Rapport met reële cijfers

Tosoh is een Japanse specialist in medische toestellen met wereldwijd meer dan 11.000 medewerkers. In Europa ontplooit Tosoh verkoop- en distributieactiveiten op drie domeinen: medische diagnosetoestellen (voor suikerziekte, tumoren, fertiliteit, zwangerschap, enzovoort), chemicaliën en separatie. Die activiteiten voert Tosoh Europe uit vanuit drie locaties: Amsterdam, Griesheim (Duitsland) en Tessenderlo. De Belgische locatie doet tevens dienst als Europees hoofdkwartier. Tosoh Europe heeft echter slechts 150 medewerkers in dienst waaronder drie medewerkers die instaan voor de informatica en de systemen. Het is daarom dat het bedrijf opteert voor een verregaande automatisering in transactionele systemen. Vandaar de investering in SAP; eerst in ERP en CRM, later in HR en recent ook in een nieuw WMS. Die basissystemen werden uitgebreid met best-of-breed pakketten die telkens een specifieke oplossing moeten bieden: Sigma Conso voor consolidatie, Qlikview voor rapportering, SAS voor scenarioplanning in de supply chain.
“Vlak na de implementatie van de nieuwe ERP-, CRM- en HR-modules van SAP heerste er heel wat onrust in de organisatie”, vertelt An Vanbosch, business applications coordinator bij Tosoh Europe. “De managers maakten zich grote zorgen. Was het bedrijf wel in staat de klanten op een goede manier te bedienen met tijdige leveringen van voldoende producten? Binnen SAP verliep de rapportering traag, complex en te statisch. We hebben toen mogelijke oplossingen bekeken, waaronder BO van SAP, maar die oplossing had ons gedwongen bij elk nieuw rapport of elke nieuwe wijziging een beroep te doen op consultants. We willen er net voor zorgen dat we met onze kleine ploeg toch veel zelf kunnen doen en niet telkens een beroep hoeven te doen op de leverancier. Dat vinden we enerzijds te duur, anderzijds zijn we ook van plan de kennis over die systemen in de eigen organisatie te verankeren.”
 
Uiteindelijk bleek Qlikview een kostengunstige en flexibele oplossing voor Tosoh. “Al na vier dagen leerde onze partner Credon ons een goed dashboard over delivery performance te maken, en nog even later een volledige verkooprapportering. Met die reële cijfers in de hand, keerde de rust snel weer in onze organisatie. Na de introductie samen met Credon maken we nu al een hele tijd zelf nieuwe rapporten en dashboards. Binnen Tosoh zijn die cijfers nu een vaste waarde. Als om de een of andere reden het dagelijkse rapport wat vertraging heeft, krijg ik daarover meteen telefoons.” 

​Snelle feedback

Met behulp van Qlikview kan An Vanbosch perfect nieuwe rapporten en dashboards zelf ontwikkelen in nauwe samenspraak met de operationele afdelingen. Dat is ingrijpender dan het lijkt. “De gegevens in de rapporten en dashboards van Qlikview komen rechtstreeks uit de tabellen van SAP, zonder tussenopslag in een datawarehouse. SAP heeft duizenden datatabellen en dus komt het erop aan de juiste brontabellen te kiezen. In één rapport kunnen gegevens uit verschillende tabellen samenkomen. Zo hebben we een rapport over bestellingen die niet zijn uitgevoerd. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn: het product is niet meer in voorraad, de klant heeft zijn kredietlimiet overschreden, enzovoort. Die informatie komt uit heel andere delen van het ERP-systeem. Het vraagt dus wel een nauwkeurige aanpak om zo’n rapport samen te stellen. Maar achteraf kun je dan genieten van een zeer snelle en accurate informatieverstrekking. Het rapport haalt de gegevens uit het transactionele systeem en dat maakt dat we de gebruikers een heel snelle feedback kunnen geven. Niet alleen de medewerkers die nog onze oude rekenbladen hebben gekend, maar ook nieuwkomers in het bedrijf zijn onder de indruk van de dagelijkse rapporten. Verkopers weten de dag nadien al hoe het staat met de verkoop en hun doelstellingen. Daar hoeven ze nu geen maand meer op te wachten,” zegt An Vanbosch. 

