
Jan De Nul loopt tegen de maximumcapaciteit naar export toe aan. “Enerzijds omdat er steeds meer rapporten bijkomen, anderzijds omdat we de data-export niet efficiënt genoeg maakten. We werken met meerdere programmeurs aan QlikView en daar is het in het verleden soms misgelopen. In plaats van één keer bepaalde data te exporteren die we in vijf verschillende rapporten gebruiken, exporteren we vijf keer de data. Door dat te optimaliseren, hopen we op tijdswinst in de data-export. We zijn als IT-afdeling erg goed gestructureerd, maar er zijn ook nadelen van verspreide kennis. Dat we nu die rework moeten doen, is het leergeld dat we betalen. Maar over het algemeen hebben we een heel positieve ervaring met QlikView. De analyseoplossing wordt vandaag sterk gedragen door de business. Dat zal het mee mogelijk maken om binnen één à twee jaar ons streven naar één centraal opgezet systeem te bereiken”, eindigt Kris Van Snick.
 Onderwerp: BI (Business Intelligence) 
Lees Ook
X