Leveranciersdata op één platform

Delhaize zit volop in de uitvoering van haar transformatieplan. "Na de moeilijkere periode een tweetal jaar geleden na de aangekondigde herstructurering van de activiteiten in België, zijn we nu onze identiteit opnieuw aan het scherp stellen. Een belangrijk element daarin is dat we achter de schermen zwaar inzetten op efficiëntie en automatisering, zodat onze medewerkers in de winkels zich volop op onze kernactiviteit kunnen toeleggen. Die is: kruidenier zijn met een zeer sterke focus op versheid, assortiment, winkelervaring en prijs/kwaliteit ", vertelt Koen Desmet.

Momentum voor verandering

De sterke groei van Delhaize doorheen de jaren leidde er ook toe dat de organisatie tegen de grenzen van haar intern ontwikkelde applicaties liep. Voor een meer efficiënte en uniforme backoffice besloot Delhaize in SAP te investeren. "Vorig jaar werden alle masterdata van de non-food en droge voeding al overgeheveld, sinds begin dit jaar draaien ook onze operationele processen op SAP. De volgende stap is de verse voeding. We hebben een omgekeerde beweging gemaakt. In de verse voeding hebben we eerst geïnvesteerd in automatisering van de operaties, om nog sneller en efficiënter onze verse producten in de winkel te krijgen. Nu we die slag gemaakt hebben, kunnen we de onderlaag omzetten naar SAP. In de droge voeding en non-food hebben we eerst SAP geïntroduceerd, en gaan we nu sterker investeren in onze distributieactiviteiten."

De omschakeling naar SAP was voor Delhaize ineens ook een 'momentum' om met de uitrol van GDSN te starten. "Het belang van data is de voorbije jaren spectaculair toegenomen en daar zal niet snel een einde aan komen. Vroeger volstond een 40-tal parameters om een nieuw artikel te creëren, vandaag zijn dat er 300. Een logisch gevolg van de steeds sterker doorgedreven automatisering. Hoe meer je processen gaat optimaliseren en automatiseren, hoe meer data je nodig hebt. Een eerste stap die we daarin genomen hebben, was om het traditionele beheer per categorie los te laten en experts aan te trekken om rond datapooling te werken. Daarmee boek je vooruitgang maar het is geen structurele oplossing. Je lost de problemen op van vandaag maar niet die van morgen. Bovendien blijft de inefficiëntie overeind zolang je met leveranciers op de traditionele manier data blijft uitwisselen. Zijnde de laatste jaren vooral via Excel-bestanden."

Collaboratief project

De eerste contacten met GS1 over GDSN dateren van vijf jaar terug. Samen met Colruyt, Carrefour en een aantal leveranciers stapte Delhaize in een GDSN-werkgroep om tot een gemeenschappelijk datamodel te komen voor het uitwisselen van product- en logistieke data. "De implementatie van GDSN hebben we parallel met onze SAP-uitrol laten lopen. Dat wil zeggen dat we gestart zijn met de leveranciers in de categorieën droge voeding, dranken en non-food, omdat die data ook als eerste naar SAP gemigreerd zijn. Bovendien beperken we ons voorlopig tot de nationale merken. Aangezien ook Colruyt en Carrefour plannen hebben om met GDSN te werken, zijn de voordelen voor die leveranciers het grootst."

Later dit jaar worden de leveranciers van de verse voeding aan boord gebracht, en als laatste de private labelleveranciers. Voor hen is het voordeel minder groot, maar op termijn wil Delhaize een volledige uniformiteit in hoe leveranciers hun data aanleveren. "De reactie van de leveranciers was overigens overwegend positief. Ook voor hen is het een groot voordeel als ze op termijn met de drie grootste warenhuisketens van België op een uniforme manier productdata kunnen uitwisselen", aldus Koen Desmet.

Van de 140 leveranciers die tot de initiële scope behoorden, zijn er nu 128 geconnecteerd met GDSN. "Veel van de grote multinationals hadden al in andere landen ervaring met GDSN. Kleine leveranciers hebben die ervaring niet maar kunnen doorgaans flexibeler inspelen op verandering. Bij de middelgrote partijen liep de omschakeling soms iets moeilijker. Hetzij omdat ze onze visie omtrent data niet deelden, hetzij omdat ze nog maar recent actief waren in de grootdistributie en het hen aan ervaring ontbrak. Maar ondertussen staan we met die eerste groep waar we willen staan. En dat hebben we heus niet bereikt door als retailer onze leveranciers onder druk te zetten. Integendeel, het is voor hen nieuw maar net zo goed voor ons. We gaan samen door dat leerproces. Sowieso verwachten we dat de omschakeling steeds sneller zal gaan van zodra ook andere retailers met GDSN aan de slag gaan."