​Beheer van masterdata

Ze wijst ook op een bijkomend voordeel van de rechtstreekse toegang tot de onderliggende systemen. Tosoh wil dat alle informatie zich op één plaats bevindt en dat ze daar correct en volledig is. Een rapport in Qlikview maakt geen gebruik van een datawarehouse of enige andere vorm van tussenopslag.
A. Vanbosch: “Dat maakt dat we rechtstreeks op de bron werken en dat alle rapporten uit diezelfde bron komen. Dat is een breuk met het verleden waarin veel rapporten in Excel werden opgemaakt en door verschillende mensen op meerdere afdelingen. Toch waren niet meteen alle medewerkers gewonnen voor de nieuwe vorm van hun cijfers. Aanvankelijk hadden ze een groter vertrouwen in hun eigen rapporten. Vaak voerden ze ook een dubbele controle uit: na ontvangst van het Qlikviewrapport maakten ze zelf ook nog een eigen Excel-rapport om te kunnen vergelijken. Maar dat vertrouwen groeit met de tijd. Nu is het zelfs helemaal omgekeerd. Wanneer medewerkers een nieuw rapport willen, beginnen ze niet meer met rekenbladen, maar vragen ze het meteen via Qlikview. Op die manier kunnen we voortdurend op een consistente manier rapporteren.”
 
Tosoh maakt er ook een punt van de kwaliteit van de data in de transactionele systemen te verzekeren. Dat heeft wel een groot gevolg voor de manier waarop er met masterdata wordt omgesprongen: de namen van klanten, productgegevens, maatvoeringen, enzovoort.
A. Vanbosch: “Omdat je zo rechtstreeks met de onderliggende data werkt, geeft Qlikview ook een ongefilterde kijk op die gegevens. Elke fout komt onverdoezeld naar voren. We weten dat andere bedrijven daar oplossingen voor zoeken met tijdelijke hulpbestanden of dergelijke. Bij Tosoh hebben we beslist de masterdata zelf schoon te maken en de kwaliteit voortdurend op peil te houden. Daarvoor hebben we een masterdata quality coordinator in dienst genomen. Die zorgt er bijvoorbeeld voor dat de naam van een klant consequent op dezelfde manier wordt geschreven, niet een keer met allemaal hoofdletters of kleine letters of met één hoofdletter. Daarnaast is de masterdata quality coordinator ook de aangewezen gesprekspartner wanneer er nieuwe softwaresystemen en dergelijke worden geïmplementeerd.”
 
Bij die aandacht voor datakwaliteit horen strikte afspraken over wie er in de masterdata en in de software zaken kan veranderen. Dat heeft ook te maken met de regelgevers die het bedrijf komen auditen zoals de revisoren die een controle doen in het kader van de financiële resultaten. Daarnaast moet Tosoh voldoen aan de regels van de Japan Sarbanes Oxley Act en dan gaat het ook om de onderliggende procedures die een invloed kunnen hebben op de financiële resultaten. “Daarvoor hebben we een functiesplitsing, een zogenaamde segregation of duty, geïnstalleerd met regels die bepalen welke medewerkers nieuwe producten of klanten in de masterdata kunnen creëren. Maar ook over wie de kredietlimieten bepaalt en wie de juiste rechten heeft om een bestaand rapport aan te passen of te ontwikkelen. Dat registreren we allemaal en we krijgen daarvan een maandelijks overzicht.”
 
