ICT-oplossingen voor de groei

Dewulf-Miedema is een rasecht West-Vlaams familiebedrijf, opgericht in 1946 door grootvader Robert Dewulf. In 2001 stond de derde generatie klaar om het roer over te nemen. Het bedrijf, met hoofdkwartier in Roeselare, is de tweede grootste fabrikant van machines voor de aardappel- en groenteteeltsector. Met een productiefaciliteit in België, een in Nederland en een in Roemenië en 290 medewerkers produceert de onderneming jaarlijks meer dan 1800 machines.
 
Willem Decramer doet de visie van het bedrijf uit de doeken: “We anticiperen op toekomstige ontwikkelingen in de agrifoodsector en hebben daarom een sterke focus op innovatie en op een aantal specifieke niches. Duurzaamheid, arbeidsreductie en gebruik- en ondershoudskosten zijn momenteel de dominante thema’s, en daar spelen we dan ook gretig op in. En dat weten onze klanten duidelijk te appreciëren.”

Bottlenecks en obstakels

En dat blijkt ook uit de cijfers. “We zijn het voorbije decennium enorm gegroeid: gemiddeld aan een tempo van vijftien procent per jaar. Dat impliceerde dat onze processen en methodes ook aan een razendsnel tempo moesten volgen, inclusief en met name wat betreft ICT. Ieder jaar botsten we op andere obstakels en nieuwe bottlenecks”, blikt Willem Decramer terug.
 
“ICT heeft altijd een prominente rol gespeeld in onze onderneming. In de jaren ’80 haalden we ons eerste ERP-systeem in huis. Veel bedrijven beschouwen ICT als een noodzakelijk kwaad, wij zien dat als een katalysator voor onze business. De moeilijkheid bestaat erin over de budgetten te waken enerzijds en de juiste applicaties te selecteren anderzijds. Je wilt toepassingen die niet alleen vandaag, maar ook binnen een paar jaar nog aan alle vereisten voldoen en waar je verder op kunt bouwen. Vandaar dat wij altijd met externe partners samengewerkt hebben, om daarin goed begeleid te worden.”

​Op zoek naar een partner

Maar zelfs met een gespecialiseerde ICT-partner aan je zijde, is het niet evident. W. Decramer: “Je hebt een partner nodig die jouw specifieke behoeften nauwgezet in de gaten houdt. Die ook mee is met alle evoluties binnen het bedrijf. Doordat wij zo snel geëvolueerd zijn en door de complexiteit van onze business, is het geen sinecure om dat te aligneren met een solide ICT-strategie. En daar is het in het verleden al eens misgelopen.”
 
Een aantal partners passeerden de revue. Met Ad Ultima lijkt de machinebouwer nu een goede match gevonden te hebben. “Zij denken in eerste instantie vanuit de business behoeften en pas daarna vanuit ICT-perspectief, dat is een heel andere insteek. Maar we hebben elkaar daar ook in moeten vinden.”
 
In 2009 ging de samenwerking van start met de implementatie van het ERP-systeem Axapta (nu Microsoft Dynamics AX). “We werden verplicht over onze processen na te denken en beide partijen waren vooral heel erg gefocust op de eigen taken en bekeken de zaken vanuit het eigen perspectief. De relatie heeft daardoor onder druk gestaan, maar we hebben er wel uit geleerd. Nu werken we op een veel betere manier samen, met wederzijds begrip voor elkaars businessmodel, voor de gevoeligheden ook. We proberen het stap voor stap aan te pakken en dat werkt. Maar het heeft er bij momenten zeker bovenhands opgezeten”, lacht Willem Decramer.

​Keuze voor Microsoft Dynamics AX

Terug naar de implementatie van het huidige ERP-systeem. Was de keuze voor Microsoft Dynamics AX een evidente?
W. Decramer: “Eigenlijk niet. We hebben lang getwijfeld. Ridder Data was ook een mogelijke piste. Meer nog, we hadden dat pakket al aangekocht. Maar al snel bleek dat we die oplossing eigenlijk al ontgroeid waren nog voor ze goed en wel geïmplementeerd was en we hadden geen zin om leergeld te betalen. Axapta was een ERP-pakket dat in de lift zat en goed aansloot op de noden van de typische kmo. Qua prijs en functionaliteit zat het ook goed. En gelukkig is AX mee geëvolueerd om aan onze veranderende noden te kunnen blijven voldoen.
We hebben er samen met Ad Ultima naar gestreefd om het onderste uit de kan te halen, er is quasi geen module van AX die onbenut blijft.”
 
