Centralisatie brengt efficiëntiewinst

Varova is een investeringsmaatschappij met belangen in drie sectoren: fashion (Varova Fashion), verlichting en electronic manufacturing services. In het modesegment heeft het drie eigen winkelketens: Men at Work, Sissy-Boy en Open32. Daarnaast heeft het een resem van merken die aan andere distributeurs worden verkocht, zoals Gsus, Tumble ’n Dry, Koi en Ontour. 

​Open32 als supply chain expert

De meest recente overname was Open32 in 2015. Sinds die toevoeging heeft Varova Fashion bijna 200 winkels in Nederland (en enkele in België en Duitsland). Varova Fashion wilde met de overname van Open32 zowel zijn markt vergroten als de supply chain voor alle fashionmerken en de winkels op een hoger niveau brengen. Die supply chain was op dat moment erg versnipperd. Varova Fashion beschikte over een magazijn bij Amsterdam waar de groothandelsmerken waren ondergebracht en een distributiecentrum van 7000m² voor Sissy-Boy in Beverwijk. De logistiek van Men at Work was uitbesteed aan een derde partij in Breda. Met Open32 kwam er een klein magazijn bij in Arnhem.
Diederik den Dekker, sr. associate bij Varova Investments en op dit moment verantwoordelijk voor de verbeterprojecten op het logistieke vlak: “We hebben toen bekeken hoe we de hele supply chain zouden kunnen verbeteren. Daarbij gingen we altijd uit van een concentratiescenario waarbij de opslag op één plaats zou komen. We hielden de mogelijkheid open om daarvoor niet zelf te zorgen, maar om alles uit te besteden. We hebben daarom ook voortdurend met een aantal partijen gesproken die dat voor hun rekening wilden nemen. Maar uit onze analyses bleek uiteindelijk dat de logistieke processen van Open32 erg goed scoorden. Hun supply chain draaide als een machientje.”
 
Varova Fashion nam dan ook al snel de beslissing om de logistieke stromen van het geheel zodanig te stroomlijnen dat ze overal een kopie zouden zijn van de processen van Open32.
D. den Dekker: “Omdat het in die keten allemaal goed werkte, hebben we besloten het overal op diezelfde manier te doen, maar dan wel zoveel mogelijk op één locatie, met dezelfde mensen en middelen. Toch is er ook stevig geïnvesteerd. Een heel belangrijke beslissing is geweest om de informaticasystemen ook op één leest te schoeien. We hebben daarom geïnvesteerd in ERP en WMS van SAP voor alle merken. De processen die we daarin hebben vastgelegd zijn volledig gemodelleerd op de manier van werken van Open32. De andere merken hebben zich dus moeten aanpassen. We hebben ook beslist een nieuw distributiecentrum te bouwen vlakbij het bestaande magazijn van Open32 in Arnhem. Het gaat om een nieuw gebouw van 22.000m² nuttige oppervlakte (waarvan een groot gedeelte op twee mezzaninevloeren van telkens 4000m²). Op termijn moeten alle merken daarin zijn ondergebracht.”
 
Het magazijn is nu zodanig ingedeeld dat er telkens een zone is voorzien voor de verwerking van een aantal aparte stromen: de winkelketens, de groothandelsmerken en e-commerce. Die laatste activiteit groeit ongekend snel. Op de mezzanines is er telkens ruimte voorzien voor de picking van die stromen. Op het gelijkvloers wil Varova Fashion het grootste deel van het werk verzetten door inkomende goederen zo snel mogelijk te laten vertrekken, zonder tussenopslag. Het overgrote deel van het volume kan zo meteen klaargemaakt worden voor de verzending naar klanten en winkels. Goederen die niet meteen kunnen worden verzonden, gaan daarna ofwel naar de pickingzone ofwel naar het bulkmagazijn in de voorraad. Dat is opgebouwd uit hoge rekken. Daar staan de losse dozen die door een medewerker in een man-up truck worden behandeld.
De twee stromen voor retail en wholesale verschillen ook in een ander opzicht. Wholesale producten kennen nog veel meer de limieten van de klassieke kledingseizoenen. Er worden dan ook zeer grote volumes in een vrij korte tijdsspanne verscheept, en tegelijk zijn er in de tussentijd stille periodes. De winkelketens kennen een veel stabielere stroom door een geleidelijke introductie van nieuwigheden in de loop van het hele jaar.

