Bouwen aan toekomstige groei

Het familiebedrijf Vandenbussche is als bouwonderneming vooral actief in de residentiële bouwsector en de utiliteitsbouw. Daarnaast ressorteren onder de Vandenbussche groep nog drie andere ondernemingen: Corabo voor projectontwikkeling, Sterq als leverancier van prefabbeton en Qubus dat sterk is in houtskeletbouw, binnenafwerking en meubilair. De Vandenbussche groep draait een geconsolideerde jaaromzet van zo’n 65 miljoen euro met 150 mensen. “We zijn de voorbije tien jaar met een factor 10 gegroeid. We willen die groei aanhouden en onze ambitie is dan ook om in 2018 zo’n 80 à 90 miljoen euro omzet te draaien”, zegt Arne Ovyn, financieel, juridisch en administratief directeur. “De groei was er maar de structuren waren niet gevolgd. Zo’n drie jaar geleden begon het ons te dagen dat ons bestaand IT-pakket onze toekomstige noden niet kon borgen. In een grotere organisatie heb je veel meer te maken met processen en goedkeuringsprocedures.”
 
Vandenbussche had een op maat gemaakt legacysysteem dat de laatste tien jaar was opgebouwd op basis van een aantal losstaande functionaliteiten met beperkte integratiemogelijkheden. “Zo was er geen vlotte data-integratie voor de calculatie en de boekhouding en het documentmanagement liet al helemaal te wensen over. Het documentmanagement gebeurde grotendeels nog op papier, met een grote kans op fouten als gevolg. We hadden een vrij goede basisrapportering, maar die werd op maat gemaakt. Voor elk nieuw rapport waren wij afhankelijk van onze externe IT-partner. Dat was bovendien een erg kleine softwareleverancier. Zij leverden kwaliteit, maar die kleinschaligheid is wel een risicofactor”, aldus Arne Ovyn.

Keuze voor AX

Drie jaar geleden stelde Vandenbussche een lastenboek op. “Procesmatig was er veel uitgeschreven in het kader van onze ISO:9001-certificatie, maar we hebben toch enkele maanden de tijd genomen om intern die processen opnieuw af te toetsen. Daarbij hielden we ook rekening met de eventuele toekomstige processen. We hadden dus een vrij goed beeld van wat we wilden”, zegt Arne Ovyn.
 
Op de shortlist stonden Ad Ultima, twee Navision-partners, SAP-partner Expertum en Centric, met een eigen ontwikkeling op Oracle. De key users kregen inspraak in de leverancierskeuze om zo draagvlak te creëren. Ad Ultima werd volgens Arne Ovyn om diverse redenen weerhouden: “De Microsoft-omgeving sprak ons aan door de heel gemakkelijke uitwisseling met Excel. Dat is belangrijk omdat onze partners, zoals onderaannemers en architecten, vaak nog met Excel-sheets werken. Driekwart van onze business leunt op onderaanneming, dus dat is een cruciale flow. Een mooi voorbeeld van waar we opteren voor Excel is het maken van prijsvergelijkingen. Heel weinig onderaannemers sturen hun prijsofferte door in het gevraagde formaat. Er komt heel wat gepuzzel aan te pas om appels met appels te vergelijken. Binnen een ERP-context gaat dit minder flexibel. We creëren de prijsvergelijking in Excel en enkel de data van de partij waar we mee aan de slag gaan, importeren we in onze ERP-tool. Wij hebben ook niet de behoefte om per se alles in ons ERP-systeem op te lossen. Soms is Excel gewoon veel flexibeler om bepaalde analyses te doen.”
 
“Waarom Dynamics AX? Dat is een heel goed basisplatform, met meer mogelijkheden op het vlak van workflowmanagement dan kleinere broer Dynamics NAV. Dynamics AX is ook een groeigericht systeem dat bijvoorbeeld vlot verschillende vestigingen ondersteunt. Daarnaast sprak Ad Ultima niet enkel de ambitie uit om de bouwfunctionaliteit binnen het ERP-pakket verder te ontwikkelen, maar het koppelde daar meteen enkele specifieke verbintenissen aan vast. Er was eveneens een goede klik met de consultants, die kwalitatief en professioneel tewerk ging en met ons meedacht over het bedrijfsproces”, stelt Arne Ovyn.

