ERP, quo vadis?

Als onafhankelijk bedrijfskundig adviesbureau voor productie- en groothandelsbedrijven heeft IPL Advies er alle belang bij de evoluties binnen de markt op de voet te volgen. Een belangrijk hulpmiddel daarbij is de jaarlijkse internationale en onafhankelijke evaluatie van ERP-systemen (zie kader). Daarbij wordt nauw samengewerkt met het Fraunhofer-instituut IML in het Duitse Dortmund. 

Dankzij die evaluatierapporten en zijn praktijkervaring heeft Rob Geilleit niet alleen de pakketten zelf, maar ook de visie van de leveranciers en de eisen van de klant in de loop der jaren zien evolueren. 
Rob Geilleit: “Algemeen kunnen we stellen dat ERP-pakketten er op kwalitatief vlak gemiddeld zeker op zijn vooruit gegaan. Al kun je van een kleine leverancier uiteraard niet dezelfde functionaliteit verwachten als van de groten binnen deze wereld. Afhankelijk van de grootte en de specialisatie van de leveranciers mogen we dan ook meer of minder van verder genoemde functionaliteit verwachten.”

Vraag en aanbod

​Integratie van gestructureerde en niet-gestructureerde data

Een belangrijke vraag van klanten is om binnen het ERP alle applicaties voor de kantooromgeving te kunnen bundelen. “Naast de eigenlijke verkoopoffertes en inkooporders lopen heel veel andere mails en documenten”, zegt Rob Geilleit. “Ook die mails willen bedrijven in hun ERP importeren. Ze willen documenten zo opslaan dat ze die vanuit het ERP kunnen oproepen. En als ze een afspraak in Outlook maken, wensen ze die in het ERP weerspiegeld te zien. Als antwoord daarop bieden steeds meer leveranciers de mogelijkheid om die minder gestructureerde data in hun ERP te integreren. Infor, bijvoorbeeld, biedt bovenop zijn software de communicatietool Ming.le aan. Aan berichten kunnen medewerkers dan bijvoorbeeld de referentie van een order hangen, waarbij je meteen bij het order in kwestie in het ERP terechtkomt. Die trend sluit trouwens aan op de steeds hogere configureerbaarheid en gebruikersvriendelijkheid van de huidige ERP’s, die qua looks steeds meer aan Office doen denken.”

​Doorgedreven digitalisering

In de lijn daarvan ligt de vraag naar verregaande digitalisering. “Daarmee bedoel ik meer bepaald de overstap naar EDI- of XML-berichtenstromen”, verduidelijkt Rob Geilleit. “Voor alle duidelijkheid, PDF’s versturen valt daar niet onder, aangezien de informatie aan de andere kant van de lijn in dit geval nog steeds moet worden geïnterpreteerd. ASN’s (advanced shipping notes) en digitale inkoopfacturen zijn wel goede voorbeelden van hoe je informatie efficiënt digitaal kunt matchen. Dankzij digitalisering kun je er bijvoorbeeld ook voor zorgen dat telkens wanneer een specifiek product wordt besteld er automatisch een bepaald document met de mail mee gaat. Zulke zaken kunnen zeer handig zijn.”
Bedrijven beginnen met andere woorden te beseffen dat digitaal met klanten en leveranciers werken hen veel werk en moeite kan besparen. “De tools zijn er ook, alleen moet je ervoor zorgen dat de oplossing voor alle partijen interessant blijft. Zo moeten sommige bedrijven bestellingen op pakweg tien portals van verschillende leveranciers ingeven, waarbij elke portal er weer net iets anders uitziet”, klinkt het. “Dat kan efficiënter. Supply chain platformen zoals TradeCloud, die ERP-systemen beter met elkaar laten communiceren, kunnen daarbij helpen.”

Product Life Cycle Management voor klein en groot

Daarnaast ziet IPL Advies de vraag naar functionaliteit voor Product Life Cycle Management (PLM) snel stijgen. Terwijl vroeger PLM vooral een zaak was van grote bedrijven, gaan daar nu steeds meer kmo’s gebruik van maken. Bovendien hebben niet alleen engineeringafdelingen, maar ook steeds vaker andere departementen, zoals marketing, behoefte aan PLM-systemen.

