Everlam: eerste Hana in de Benelux

Everlam is een producent van polyvinylbutyral (PVB), een folie die in gelaagd glas wordt verwerkt om er specifieke eigenschappen aan te verlenen zoals versterking, zonnewering, akoestische isolatie, kleur, enzovoort. Het bedrijf levert in de eerste plaats oplossingen voor gebouwen en in mindere mate ook voor auto’s. Everlam is ontstaan na de verkoop van de afdeling door de multinational Dupont enkele jaren geleden. De productie bevindt zich in het Duitse Hamm, het hoofdkwartier van de groep in Mechelen. Het bedrijf stelt honderd mensen tewerk en haalt een omzet van tachtig miljoen euro.
“Everlam stemt de productie van de PVB-folie steeds meer af op de vereisten van specifieke klantenprojecten. Dat kan enkel door nauw overleg met de klanten om een passend product en een overeenstemmende service te bieden”, vertelt Wim Vlamynck, projectmanager voor de invoering van S/4Hana van SAP. “Everlam investeert een groot deel van zijn inkomsten in onderzoek en ontwikkeling om steeds nieuwe eigenschappen toe te voegen. De strategie van het bedrijf is dan ook sterk gericht op een uitstekende product- en servicekwaliteit die ontstaat in nauwe samenspraak met de klanten (customer intimacy).”

​Nood aan nieuwe software

Die strategische doelstellingen zijn vertaald naar een aantal concrete objectieven. Om te beginnen wil Everlam zijn juridische structuur aanpassen, waarbij het hoofdkwartier straks in een nieuw gebouw in Mechelen zal worden gevestigd. Ook de verkooporganisatie zit volledig in België, terwijl de productie in de fabriek in Duitsland blijft. Organisatorisch zal het hoofdkwartier voortaan de eigenaar zijn van de halffabricaten en eindproducten. “Die wijziging in de interne structuur heeft de nood naar aangepaste financiële controlesystemen nog versterkt”, weet Wim Vlamynck. “Tegelijk wil Everlam een moderne sales & operations planning (S&OP) implementeren, specifiek met het oog op een betere afstemming tussen de vraagvoorspellingen en de productieplaning. Daarnaast mikken we ook op een resem andere efficiëntieverbeteringen en aanpassingen om de bedrijfsinformatica klaar te maken voor de toekomst.” 

​Wat met het bestaande SAP-systeem?

Everlam beschikte al over een robuust SAP-systeem en onderzocht op welke manier de nieuwe vereisten het best konden worden behaald: de oude ERP aanpassen of meteen overschakelen op de nieuwste software S/4Hana?
Wim Vlamynck: “Met het oude systeem verdergaan hadden we al snel uitgesloten omdat het na twee ‘carve-outs’echt verouderd was. We zouden dan in ieder geval in de nieuwe Hana software moeten investeren. Daarbij waren er weer twee opties: Hana naast de bestaande ERP (als een ‘sidecar’) of volledig opnieuw starten met Hana als basis en een nieuw ERP daarbovenop. De eerste optie kwam ook al snel onder druk omdat SAP had aangekondigd dat het de oude ERP-systemen na 2022 niet meer zou ondersteunen. Die einddatum is intussen wel uitgesteld tot 2025, maar dat einde was toch te dichtbij voor het management dat in een systeem voor de lange termijn wilde investeren. De beslissing werd genomen door de top van het bedrijf en die was ook zeer geïnteresseerd in de manier waarop S/4Hana de informatiestroom kan organiseren. Al vrij snel viel dan de beslissing met de nieuwste software S/4HANA Enterprise Management te starten. Die was pas midden november 2015 geïntroduceerd en Everlam nam zijn beslissing op 9 december. Aansluitend daarop besliste het bedrijf ook de S&OP-module van SAP te kopen en dus af te stappen van de bestaande ‘best-of-breed’ oplossing Arkieva. De overwegingen rond die nieuwe investeringen in onderliggende systemen werden steeds genomen door de top van het bedrijf, ook in functie van de eigen behoeften op het vlak van rapportering. Daarbij was men zich ook bewust van de problemen die samengaan met de aankoop van een nieuw pakket. Bij een eerste versie horen bugs en die kunnen pas na verloop van tijd verbeterd worden. Er is hoe dan ook een tekort aan kennis over de software én over de beste manier om ze te implementeren, zowel bij de leverancier zelf als bij de consultants. Bijkomende moeilijkheid bij de implementatie van de S&OP oplossing was het verschil in grootte van de gemiddelde SAP-klant hiervoor (gewoonlijk hebben die meer dan een miljard euro omzet) en onze eigen bescheiden omvang (80 miljoen euro). Dat maakte dat het implementatieproject voor alle betrokken partijen op velerlei manieren een unieke ervaring was. Everlam was daarmee niet alleen de eerste implementatie van S/4Hana Enterprise Management in de Benelux, het was ook de eerste ‘kleine’ organisatie met IBP S&OP.”