Meerdere toetsstenen

Zoals aangehaald was het Vandenbussches objectief om zoveel mogelijk processen te integreren in één platform, maar daarnaast stelde het management ook een grotere gebruikersvriendelijkheid voor de eindgebruikers voorop. “Daarom hebben we de implementatie van UltimAX Construction gecombineerd met een documentmanagementimplementatie (Ex Arte) en een Sharepoint add-on (UltiPoint). Beide oplossingen zijn naadloos geïntegreerd met het ERP-systeem. Alle documenten die in UltimAX worden gecreëerd komen automatisch in de Sharepoint-omgeving terecht, zonder manuele interventie. Zo kunnen de projectleiders op de werf alle documenten gemakkelijk realtime raadplegen. Ook onze onderaannemers kunnen de voor hen belangrijke documenten in Sharepoint zien. We hebben eigenlijk een heel gebruikersvriendelijke frontoffice gemaakt, terwijl de ERP-tool fungeert als backoffice.”
 
Sharepoint is eveneens mobiel toegankelijk. “Leuk is dat de jongere generatie project- en werfleiders daar heel snel mee aan de slag gingen en veel initiatief toonden om freeware applicaties voor te stellen om gebruikersvriendelijk Sharepoint te openen. Dat dynamisme hadden we in eerste instantie niet verwacht”, vertelt Arne Ovyn.
 
“Met de gedigitaliseerde documentmanagementflow wilden we onze snelheid van uitvoering verbeteren. Vroeger moesten onze onderaannemingscontracten bijvoorbeeld op papier van de ene naar de andere persoon om af te tekenen. Dat nam wel enige tijd in beslag. Vandaag krijgt een goedkeurder als hij zijn ERP-systeem opent direct een signaal dat er nog een document moet worden goedgekeurd. Ook alle informatie die nodig is om het document te beoordelen, is digitaal beschikbaar. Dat zorgt voor een veel performanter en efficiënter proces.”
 
Een goed, modulair workflowmanagement was voor het management eveneens een belangrijk criterium. Het nieuwe ERP-systeem werkt dan ook taakgestuurd.
Arne Ovyn: “Je kunt het workflowmanagement nog het beste omschrijven als een kapstok waaraan informatie wordt opgehangen. Een lead wordt gecreëerd en gaat in verschillende stappen door het systeem: van een prospectie naar een studie, een verworven opdracht, een opdracht in uitvoering, nazorg,…en aan elk van die stappen kunnen we taken koppelen in het systeem. We kunnen die taken ook aan mensen koppelen. Op het moment dat we in een bepaalde fase komen, worden die taken automatisch aangemaakt en gedistribueerd naar alle vooraf gedefinieerde personen in de organisatie. Als zij hun scherm openen, kunnen ze meteen zien dat er een nieuwe taak is binnengekomen. Die taken moeten vervolgens beheerd en afgevinkt worden door de mensen die ze toegewezen kregen. Belangrijk daarbij is dat we de set-up volledig zelf kunnen inrichten. We hebben geen Ad Ultima-consultants nodig om onze workflow lichtjes te wijzigen.”
 
“Het zelf kunnen wijzigen van ons systeem was overigens ook een heel belangrijke voorwaarde op het rapporteringsniveau. We kwamen vanuit een situatie dat we voor ieder rapport een consultant nodig hadden”, voegt Ovyn toe.
 
De Vandenbussche groep heeft productiefaciliteit bij Qubus en Sterq, maar het ERP-systeem werd er alleen vanuit een financieel oogpunt neergezet. “Als die firma’s groter worden, is het zeker de bedoeling om ook het productieapparaat met het ERP-systeem te integreren”, weet Arne Ovyn.

Systeemset-up

De implementatie ging van start na het bouwverlof in 2014. Vandenbussche wil het hele traject afgerond hebben tegen de zomer van 2016.
A. Ovyn: “Het was een heel bewuste keuze om gefaseerd uit te rollen. We wilden geen al te grote verstoring van onze lopende projecten. We hebben ook alle processen beoordeeld op de waarde die ze toevoegden voor de lopende projecten: brengen we de lopende projecten al dan niet nog over naar het nieuwe systeem? De gefaseerde uitrol heeft er eveneens voor gezorgd dat onze key users en eindgebruikers geleidelijk aan meer ervaring konden opdoen met het systeem. De uitrol van de laatste modules liep daardoor veel vlotter.”
 