Logischerwijs vragen bedrijven zich af of ze Product Life Cycle Management in hun ERP kunnen opvangen of beter voor een best-of-breed-aanpak gaan. “Er is voor beide iets te zeggen. Meer systemen betekent meer koppelingen en meer onderhoud. Anderzijds kunnen veel ERP-systemen niet om met de massa informatie – verschillende versies van producten, specificatiedocumenten, interacties met de klant binnen het project, …  – zoals een gespecialiseerd PLM-systeem dat kan. Zo is de koppeling met CAD – dé tool voor de engineeringafdeling – in de meeste ERP-pakketten lang niet zo goed als in gespecialiseerde pakketten”, aldus Rob Geilleit. “Tot nader order is een apart PLM dan ook het meest aangewezen, al is er een beperkt aantal ERP-leveranciers – dan denk ik vooral aan SAP, Infor en IFS – dat nu al volwaardige PLM-functionaliteit biedt.”

Die trend kunnen we vergelijken met de stijgende vraag naar customer relationship management oplossingen. “Op dat vlak kom je meestal wel al ver met de functionaliteit binnen je ERP-pakket, tenzij je bijvoorbeeld grote marketingcampagnes moet opzetten. Waar CRM-pakketten vaak wel iets verder in staan, is bijvoorbeeld op het vlak van mobiele oplossingen voor sales medewerkers”, voegt Rob Geilleit eraan toe.

​Mobiele oplossingen voor sales en service

Zo sluiten we naadloos aan bij een andere belangrijke trend: de toenemende nood aan mobiele oplossingen, met name voor sales en servicemedewerkers. 
Rob Geilleit: “Vroeger had je gespecialiseerde partijen nodig als je een mobiele oplossing voor je bedrijf wilde, maar tegenwoordig is er al heel wat mogelijk binnen het CRM-luik van je ERP. De hardware voor dergelijke oplossingen wordt ook steeds uniformer en toegankelijker. ERP-leveranciers scoren met dergelijke oplossingen hoog bij potentiële klanten, wat ervoor zorgt dat zij gretig op die trend inspelen.”

Waar ERP-leveranciers in hun mobiele aanbod minder op inpikken, is de behoefte om offline te kunnen werken. “Persoonlijk had ik ook verwacht dat die nood bij klanten zou verminderen, maar niets is minder waar. In veel gebieden zijn er nog steeds connectieproblemen, en dan hebben we het zeker niet alleen over pakweg boorplatformen. In andere gevallen wil de eigenaar gewoon niet dat er vanuit zijn site connectie wordt gemaakt. Dat zorgt ervoor dat efficiënt offline kunnen werken een must blijft.”

​In de cloud of niet?

Voor ERP-leveranciers kunnen SaaS-modellen (Software as a Service) financieel gezien interessant zijn, omdat het hen gelijkmatige inkomsten garandeert. Toch zet de trend naar ERP-services in de cloud zich niet zo sterk door als menig leverancier zelf zou willen.

“Leveranciers laten graag uitschijnen dat iedereen al in de cloud werkt, maar de realiteit ziet er anders uit. Als bedrijven zelf stellen dat ze hun ERP in de cloud hebben, dan bedoelen ze veelal de ‘private cloud’. Wat gewoon betekent dat ze de software die ze vroeger in huis hadden, nu extern hebben. Daar hebben veel bedrijven het niet zo moeilijk mee. Anders wordt het als het over de ‘public cloud’ gaat”, legt Rob Geilleit uit. “Bedrijven zijn helemaal nog niet happig om hun ERP daarin onder te brengen. Dat staat in schril contrast met bijvoorbeeld het frequente gebruik van boekhoudpakketten in de public cloud. Ik vermoed dat veiligheidsaspecten aan de basis liggen van die terughoudendheid. Daarnaast is een ERP nu eenmaal minder generiek dan een boekhoudpakket. De public cloud en maatwerk vallen nu eenmaal moeilijk te rijmen. Al beweren leveranciers als NetSuite dat zij binnen de public cloud toch met maatwerk kunnen omgaan. Bovendien wordt het lastig als je vanuit een public cloud omgeving de brug naar bijvoorbeeld CAD-systemen moet slaan. Sowieso zal de public cloud vroeg of laat doorbreken, maar voorlopig krijgen leveranciers à la Infor, met een uitgesproken cloudstrategie, hun klanten zeker niet in de schoot geworpen.”