​Ingewikkelde vereisten

Everlam besliste in de nieuwe software te investeren om zo een betere ondersteuning te krijgen om zijn ingewikkelde organisatie te beheren. Die complexiteit komt in de eerste plaats door het product zelf dat door de variaties in meerdere parameters een zeer grote verscheidenheid creëert. De folies kunnen verschillen op het vlak van toepassing, kleur, dikte, oppervlakte structuur, ruwheid, lengte, breedte, enzovoort. Die verschillen zijn ook nodig omdat de klanten steeds op zoek zijn naar de juiste combinatie van eigenschappen voor hun specifieke processen en projecten.
De folies moeten daarenboven afhankelijk van hun verpakking op een andere manier worden opgeslagen – in een gekoelde omgeving of voorzien van een tussenlaag – in een magazijn met een beperkte capaciteit. De omstelling van de machines is erg duur en daarom streeft Everlam naar ruime batchgroottes. De beschikbare kleuren worden bijvoorbeeld maar periodiek geproduceerd.
W. Vlamynck: “Al die omstandigheden dwingen ons ertoe de productie zeer goed te plannen. In die vraag kijken we naar de verwachtingen die klanten ons doorgeven, goed wetende dat verschillende klanten een offerte indienen voor hetzelfde bouwproject. De verwachte volumes kunnen we dus niet zomaar optellen. Voor de aankoop van grondstoffen kijken we zelfs tot anderhalf jaar vooruit omdat de levertermijnen soms heel lang zijn.”
 
Everlam wil met de introductie van de IBP S&OP en de nieuwe ERP-oplossing de brug slaan tussen sales en productie. Het wilde gaan van een demand planning aan het begin van de keten tot aan de plant order door de MRP in één omgeving. “Dat hebben we nu al verwezenlijkt en dat is een grote stap vooruit ten opzichte van de vroegere situatie. De planning in de fabriek verzorgen we nog zelf met rekenbladen. Ons demand plan start nu al op achttien maanden op het niveau van de productfamilie en de klant. De planning op zes maanden is extreem gedetailleerd tot op het niveau van de SKU en het leveradres van de klant. Dat geheel wordt elke week automatisch aangepast met nieuwe input van de verkoop. En zodra het kan, komen ook de planningen voor de R&D-tests bij dat plan”, zegt Wim Vlamynck.
 
Dankzij de nieuwe software verlopen ook de planningsmeetings voor de directie vlotter dankzij dashboards waarop verschillende ratio’s bij elkaar worden gebracht. Die vorm van rapportering is op maat gemaakt voor Everlam en is in februari 2017 opgeleverd. De planner kan bij het beheren van de MRP nu ook de Fiori-apps gebruiken, zodat hij zelf de interface van de tool kan aanpassen.