Ieder zijn pool

Om data via GDSN uit te wisselen, moeten leveranciers zich aansluiten bij een door GS1 gecertificeerde datapool, waar ze hun interne data invoeren. Zowel de datapool van de leverancier als die van Delhaize staan in verbinding met GS1's Global Registry, een centraal register dat instaat voor de connectie tussen de verschillende datapools wereldwijd. "Je moet het in feite zien als een soort cloud waarin verschillende datahubs zitten. GS1 heeft een eigen datapool maar er zijn verschillende commerciële partijen op de markt die GS1-gecertificeerde alternatieven aanbieden. Van zodra een leverancier zijn data heeft ingevoerd, moet er nog een connectie met Delhaize opgezet worden. Ons 'vendor compliance office' ondersteunt de leveranciers daarbij", aldus Koen Desmet.

De technische set-up is relatief eenvoudig. De bijhorende investering is afhankelijk van de visie en aanpak van de leverancier zelf. "Veel hangt ervan af of de leverancier GDSN ook in zijn ERP-systeem integreert of niet. Daar gaan wel wat kosten mee gepaard maar die zullen ongetwijfeld hun vruchten afwerpen. Wie geen duidelijk databeleid heeft, dreigt te verdrinken in data."

Momenteel worden via GDSN geen nieuwe data toegevoegd. "Het gaat om de basic product- en logistieke data. Denk aan codes, productnaam, verpakkingstype, afmetingen (ook die van pallets en dozen), gewicht, houdbaarheidsdata, btw-tarief, enz. In een later stadium is het weliswaar niet ondenkbaar om GDSN ook te gaan inzetten voor meer commerciële doeleinden. Maar dat vinden we binnen het kader van GDSN niet prioritair. Uiteindelijk is de manier waarop we onze klanten benaderen nauw verbonden met de identiteit van Delhaize. Dat is een heel ander verhaal dan op een uniforme manier leveranciersdata uitwisselen", zegt Koen Desmet.

Complete data

Het grootste voordeel van GDSN voor Delhaize is dat de retailer verzekerd is van meer complete en kwalitatieve data van leveranciers. "Dat was vroeger wel eens anders. Een leverancier die geen data omtrent de origine van zijn producten communiceert, daar vallen je operaties niet stil van maar het zorgt er wel voor dat de productinformatie in de winkel onvolledig is. Op dat vlak is de toegevoegde waarde van GDSN heel groot. Concrete cijfers over hoe veel completer de datasets zijn, kan ik niet geven, maar we stellen een duidelijk verschil vast. De grootste efficiëntiewinst zien we in onze distributieactiviteiten. In een automatisch magazijn draait alles rond afmetingen. De data die we daarover ontvangen is nu veel correcter dan vroeger. In de toekomst hopen we dat GS1 nog een stap verder gaat op het vlak van kwaliteitscontrole en ook fysieke audits uitvoert, bovenop de controles die vandaag al in de systemen ingebouwd zitten."

Die controles gebeuren op verschillende punten. Wanneer de leverancier zijn data invoert in een datapool zijn al een aantal controlemechanismen voorzien. Vervolgens vraagt Delhaize ook aan zijn leveranciers om gebruik te maken van de GS1 Data Checker, een online tool die de kwaliteit van de productdata in GDSN controleert en evalueert. "Daarin krijgen wij voor elke leverancier en elk item een score te zien en die kwaliteit is nu fors toegenomen. Bij de start haalden we met moeite 20%, vandaag is de data van 88% van de producten foutloos. Een derde kwaliteitscontrole tot slot gebeurt in ons SAP-systeem. In een volgende stap willen we daar meer feedback over geven aan onze leveranciers en op een gestandaardiseerde manier werken aan een verdere verbetering van de datakwaliteit."

Leerproces

Die lage datakwaliteit bij de start was even slikken maar toch ook niet onverwacht voor Delhaize. "We wisten dat we met kinderziekten te kampen zouden hebben. GDSN is in België helemaal nog niet matuur. We hebben ook binnen ons SAP-systeem heel wat tests moeten doen om de interne datamapping op punt te krijgen. Wat dat betreft was het een voordeel dat GDSN parallel verliep met onze SAP-implementatie. We hadden voldoende consultants in huis. Waar we vandaag wel nog mee worstelen, is het coderen van complexe data over bijvoorbeeld (gemengde)displays. Om dat te standaardiseren zou je al bijna de ERP-systemen van verschillende retailers op mekaar moeten afstemmen, en dat zie ik nog niet meteen gebeuren."

De eerste stappen zijn gezet en de agenda voor dit jaar en het volgende jaar staan al goed gevuld om GDSN doorheen de volledige leverancierspool in te voeren. "En ook het GDSN-comité zit niet stil. Zo wordt onder meer gewerkt aan een verdere uitbreiding van het Belgisch-Luxemburgse datamodel om zo de uitwisseling van data tussen leverancier en retailer verder te vereenvoudigen. Databeheer is voor veel bedrijven lang geen prioriteit geweest. Vandaag heb je geen andere keuze. Sommigen onderschatten het belang daarvan nog steeds. De uitdagingen rond data vragen structurele oplossingen. Je probleem outsourcen is daar geen voorbeeld van. Data zijn veel waard, houd ze intern en ga op zoek naar een efficiënte manier om ze te beheren. Wij hebben getoond dat het kan, we hopen nu dat velen ons zullen volgen", besluit Koen Desmet.