​Eenvoudige en snelle rapportering

Verder zijn bedrijven vragende partij naar eenvoudige rapportagemogelijkheden. “Het mag een evidentie lijken dat ERP-systemen die bieden, maar toch zijn bedrijven vaak teleurgesteld in de informatie die ze terugkrijgen van het systeem. En dan spreek ik helemaal nog niet over verregaande analytics. Voor veel pakketten blijft er dus nog werk op dat vlak”, aldus Rob Geilleit. 
Gelukkig duiken er volgens hem steeds meer tools op die wel eenvoudige en snelle rapportages mogelijk maken. “Dat kunnen gespecialiseerde systemen zoals QlikView zijn die aan het ERP worden gekoppeld, maar ook binnen het ERP zien we hier en daar schoolvoorbeelden van hoe het moet. Binnen SAP Business One, bijvoorbeeld, zijn daar heel krachtige hulpmiddelen voor voorzien.”

​Multi company

Een andere evolutie is dat – ook kleinere – bedrijven steeds vaker vestigingen in verschillende landen hebben. De onderlinge leveringen en betalingsstromen willen bedrijven in het ERP geautomatiseerd zien. Daarvoor heb je bijvoorbeeld nood aan één masterrecord per klant en artikel, waar alle vestigingen gebruik van kunnen maken.
Rob Geilleit: “Die multi-company problematiek is best ingewikkeld. Zo kan een Duitse klant aan een Belgische vestiging een product vragen, terwijl alleen de Nederlandse vestiging het product op voorraad heeft. In dat geval is het natuurlijk wenselijk dat het product rechtstreeks vanuit Nederland naar Duitsland wordt verstuurd. BTW-technisch, bijvoorbeeld, komt daar toch een en ander bij kijken. Grote pakketten zoals Microsoft Dynamics AX hebben daar vaak wel goede oplossingen voor, alleen hebben kleinere bedrijven weinig boodschap aan zo’n uitgebreid pakket. Ook binnen lichtere pakketten is dus behoefte aan functionaliteit die met die multi company problematiek kunnen omgaan. De enkele midsize pakketten die wel toelaten om operaties tussen verschillende vestigingen vlot te beheren, zoals Glovia en Epicor, kunnen daar momenteel zeker competitief voordeel uit halen.”

​Shopfloor Control en Manufacturing Execution Systems

Met name in productieomgevingen omarmen steeds meer bedrijven de shopfloorcontrol functionaliteit die hun ERP-pakket biedt. 
Rob Geilleit: “Bedrijven willen zo weinig mogelijk papier bij het maken van hun planning. Zaken zoals het realtime registreren van de voortgang van orders op de werkvloer en het oproepen via tekeningen via je terminal kunnen daarbij helpen”, weet Rob Geilleit. “Met name productiegeoriënteerde pakketten spelen hier momenteel goed op in. Hetzelfde geldt voor MES-functionaliteit, die met name in de procesindustrie heel populair is. Uiteraard kun je voor zulke zaken ook een gespecialiseerd pakket inschakelen, maar als wat je net nodig hebt ook in het ERP mogelijk is, kan dat mooi meegenomen zijn.”

​Projectplanning

Een andere vraag die IPL Advies geregeld van bedrijven krijgt, is dat ze de administratie en de planning die bij projecten horen, in hun ERP willen meenemen. 
“Het gaat hier om gewerkte tijden, functionaliteit om onderhanden werk te registreren, enzovoort. Typische organisaties die daar behoefte aan hebben zijn scheepsbedrijven, die binnen elk project de engineering, werkvoorbereiding, inkooporders, productie, assemblage en installatie moeten kunnen managen. Maar ook bedrijven met veel Research & Development kunnen baat hebben bij zulke functionaliteit. Want ook daar moet je resources kunnen alloceren en materialen aan een R&D-opdracht toewijzen”, aldus Rob Geilleit. “Als antwoord op die behoefte leggen steeds meer ERP-leveranciers een laag voor projectmanagement bovenop hun pakket. Maar er zijn ook partijen die hun ERP helemaal hebben opgebouwd rond projectmanagement, zoals het Nederlandse softwarebedrijf Trimergo.”

