Voor een gezonde voorraad

Zowel het centrale magazijn, de automatische herbevoorrading als de distributie vanuit de apotheken vallen onder de bevoegdheid van de dienst Supply Chain van het UZ Gent. Vanuit het centrale magazijn worden de in totaal 364 interne klanten, die opgedeeld kunnen worden in 727 potentiële leveradressen, wekelijks bediend van medisch en niet-medisch materiaal. Drukke diensten als de operatiekwartieren en Intensieve Zorgen kunnen tot drie keer per week beleverd worden. Voor de meeste diensten geldt een systeem van automatische bevoorrading op basis van een bestelpunt/maximum in SAP. De vraag die in SAP wordt gegenereerd, stuurt vervolgens de picking aan. Wat vandaag gepickt wordt, wordt morgen geleverd. Een beperkt aantal diensten beheert zelf zijn voorraad en plaatst bestellingen in SAP via een online catalogus.

In totaal houdt het UZ Gent 2.135 SKU’s (stock keeping units) op voorraad. De voorraad roteert zes tot zeven keer per jaar. In het centrale magazijn, dat door SAP WM wordt aangestuurd, zijn er twee flows: een deel van de goederen komt uit voorraad, een ander uit crossdock. “Plaatsgebrek is veruit onze grootste uitdaging. Daarom bestaat elke levering aan een berging zowel uit voorraad- als niet-voorraadartikelen”, zegt Leon-Philippe De Ryck, dienstverantwoordelijke Goederenlogistiek bij het UZ Gent.

Weinig stabiliteit

Tegen eind dit jaar moet 90% van het verbruik van steriele en niet-steriele verbruiksgoederen onder het systeem van automatische herbevoorrading vallen. “In dat geval nemen wij het volledige beheer van de berging, van wegzetten over vervaldatumcontrole en productwissels tot en met het schoonmaken van de rekken op ons”, vertelt Pieter Swinnen. In totaal gaat het over 35.000 vakjes in de verschillende bergingen. “Een vakje kan klein zijn maar het kan ook om een mand gaan. Voor elk artikel moet een bestelpunt en een maximum bepaald worden. Wat het complex maakt, is dat niet elk artikel zich in elke berging op dezelfde manier gedraagt. Een product dat op de ene dienst snel beweegt, kan net zo goed op een andere dienst traag roteren. Bovendien is ook het verbruik zelf vaak niet stabiel. Bijvoorbeeld omwille van seizoensgebonden invloeden maar ook omdat artsen verschillende voorkeuren kunnen hebben. Daarnaast zorgen ook de productwissels, in het kader van de raamcontracten die het UZ Gent afsluit, voor bijkomende complexiteit in het voorraadbeheer.”

Het beheer van de decentrale voorraden in het ziekenhuis was in het verleden een bijzonder tijdrovende klus. “Op geregelde tijdstippen trokken we de verbruiksinformatie uit ons ERP-systeem om die data vervolgens in Excel-sheets te verwerken en er zeer eenvoudige statistische regels op toe te passen. Voor elk artikel werden dezelfde regels gehanteerd. Over een periode van 12 maanden evalueerden we of het bestelpunt nog in lijn lag met wat we vooropgesteld hadden en maakten we waar nodig aanpassingen. Dat betekent dat we voortdurend achter de feiten aan holden”, legt Pieter Swinnen uit.

Naar automatische optimalisatie van het bestelpunt

Het UZ Gent wil Slim4 op termijn inzetten voor het beheer van de bestelpunten voor de automatische bevoorrading. “Flexibel databeheer blijft een uitdaging in een ERP-systeem. Je hebt er geen forecastingfunctionaliteit en geen classificatie van de verschillende artikelsoorten naargelang de afwijking van hun reëel verbruik ten opzichte van de forecast . Vandaar onze beslissing in 2013 om in een best-of-breed oplossing als Slim4 te investeren. Dat de implementatie wat op zich heeft laten wachten, heeft alles te maken met de overgang naar SAP als ERP-systeem. We hadden twee opties: ofwel wachten tot de roll-out van SAP achter de rug was, ofwel sneller starten en de interfaces eerst in Microsoft Dynamics Axapta maken. We hebben de tweede piste gekozen. Het grote voordeel daarvan is dat we de leercurve al in Axapta konden doormaken. Daardoor is de interface met SAP veel vlotter gegaan. Vandaag worden alle data over de goederenontvangst en het verbruik  op de diensten van SAP naar Slim4 gestuurd, en in de omgekeerde richting sturen we een aantal logistieke parameters vanuit Slim4 naar SAP.”

Slim4 moet in de toekomst een bestelpunt voor elk opberg vak in elke berging formuleren dat vervolgens wordt aanvaard of afgewezen. “Er zijn enorm veel uitzonderingen van artikelen die sowieso in de bergingen aanwezig moeten zijn, ongeacht hun verbruiksprofiel. Onder meer omwille van wettelijke bepalingen. In zo’n geval zullen we het bestelvoorstel niet aannemen maar documenteren we wel meteen waarom. Die manuele tussenkomst zal er dus altijd blijven omdat niet alle uitzonderingsregels in Slim4 geautomatiseerd kunnen worden”, legt Pieter Swinnen uit.