Na de eerste implementatie voor delivery performance heeft Tosoh de rapportering in haast elk departement ingevoerd. Er zijn nu dashboards over de voorraad, financiële resultaten, verkoop, bestellingen en CRM. Vooral de financiële afdeling is een grote gebruiker van de Qlikviewrapporten, maar ook de onderhoudsafdeling is er intensief mee bezig. “Het gaat om de technische diensten die ervoor zorgen dat de medische toestellen bij de klanten goed blijven werken. Zo vinden klanten het erg belangrijk om te weten hoe het staat met de frequentie van pannes op de apparaten. De ratio mean time between failures is zeker in het Verenigd Koninkrijk een belangrijk argument bij de aanschaf van medische apparatuur. Die prestaties kunnen wij nu gemakkelijk met onze rapporten aantonen”, zo luidt het. 

​Straks ook WMS-rapporten

De recentste aanvulling in de IT-infrastructuur van Tosoh Europe was in maart 2016 met de installatie van een nieuw WMS (warehouse management system) van SAP.
Franciska Derwael, senior supply chain coordinator bij Tosoh Europe: “Dat heeft een grote impact op de logistieke organisatie van het bedrijf. Door de algemene invoering van barcodes op producten, maar ook op locaties, is de nauwkeurigheid van het verzendingsproces aanzienlijk verbeterd. Een dubbele controle door de pickers en de inpakkers zowel op het niveau van product, hoeveelheid als batchnummer maakt dat er heel wat minder foutieve zendingen vertrekken. In het nieuwe WMS kunnen we aparte locaties voorzien voor identieke producten met een verschillend batchnummer. Op die manier vermijden we verwarring bij de pickers. Ook de productiviteit van de medewerkers in het magazijn is, dankzij de berekening van de beste pickroute, gestegen.”
 
Nu de operationele kant van het WMS goed draait, is het tijd om ook de rapportering op een hoger niveau te brengen. Tosoh heeft net een nieuwe supply chain manager aangeworven die heel wat ideeën heeft over de belangrijke KPI’s met specifieke aandacht voor de rotatiesnelheid van de voorraad en de productiviteit van de medewerkers in het magazijn. Ook die rapporten zullen weldra met Qlikview worden gemaakt.

​Scenarioplanning met SAS

Voor planningsdoeluiteinden maakt Tosoh dan weer gebruik van SAS Tools.
F. Derwael: “Die software hebben we nodig om een dynamische voorraadplanning van de diagnostica te maken. Die producten hebben een bepaalde houdbaarheidsdatum en onze klanten in de verschillende landen bekijken die datum op een verschillende manier. In sommige landen willen ze producten wel aankopen, maar dan moeten ze nog heel lang houdbaar zijn. In andere landen mag dat wat minder zijn. Dat houdt in dat we voor één product globaal gezien wel genoeg voorraad hebben, maar misschien niet met die lange houdbaarheidstermijn. Binnen Tosoh willen we dat zo nauwkeurig mogelijk inplannen om te vermijden dat we aan het eind van de rit met onverkoopbare diagnostica blijven zitten, want op die manier worden kostbare producten van de ene op de andere dag waardeloos. Vroeger deden we de scenarioplanning ook in Excel, maar nu kunnen we met SAS – en ook weer op basis van de operationele data – een planning maken in functie van de voorraadoptimalisering en de lead time vanuit de productie in Japan.” 

​Toekomst van rapportering

Binnen Tosoh Europe houdt het IT-team voortdurend de vinger aan de pols bij de softwareleveranciers en de implementatiepartners om zich te kunnen voorbereiden op nieuwe tendensen die eraan komen.
A. Vanbosch: “We zien dat SAP zelf heel sterk inzet op een vlottere rapportering op zijn transactionele systemen. Dat doet het enerzijds door ook cloudoplossingen voor sales en HR voor te stellen. Als klant heb je daarbij heel wat vrijheid om velden te kiezen, ook om ze in een rapport te stoppen. Daarnaast is er natuurlijk de introductie van Hana waarmee SAP ook wil scoren op het vlak van rapportering. Wij hebben echter geen haast. We zijn veel meer geïnteresseerd in nieuwe modules zoals SAP Hybris om ons te helpen bij e-commerce of in een systeem om onze toestellen bij de klanten te kunnen opvolgen via het Internet of Things.”