Open systemen

Of je nu kiest om bepaalde functionaliteit binnen het ERP of daarbuiten op te vangen, feit is dat een ERP vandaag heel vaak nog met andere systemen wordt gekoppeld. Bijgevolg zien we onderliggende systemen steeds opener worden, zodat koppelingen vlotter kunnen worden gemaakt.
“De stuggere AS/400-platformen moeten dan ook plaats ruimen voor bijvoorbeeld .NET-gebaseerde systemen. Daarnaast duiken intussen tal van partijen op die zich specialiseren in het koppelen van systemen via platformen. Ook dat is een duidelijke trend”, zo luidt het.

​Snelle implementatie

Niet alleen aan extra functionaliteit binnen ERP-pakketten wordt vandaag naarstig gewerkt, ook de snelheid waarmee implementaties plaatsvinden, wordt almaar opgeschroefd. “Leveranciers trachten zich op dat vlak ook steeds van elkaar te onderscheiden. SAP, bijvoorbeeld, pakt al langer uit met de zogenaamde voorinrichting van pakketten. We zien dat steeds meer andere leveranciers die trend volgen. Bovendien zijn er tegenwoordig specifieke voorinrichtingen voor pakweg handelsbedrijven of machinebouwers verkrijgbaar. Zulke preconfiguraties kunnen handig zijn als je snel resultaat wil boeken. Later is het dan nog steeds mogelijk van daaruit het pakket verder uit te bouwen”, zegt Rob Geilleit.
Om implementaties zo vlot mogelijk te laten verlopen, wordt tegenwoordig ook vaak een projectportaal gecreëerd, heel vaak in SharePoint. 
Rob Geilleit: “Wanneer de leverancier zo’n portaal aanmaakt, kun je daar als klant vlot alle relevante documenten van jezelf of de leverancier bekijken. Ook actie- en issuelijsten kun je op die manier eenvoudig beheren. Niet alleen tijdens het implementatieproject zelf, maar ook gedurende vervolgprojecten kan zo’n portaal zinvol zijn.”
“Ik druk trouwens iedereen op het hart na die initiële implementatie geregeld de noden te herbekijken. Na de implementatie even het stof te laten neerdalen en een half jaar nadien het pakket te herbekijken op basis van de nieuwe inzichten. Dat is tegenwoordig een must willen we ons ERP als competitieve factor blijven uitspelen”, besluit Rob Geilleit.

Kaderstuk: Jaarlijks evaluatierapport

Al sinds 1991 publiceert IPL jaarlijks zijn evaluatierapport over de beschikbare ERP-systemen. Tijdens het jaarlijkse onderzoek worden met name ERP-pakketten voor productie en groothandel onder de loep genomen. Dat gebeurt aan de hand van een uitgebreide vragenlijst die leveranciers jaarlijks updaten. Daarnaast worden elk jaar door IPL Advies nieuwe aspecten toegevoegd. Zo wordt nu het al dan niet gebruik van de cloud meegenomen, terwijl daar tien jaar geleden geen sprake van was. 

Nadat de vragenlijsten zijn ingevuld, gaat IPL Advies bij de bedrijven in kwestie langs voor een gesprek zodat de antwoorden gefinetuned kunnen worden. “Wij bevragen zowel leveranciers van pakketten als partners, aangezien die via add-ons hun eigen touch aan pakketten geven”, vertelt Rob Geilleit. “Vervolgens dikken we alle antwoorden in tot scores. Rond voorspellingstechnieken hebben we bijvoorbeeld een dertigtal vragen. Door die samen te vatten in een kleurencode, krijgt de lezer van het rapport meteen een goed beeld van hoe goed of slecht dat pakket op dat vlak scoort.”

In de laatste versie van het rapport werden in totaal 22 pakketten meegenomen. Naast het eigenlijke evaluatierapport biedt IPL Advies via zijn ERP-portal ook een gratis express selectietool aan.