​Sterke verbetering

Door de directe verbinding van de planning met de ERP-oplossing kan Everlam naadloos een constante stroom van informatie over de verkoop, voorraad en productie in de S&OP meenemen. Die berekeningen kunnen ook meteen weer aan de productie worden doorgegeven. Everlam krijgt er bovendien een betere rapportering over zodat het ook kan sleutelen aan de accuraatheid van de forecasts en de verkooppijplijn.
W. Vlamynck: “Verder krijgen we ook zeer goede reacties over de nieuwe S/4Hana, bijvoorbeeld op het vlak van de MRP, dankzij het gebruik van Fiori. Daarnaast vertoont de standaard ‘material ledger’ een veel hoger niveau van detail en dat is heel nuttig voor de variantie-analyse. We zien nu beter waar er verschillen tussen het plan en de realiteit opduiken. Op die manier weten we precies waar we verliezen boeken en kunnen we dan ook optreden om dat te vermijden. In het algemeen is de rapportering in het nieuwe systeem sterk verbeterd.”
 
Toch heeft Wim Vlamynck ook bedenkingen bij de nieuwe software. “We waren gedwongen door de situatie, maar in feite is de implementatie overhaast beslist. Everlam werkt nu met de allereerste release van de software en daar zitten natuurlijk nog bugs in. Er was ook te weinig implementatiekennis voor een vlotte start. Voor die eerste versie zijn er bovendien nog te weinig apps beschikbaar. De nieuwe versie van de software is naar verluidt al sterk verbeterd, maar bovenal zijn er intussen meer dan 7000 Fiori-apps beschikbaar, veel meer dan de 300 voor de eerste versie. Daarnaast leren we ook nog bij over de nuance van het werken met een realtime-systeem zoals Hana. In de IBP wordt er daardoor voortdurend met de actuele data gewerkt, maar het heeft wel als gevolg dat de oude gegevens dan ook verdwijnen. Op die manier kun je moeilijk vergelijkingen maken om bijvoorbeeld de accuraatheid van de forecasts te controleren. We lossen dat nu op door geregeld een bestaande toestand in een snapshot vast te leggen. Voor een structurele oplossing is het misschien nodig de data naar een business warehouse over te hevelen, maar dat vereist natuurlijk bijkomende investeringen.”
 
De installatie van de software heeft door technische problemen flink wat vertraging opgelopen. Terwijl de technische implementatie gewoonlijk in één week kan, nam die bij Everlam drie maanden in beslag. “Ondanks die problemen zijn we op 1 oktober 2016 opgestart met S/4Hana. Sindsdien heeft de productie nooit stilgelegen, zijn er geen leveringen geschrapt en is ook alles gefactureerd. De dagelijkse operaties lopen dus verder”, vertelt Wim Vlamynck. “De problemen situeren zich nu op het vlak van de rapportering en de controlling, maar ook dat zal weldra opgelost zijn. De integratie tussen het ERP-systeem en de IBP is dankzij de Hana Cloud Interface wel goed verlopen. We hebben wel onze tijd genomen met een gefaseerde introductie van de vraag- en aanbodplanning. Daarnaast liep het oude systeem gedurende een lange periode parallel met het nieuwe.” 

​Wees voorbereid

“De belangrijkste les die ik uit dit implementatieproject trek, is dat kennis en voorbereiding zeer belangrijk zijn”, besluit Wim Vlamynck. “Noch wij, noch onze implementatiepartners (Itelligence voor S/4HANA & Delaware voor IBP S&OP)  kenden het systeem goed genoeg toen we eraan begonnen. In de loop van het project stelden we dan ook soms vast dat het anders reageert dan verwacht en soms zelfs meer kon dan we vooraf wisten.
Daarbij is het ook belangrijk de verwachtingen wat te beheersen. Onze bedrijfstop had op basis van een aantal contacten een onrealistisch beeld van wat het resultaat zou worden. Dat hebben we moeten bijstellen. Ten slotte ben ik wel tevreden met hoe het is gelopen. Everlam is een kleine en jonge organisatie die niet zomaar mensen voor een dergelijke implementatie kon vrijstellen. Als in de eigen organisatie niet voldoende beschikbaarheid of kennis en ervaring aanwezig is, is het altijd nuttig als er ervaren externe hulp ingeschakeld kan worden. Daarom hebben we externe assistentie van TriFinance kunnen inroepen om ons te komen helpen, zowel operationeel als in de voorbereiding van de processen en modellen voor de nieuwe systemen. Ik ben zelf trouwens ook als externe projectleider aangetrokken specifiek voor deze implementaties.”