Lees Ook

Geen financiële fabeltjes voor Phoenix

Phoenix Services International rolt Sage ERP X3 uit

Geen financiële fabeltjes voor Phoenix
Phoenix Services International bestaat nog geen tien jaar maar groeit snel. Het bedrijf startte met een basis ERP-oplossing van Sage, maar rolt nu Sage ERP X3 uit over zijn verschillende vestigingen. De Gentse vestiging is de eerste Belgische Sage ERP X3-klant die een inkijk gunt achter de schermen.
 
Het Amerikaanse Phoenix Services International is opgericht in 2006. Het vrij jonge bedrijf legde de laatste jaren een indrukwekkend parcours af en wist uit te groeien tot een groep met een jaaromzet van zo’n 350 à 400 miljoen dollar en een internationale voetafdruk. Naast de Amerikaanse vestiging heeft het bedrijf sites in België, Frankrijk, Polen, Roemenië, Slowakije, Zuid-Afrika en binnenkort ook Brazilië.
 
De hoofdactiviteit van Phoenix Services International bestaat uit het verwerken van staalslak (red. het product dat overblijft nadat ijzer uit ijzererts geëxtraheerd werd). Phoenix Services recupereert metaal uit het staalslak en vormt het staalslak om tot producten die worden gebruikt in de bouw en wegenbouw en voor isolatiematerialen. Naast het verwerken van het staalslak voorziet Phoenix Services ook in het transport van staalslak binnen de sites van zijn klanten. De organisatie levert met onder meer het versnijden van staalslak eveneens toegevoegde waardeactiviteiten. “Om een idee te krijgen van de volumes: het Gentse ArcelorMittal produceert zes miljoen ton staal per jaar. Het volume aan slakken dat verwerkt wordt is een veelvoud van de staalproductie”, begint Bart Venesoen, International Controller bij Phoenix Services International.
 

Keuze voor Sage ERP X3

Vanaf de start gebruikte Phoenix Services een Sage ERP-oplossing om zijn activiteiten te managen. De vestiging in de Verenigde Staten deed een beroep op het Amerikaanse Sage-product Sage 500 ERP. Op het moment dat Sage de eerste buitenlandse overname deed, namelijk in Frankrijk, had de organisatie nood aan een systeem dat ook andere wetgevingen kon ondersteunen en managementrapportering over verschillende divisies heen aankon.
Bart Venesoen: “In Frankrijk namen we een bestaande groep over, waardoor we slechts zes maanden de tijd hadden om een nieuw ERP-systeem op te zetten voor de nieuwe activiteiten. We waren vertrouwd met Sage en besloten vrij snel om op die Sage-ervaring verder te bouwen. Sage ERP X3, de oplossing van Sage voor grotere ondernemingen, was voor ons een soort logische vervolgstap. De tier 1 ERP-applicaties, zoals SAP en Oracle, waren qua kostprijs en implementatiecomplexiteit sowieso geen haalbare kaart voor ons. Dat zou een overkill geweest zijn voor onze activiteiten.”
 
In 2012 implementeerde Phoenix Services Sage ERP X3 in Frankrijk. In 2014 volgde de Belgische uitrol. “We kozen ervoor om het pakket voorlopig in zijn meest rudimentaire vorm te implementeren, namelijk enkel het financiële luik (boekhouding, financiën, inkoop en voorraadbeheer). De operationele opvolging gebeurt nog niet in het pakket, maar het is de bedoeling om dit in de toekomst wel te doen”, aldus Bart Venesoen.