Finance en documentmanagement en de basis van projectopvolging gingen als eerste live. “Tegen mei 2015 rolden we dan ook CRM, aanbesteding en Sharepoint uit. Dat liep eigenlijk een beetje simultaan met het financiële luik omdat we alle datamigratie van contacten, prospecten, klanten en leveranciers in één keer deden. Bij het aanbestedingsproces hebben we heel de flow, vanaf het moment waarop een lead binnenkomt tot het project is uitgevoerd, in het systeem gedigitaliseerd. Gelijktijdig werkten we rond de bestelbonflow van materiaal omdat dat op zich een standaardflow was in AX. In de zomer van 2015 focusten we op de onderaannemingsflow, die we live brachten in september. Daarna gingen we verder met de vorderingsstaten, waarvan de volledige migratie rond was begin dit jaar. In het najaar van 2015 deden we ook nog een HR set-up om alle middelen bij te houden in het systeem en onze kwalificatiematrix te integreren met onze andere processen. Voor de planning en tijdsregistratie opteerden we weliswaar voor een best-of-breedsysteem”, vertelt Arne Ovyn.
 
Momenteel is de organisatie nog de calculatie aan het finaliseren en plant ze de livegang van de logistieke en servicemodules. “Dat gaat over het verhuur en beheer van het materiaal op de werven, alsook de materiaalaankopen voor het magazijn. Ook het onderhoud en de opvolging van de keuringen zullen we volledig vanuit onze ERP-tool beheren”, aldus Ovyn.
 
De ERP-oplossing zoals ze bij Vandenbussche is neergezet, bestaat voor 30% uit maatwerk. A. Ovyn: “Ik vind maatwerk niet noodzakelijk slecht. Binnen onze organisatie hebben we bepaalde unieke processen, die niet al onze concurrenten hebben. We wilden die niet zomaar standaardiseren. Zo hebben wij bijvoorbeeld een vrij uitgekiend beoordelingssysteem voor onze onderaannemers. De beoordelingscyclus en de evaluatie hebben wij volledig geïntegreerd in ons ERP-systeem, maar dat zit daar niet standaard in.”
 
Arne Ovyn besliste samen met de andere directieleden om het systeem op de eigen servers te draaien. “Een extern datacenter is geen goedkoop verhaal en bovendien heb je met een eigen serverpark toch nog steeds meer zekerheid dat de data goed beheerd worden. Daarnaast is er binnen de eigen organisatie de capaciteit om de servers te onderhouden."

Waardevolle tour de force

Arne Ovyn ziet vandaag dat de vooropgestelde objectieven gehaald zullen worden en merkt ook enkele onverwachte positieve resultaten op: “We voelen dat we gaandeweg het systeem zelf kunnen verrijken om heel relevante analyses uit te voeren op onze leads. Bekijken we het vanuit een marketing- en communicatiecontext dan is het bijvoorbeeld interessant om te weten hoe bepaalde leads worden gegenereerd. Doordat we geen externe partij meer nodig hebben voor de analyses, merken we bovendien dat er meer en meer tractie komt van binnen de organisatie om met data aan de slag te gaan.”
 
Of hij met de kennis van vandaag zaken anders zou aanpakken? “Een geleerde les is om de opleiding dichter te laten aansluiten op het effectieve gebruik van de tool. Wat bedoel ik daarmee? Door het projectmatige karakter van onze business gebeurde het dat een medewerker pas twee maanden na de opleiding voor het eerst in aanraking kwam met UltimAX. Op dat moment was de opgedane kennis al verloren gegaan. Ook herhalen we nu heel regelmatig de opleidingen om zo de kennis op te frissen, best practices te delen en feedback te krijgen.”
 
Het management berekende de Return On Investment (ROI) van het nieuwe ERP-platform, maar Arne Ovyn wijst erop dat heel wat voordelen niet kwantificeerbaar zijn. “Van een tool waarbij we afhankelijk waren van één partij evolueerden we naar een platform dat continuïteit biedt. Hoe bereken je de waarde daarvan? Doordat we onze processen verankerd hebben in onze ERP-oplossing is ze ook heel schaalbaar. Zelfs indien onze organisatie een vierde in omvang toeneemt, hoeven we onze processen niet fundamenteel te veranderen. Daarenboven zullen we door het digitaliseren van onze workflows de groei met hetzelfde aantal mensen kunnen realiseren. Dat is toch een mooi eindresultaat."