​Geen automatisering

Bij het ontwerp van het nieuwe magazijn had Varova Fashion al een duidelijk plan voor ogen met de verschillende activiteiten. Ook de grote beslissing – automatiseren of niet – was al gevallen.
D. den Dekker: “We hebben in onze voorbereiding een resem analyses uitgevoerd en gesprekken gevoerd met experts en collega’s. Daarbij is het ons opgevallen hoe gevoelig automatisering ligt in een sector die heel snel kan veranderen zoals die van de mode. Zo is er bijvoorbeeld een trend te zien naar meer hangende stukken in het magazijn. Maar een van de collega’s die we hebben bezocht, had zwaar geïnvesteerd in een automatisch hangmagazijn dat lang niet de volledige capaciteit benutte. Intussen hebben wij wel een hangmagazijn, maar dat is dus niet geautomatiseerd. Het blijft een vaste regel dat automatisering altijd leidt tot een vermindering van flexibiliteit en dat willen we absoluut niet. Sissy-Boy, een van onze winkelmerken, is lang niet alleen een kledingwinkel, maar er worden ook meubels, accessoires en zelfs planten (cactussen) verkocht. Die goederen moeten op termijn ook door ons distributiecenter gaan. En straks zullen er misschien nog heel andere spullen in dergelijke lifestyle winkels worden verkocht. We moeten flexibel kunnen inspelen op al die tendensen en dus houden we de automatisering zo beperkt mogelijk.”
 
Die beslissing nam Varova Fashion in nauwe samenspraak met Inther, dat instond voor de invoering van de logistieke concepten in het nieuwe distributiecentrum. Inther zorgde bovendien voor de warehouse control software die onder andere de pickingroutes optimaliseert en zorgt voor de interface tussen de acties van de magazijniers en het WMS. Er is wel geopteerd om pick & put-to-light-systemen en pigeonhole sorteersystemen te hanteren. Verder is er een uitgebreid netwerk van conveyors dat goederen over de hele oppervlakte van het magazijn en tussen de verdiepingen kan transporteren. Bedoeling daarvan is de loopafstanden zo klein mogelijk te houden. 

​Uniformiteit

“Bij de inrichting van het magazijn en het opzetten van de logistieke stromen was het voor ons belangrijk om solide processen op te zetten die dan zoveel mogelijk uniform konden worden gemaakt in het hele magazijn”, vertelt Diederik den Dekker. “Op die manier hebben we het pickingproces opgezet met karren met een put-to-light-systeem. De magazijniers krijgen instructies vanop het scherm van hun kar om naar een locatie te gaan. Daar identificeren ze met een ringscanner het product en leggen het in de bak waar het licht brandt. Het proces en de karren zijn identiek zowel voor groothandel, retail als e-commerce. Voor de picker is er geen verschil, maar in de achterliggende logica schuilt er wel een groot verschil. Voor de groothandel is er één bak voor elke klant. Voor de retail is er één bak voor elke winkel. Voor e-commerce kunnen in één bak bestellingen van wel vijfentwintig verschillende consumenten liggen.”
 
Die e-commercebestellingen worden dan achteraf opnieuw uitgesplitst via een systeem van postvakjes (pigeonholes). Vanuit verschillende pickrondes kunnen zo bestellingen voor één consument bij elkaar worden gebracht. Via een systeem van lichtjes weet de magazijnier aan de ene zijde waar hij de producten moet in stoppen. Aan de andere zijde weet de logistieke medewerker welke bestellingen volledig zijn en voor verpakking en verzending kunnen worden klaargemaakt. Iedere keer moeten de medewerkers de knop bij het licht indrukken en dan aan de volgende stap beginnen. Voor de verzending komen bij het indrukken van de knop automatisch de juiste formulieren en etiketten uit de printer om het pakket af te werken. Binnen elke afdeling kunnen ook meerdere magazijniers tegelijk aan het werk gaan. Door het gebruik van meerdere kleuren weten zij welke instructie voor hen is bedoeld.
 