Of er dan veel maatwerk aan te pas gekomen is?
“Toen we nog met IBM AS400 werkten, was dat een ware maatwerk-spaghetti. We hadden toen onze processen echt niet op orde, dus in een eerste fase moesten we processen opzetten. Vervolgens lieten we dan de software aan die processen aanpassen. In zeer belangrijke mate maatwerk dus.”
 
En daar wilde het bedrijf van af. In 2015 werd een team opgezet met als enige doel de processen onder controle te krijgen: Project Kickbokst. “Dat leverde resultaat op: sinds januari hebben we afscheid genomen van al het maatwerk. Nu zoeken we zoveel mogelijk aansluiting bij de standaardfunctionaliteit en -methodes binnen ons ERP-systeem. Een hele uitdaging”, weet Willem Decramer. “Cruciaal daarin is om de stukkenlijst en de masterdata zo juist mogelijk te krijgen. Als je dat eenmaal onder controle hebt, kun je grotendeels leunen op de standaardfunctionaliteit en is maatwerk hoogstens nog nodig om een paar gaten te dichten. Nu bekijken we maatwerk als de laatst mogelijke optie. Dit is meteen ook het grootste verschil met ons vorige ERP-systeem: de mentaliteitsshift. Vroeger pasten we het ERP-systeem aan onze manier van werken aan. Nu is het omgekeerd en laten we ons leiden door processen.” 

​Stap voor stap

De volgende stap bestaat erin het ERP-systeem te consolideren over de productievestigingen heen. “We zijn bezig om onze Nederlandse vestiging op onze infrastructuur te krijgen. Zo willen we met de ganse groep een eengemaakt netwerk delen op basis van Office 365. We willen ook naar een en hetzelfde CAD PLM-systeem. In Nederland werken we nog met Navision, en daar willen we ook de overschakeling maken naar Microsoft Dynamics AX. Pas als dat allemaal op één lijn zit, willen we samen met de groep verder optimaliseren, nieuwe functionaliteit toevoegen en overschakelen naar hogere versies.”
 
Bij al die veranderingen komt heel wat ‘change management’ kijken. “Bij de overname van onze Nederlandse vestiging kwamen verschillende verhalen opeens samen. Maar met 180 ‘active directory users’ (waarvan 80 in Nederland) wilden we de zaken niet nodeloos complex maken. Dus hebben we bewust gewacht met alles gelijk te schakelen. Nu het stof neergedaald is, willen we er wel werk van maken, want twee verschillende ERP-systemen hanteren brengt nodeloos veel complexiteit met zich mee”, geeft Willem Decramer mee. 

​Overige ICT-projecten

Ondertussen is er ook een eigen ICT-team dat drie fulltime ICT’ers telt. En dat is broodnodig, want er staat nog heel wat op de plank op ICT-gebied. En ook daar is de ondersteuning van een externe partner welkom.
W. Decramer: “Zo hadden we het idee opgevat om onze facturen te digitaliseren. Na overleg met Ad Ultima bleek dat het logischer was om meteen al onze documenten onder handen te nemen. We kozen voor Ex Arte documentbeheersoftware, die zorgt voor een elektronische archivering van alle binnenkomende documenten. De receptie hoeft de documenten niet meer manueel te verwerken, er raken geen papieren verloren en alle medewerkers kunnen via AX het centrale digitaal archief raadplegen. Naast archiveren, herkent Ex Arte ook de belangrijkste gegevens en biedt die aan op de juiste plaats en aan de juiste gebruiker binnen AX.”
 
En die verbeterde workflows en efficiëntie komen uiteindelijk de klanten ten goede. “Onze klanten staan meer dan ooit centraal. Via het dealerportaal kunnen onze klanten aan de hand van een productconfigurator zelf nieuwe machines samenstellen. Serviceverzoeken die via het dealerportaal worden aangemaakt, komen rechtstreeks in AX  terecht. Ook de uitdaging om dat portaal steeds gebruikersvriendelijker te maken, gaan we samen met Ad Ultima aan. Daarnaast krijgen we van Ad Ultima CAD/PLM-ondersteuning en zorgt hun BI-oplossing voor rapportering over het totale oplossingsplatform.”
 