Operaties managen

Voor Phoenix Services International is het onderhouden en up-to-date houden van het machinepark van cruciaal belang en tevens een Unique Selling Point (USP). “Door te investeren in machines die een enorm groot volume aan staalslak kunnen verwerken, kunnen we ons van onze concurrenten onderscheiden in efficiëntie. Dat machinepark bestaat enerzijds uit mobiele middelen, zoals bulldozers en vrachtwagens, en anderzijds uit installaties die het metaal uit de staalslak recupereren”, vertelt Bart Venesoen. “We willen dan ook exact weten wat precies de kostprijs is per uur van om het even welke machine die we hebben. We gebruiken hetzelfde type machines over de hele wereld en willen sites met elkaar kunnen vergelijken om het onderhoud van de machines verder te kunnen optimaliseren. We houden dit vandaag bij in spreadsheets, maar om al die informatie te aggregeren op globaal niveau ontbreekt het ons aan mankracht. Sage ERP X3 kan zo’n analyse en rapportage van de data wel aan. Ons operationele luik in Sage ERP X3 integreren, is dan ook de volgende geplande stap in de Belgische roll-out. We wilden dit graag al eerder doen, maar onze organisatie groeit zo snel dat we er eerst voor moeten zorgen dat onze software compliant is voor elk nieuw land waar we opstarten.”
 
Phoenix Services deed op globaal niveau al de nodige maatwerkaanpassingen om het operationele luik in Sage ERP X3 te managen. Momenteel wordt dit in de Verenigde Staten getest. De komende 12 tot 18 maanden zal het naar de andere sites worden uitgerold.
 

Financiële transparantie

De implementatie in het Belgische filiaal verliep relatief vlot, gezien de beperkte middelen. De Belgische vestiging, met zo’n 130 medewerkers, telt 5 à 10 Sage ERP X3-gebruikers.
B. Venesoen: “Twee medewerkers moesten het gros van het implementatiewerk voor hun rekening nemen, maar hun andere taken bleven gewoon doorlopen. Dat is niet altijd even evident en vertraagde de implementatie een beetje. Om je een beeld te geven van de implementatieduur: in het laatste land waar we de toepassing implementeerden, namelijk Slowakije, hadden we drie maanden nodig om het financiële gedeelte uit te rollen.”
 
Voor sommige vestigingen van Phoenix Services verliep de omschakeling van een klein, geïsoleerd landenspecifiek systeem naar een globale oplossing wat stroever dan aanvankelijk gedacht. “Het was voor ons een eyeopener om te zien dat er een verschil is tussen wat wettelijk vereist is en wat de mensen gewoon zijn. Vaak zijn de lokale financiële systemen gedurende jaren aangepast aan de nieuwe regelgeving en lokale gewoonten, maar zijn de financiële processen nog niet goed afgestemd op de meest recente wettelijke vereisten. We hebben daar bepaalde toegevingen moeten doen en zijn soms afgeweken, zij het minimaal, van het Sage ERP X3-pakket dat volledig compliant is met de nieuwe regelgeving. Dat om de medewerkers te laten werken volgens een proces waar ze nog enige vertrouwdheid mee voelen”, zegt Bart Venesoen.
 
Het belangrijkste objectief voor de Sage ERP X3-implementatie was het integreren van de verschillende boekhoudingen in één systeem en de mogelijkheid om daarbij meerdere munteenheden te gebruiken.
B. Venesoen: “Voor ons was het voor de implementatie van Sage ERP X3 bijzonder moeilijk – om niet te zeggen onmogelijk – om een globale visie te krijgen op een redelijke termijn. Vandaag hebben we onmiddellijk toegang tot de financiële gegevens van alle vestigingen waardoor we op korte termijn onze cijfers kunnen consolideren”, vertelt Bart Venesoen.
 
De toepassing draait vandaag op een centrale server in de Verenigde Staten, waarbij de overzeese vestigingen toegang hebben tot de applicatie via een webbrowser. In het vierde kwartaal van dit jaar zal Phoenix Services overschakelen naar de meest recente versie van Sage ERP X3. “We overwegen daarbij sterk om onze ERP-oplossing dan in de cloud te brengen”, zegt Bart Venesoen. “Daarnaast willen we de mogelijkheden van het systeem verder uitpuren. Denk maar aan het neerzetten van mobiele applicaties om realtime datacaptatie mogelijk te maken. Dat is geen 'rocket science' maar moet ons wel helpen om de volgende stap te zetten in ons groeipad.”
 
X