Varova Fashion hanteerde vroeger wel voice picking, maar heeft dat volledig vervangen door het systeem met lichtjes die de juiste locatie weergeven. “Voice blijft toch moeilijk”, meent Diederik den Dekker. “Uit onze analyses bleek dat ‘repeat’ het meest gesproken commando was. Dat wordt gebruikt wanneer de magazijnier de instructies van het systeem niet heeft begrepen. Voice heeft wel het voordeel dat er handenvrij kan worden gewerkt, maar dat hebben we opgelost met de ringscanners bovenop de hand van de picker. Daarmee hebben ze ook hun handen vrij om te werken.”
 
Het grote voordeel van de uniforme werkprocessen in het hele magazijn is dat medewerkers er meteen mee aan de slag kunnen, ook als ze op een andere afdeling komen. Bovendien zien ze heel snel als er een fout optreedt en kunnen ze ook meteen ingrijpen.

​Blijvende uitdagingen

De centralisatie en de nieuwe IT-omgeving zijn zeer snel doorgevoerd en in de praktijk gebracht. Varova Fashion kan er ook mooie resultaten mee voorleggen, maar het beseft tegelijk dat er nog wat bijkomende verbeteringen nodig zijn. “Omdat we hebben geopteerd voor processen van Open32 als basis voor het geheel van onze activiteiten, hebben we toch wat moeilijkheden gehad met onze groothandelsmerken. Dat is een proces dat niet bekend was bij Open32. Daardoor hebben we wat problemen gekend op het vlak van de onderlinge afstemming tussen ERP, WMS en het magazijn. We zullen nu de tijd nemen om de systemen bij te schaven. Tot zo lang zullen we ook wachten met de integratie van Sissy-Boy. Omdat die winkelketen veel meer dan alleen kledij verkoopt, staan we hoe dan ook voor een grote uitdaging. Daarom moeten de verwerkingssystemen eerst goed in orde zijn,” zegt Diederik den Dekker.
 
Als we hem vragen naar zijn beoordeling van het project achteraf, ziet hij zowel negatieve als positieve verrassingen. “De retourprocessen staan nu nog niet op punt. We hebben onderschat hoe complex het samenbrengen van alle stromen is en hoeveel werk dat wel vraagt. Die activiteiten hebben we nu ondergebracht in het oude magazijn van Open32 en we moeten daar nog een efficiëntieslag doorvoeren. Maar het blijkt erg moeilijk om generalistische processen in te voeren omdat de problemen toch iedere keer weer anders zijn. Je kunt niet anders dan elke retour en elke klacht afzonderlijk door een medewerker te laten behandelen. Zij moeten de teruggezonden producten individueel bekijken en beoordelen. En automatiseren is al helemaal onmogelijk. Daar moet ik wel bij zeggen dat deze afdeling ook instaat voor de problemen die wijzelf hebben met onze eigen leveranciers. Het gaat dus niet alleen om consumenten die bestellingen terugsturen.”
 
Aan de positieve kant ziet Diederik den Dekker dan weer dat de centralisatie van de verschillende merken op één plek grote voordelen heeft voor het picken. “Je hebt het zelf kunnen vaststellen bij het bezoek aan het distributiecentrum. Een magazijnier die bestellingen klaarmaakt en door de gangen loopt, beweegt zijn pickkar slechts af en toe. Zo’n medewerker is de hele tijd bezig met producten uit dozen te nemen en in bakken te leggen, haast zonder dat hij een stap hoeft te zetten. De pickingdichtheid ligt dus erg hoog, veel hoger dan wij zelf hadden berekend tijdens de voorbereiding.”
 
Een bijkomend voordeel van de overname van Open32 en de centralisatie van de voorraad is dat het transport nu ook voordeliger kan. Varova Fashion organiseert het vervoer naar de winkels trouwens nog steeds zelf met eigen vrachtwagens. “Door het groter aantal winkels hebben we nu ook een veel dichter distributienetwerk dat we heel efficiënt kunnen bedienen”, besluit Diederik den Dekker.