Beter beheersbaar

De belangrijkste meerwaarde die het UZ Gent vandaag al uit Slim4 haalt, is de grote transparantie en de tijdswinst. “In Slim 4 kunnen we elke maand heel eenvoudig een overzicht opvragen van alle artikelen. In één oogopslag zien we welke artikelen afwijken van hun profiel. Vroeger namen die analyses uren in beslag. Door de veel grotere transparantie kunnen we nu ook veel sneller op de bal spelen en stock-outs vermijden”, vertelt Leon-Philippe De Ryck.

De implementatie zelf is vlot verlopen. Wel vereiste het feit dat de gewenste functionaliteit bij het UZ Gent balanceert op de grens tussen voorraad- en magazijnbeheer vooraf wat meer denkwerk. “Er zijn aan de implementatie verschillende sessies met Slimstock voorafgegaan om te bepalen wat de beste conceptuele invulling was. Hoe gaan we Slim 4 modelleren? Hoe definieer je een berging? Tot op welk niveau gaan we de bergingen beheren? Wat dat betreft verschilt onze omgeving behoorlijk van pakweg een klassieke retailcontext. Van zodra duidelijk was hoe we al die parameters in Slim4 konden modelleren, is de implementatie zelf vrij snel verlopen”, zegt Pieter Swinnen.

Nieuwe services

Het UZ Gent streefde met dit project in de eerste plaats een gezonder assortiment en een grotere beschikbaarheid van producten na. “Voorraadreductie as such is niet het belangrijkste doel. Wat voor ons telt, is het optimaal benutten van de beschikbare tijd en oppervlakte voor een beter assortiment en een hogere beschikbaarheid. Sowieso zou het moeilijk zijn om het aantal artikelen op voorraad te reduceren, want van zodra we een artikel omzetten van de voorraad- naar de crossdockflow, wordt die plaats meteen ingenomen door een ander artikel. Met Slim4 hebben we een veel beter zicht op het verbruik van de verschillende categorieën en kunnen we veel beter bepalen welke artikelen het zinvolst zijn om op voorraad te houden. Ook een voordeel is dat we bij de talrijke productwissels het model van het oude product als uitgangspunt kunnen gebruiken om het profiel van het nieuwe te bepalen”, meent Pieter Swinnen.

Met Slim 4 slaagt het team van Pieter Swinnen er bovendien ook in om flexibeler in te spelen op vragen van interne klanten. “Vroeger kreeg de dienst Intensieve zorg uit Microsoft Dynamics Axapta lijsten met een overzicht van de verbruiken van de twintig voor hen belangrijkste producten. Die gebruikten ze om een goed overzicht te houden op hun verbruik. In SAP bleek het niet eenvoudig om direct bruikbare lijsten op te vragen. Er kwam heel wat werk aan te pas om de data te groeperen en te filteren. In Slim 4 daarentegen zijn die data omzeggens kant-en-klaar beschikbaar. Aan de hand van een eenvoudige Excel-tool krijgen die diensten nu data uit Slim 4, waar ze eenvoudig een overzicht van de belangrijkste artikelen kunnen uithalen, zowel naar volumes als naar waarde. Dat we via Slim4 data kunnen aanleveren aan interne klanten in een selfservicemodus hadden we vooraf niet verwacht.”

De beschikbaarheid van logistieke data is bovendien ook van belang om nieuwe dialogen met de interne klanten op te zetten. “Op die manier willen we hun vertrouwen winnen om op termijn nog beter te kunnen bijsturen in het assortiment. Bijvoorbeeld het aanpassen van de service levels op bepaalde artikelen is een piste die we verder willen onderzoeken. Een kleine aanpassing aan de service levels kan immers al een grote impact hebben op de voorraad die je van die artikelen moet aanhouden”, voegt Pieter Swinnen nog toe.

De Excel-tool voor informatie-uitwisseling met Slim4 wordt ondertussen getest om vervolgens doorheen de hele organisatie uitgerold te worden. Om Slim4 ook aan het roer van de automatische bevoorrading te zetten, zal eerst de expansie van de dienstverlening afgerond moeten zijn. “De renovatie van de poliklinieken is nog volop aan de gang. Dit en volgend jaar zullen we dus nog vooral projectmatig bezig zijn met het inrichten van grote bergingen in de vernieuwde gebouwen. Daarna verwacht ik dat de vrijgekomen capaciteit ingezet zal kunnen worden voor onder andere een nieuwe stap in Slim 4. De lijnen zijn uitgezet en onze eerste doelstellingen wat betreft het beheersbaar houden van het assortiment zijn behaald. Nu bereiden we ons voor op de volgende stappen”, besluit Pieter Swinnen.

https://www.slimstock.com/be/reviews/universitair-ziekenhuis-gent/