“Tenslotte kozen we voor onze klantenopvolging voor Microsoft Dynamics 365 CRM. Ook dat systeem is nog volop in ontwikkeling en daar speelt het feit dat we in Nederland nog een andere ERP hebben ons nog wat parten”, vervolgt Willem Decramer. “Die koppeling is niet evident en dat houdt ons voorlopig tegen om het volle rendement eruit te halen.”

Betrokkenheid

Cruciaal voor het slagen van elk van die projecten, is volgens Decramer de betrokkenheid van de verschillende stakeholders. Naast een goede externe partner, is het ook belangrijk interne betrokkenheid te stimuleren. “Wij hebben de luxe dat we onder onze medewerkers heel wat ambitieuze en gemotiveerde mensen hebben. Van zodra zij met bepaalde behoeftes vanuit de business geconfronteerd worden, kloppen ze bij ons aan om de nodige ICT-ondersteuning te krijgen. Tegelijk zijn ze ook heel kritisch. Tien jaar geleden was het niet altijd evident om de nodige interne ‘buy-in’ te krijgen. We hadden het vaak moeilijk om interne users te overtuigen van het nut van een bepaalde applicatie of methode. Nu vragen onze mensen niet liever dan de laatste nieuwe ICT-toepassingen.”
 
Willem Decramer meent dat een en ander ook te maken heeft met het gebruik van ICT-toepassingen in de privésfeer. “Gebruikers worden enorm veeleisend doordat ze in hun privéleven verwend zijn met uitgesproken gebruikersvriendelijke hardware en software. Met de komst van smartphones en tablets, de alomtegenwoordige sociale media, video conferencing, de cloud en noem maar op, is het verwachtingspatroon van gebruikers torenhoog geworden. Gebruikersgemak is vanzelfsprekend geworden, al is dat in de industrie natuurlijk niet zo makkelijk te implementeren. Wij moeten rekening houden met veiligheid, uptime, redundancy, enzovoort.”
 
Door ervoor te zorgen dat de relevante partijen gehoord worden, blijft het gelukkig wel mogelijk om iedereen mee te krijgen. “Sowieso leunen we nu op onze ICT-mensen om ons te adviseren en te begeleiden. Zij doen het onderzoek en schuimen de markt af naar de geschikte applicaties. Maar het is niet de bedoeling dat ze het soloslim spelen, ze moeten dat doen in dialoog met de business. De ‘key users’ worden bij de selectie betrokken. Een WMS-pakket kiezen, bijvoorbeeld, gebeurt in samenspraak, maar daar zal de mening van de supply chain manager zwaar in doorwegen. Bij de keuze van ons CRM-systeem was ons sales team nauw betrokken. Daarnaast is ook de directie betrokken, ik hou meestal zelf de zaken in het oog. Af en toe gaan we ook op bedrijfsbezoek bij collega’s om te zien hoe zij de zaken aanpakken en om inspiratie op te doen. En uiteraard gaan we te rade bij Ad Ultima”, zegt Willem Decramer.

Het goede voorbeeld geven

Die betrokkenheid blijkt trouwens een rode draad te zijn bij Dewulf.
W. Decramer: “Als management proberen we de olie te zijn tussen de tandwielen en niet zozeer de tandwielen zelf. We vragen veel van onze medewerkers, maar we proberen ook zelf het goede voorbeeld te geven. Door onze eigen methoden in vraag te stellen, door ‘out of the box’ te denken, door flexibel in het leven te staan. Door de toekomst en de stabiliteit van het bedrijf boven alles na te streven. Dat is niet altijd evident, ook niet in de context van een familiebedrijf. Maar we doen er alles aan om een professionele omgeving uit te bouwen, waarin we niet hoeven onder te doen voor de multinationals in termen van performantie, efficiëntie en processen. Tegelijkertijd proberen we oog te hebben voor het menselijke aspect en voor emoties. We willen niet zomaar de grootste of de beste zijn. Een van onze kernwaarden is het nastreven van ‘plezier’ voor iedereen die rechtstreeks of onrechtstreeks met ons in contact komt: leveranciers, klanten, dienstverleners, personeel. Het mag allemaal wat meer ‘enjoyable’ zijn, toch?”