ERP in de cloud

Forrester organiseerde een enquête bij 250 bedrijven van verschillende omvang in de EU. De meeste respondenten hadden geen IT-functie, maar kwamen uit de business afdelingen zoals finance, operations, sales of customer service. Het ging daarbij in de meeste gevallen om hooggeplaatste functies (C-niveau, vice president, directeur, manager). Allemaal hadden ze een belangrijke rol bij de investeringsbeslissingen rond softwarepakketten en toepassingen.

Hoewel het belang van de digitale transformatie erg kon variëren afhankelijk van de sector en de functie van de deelnemer, valt het op dat toch vooral de verkoop en marketing erg hoog scoren. Daarbij is het de deelnemende bedrijven in de eerste plaats te doen om een consolidatie van alle systemen die op de klant zijn gericht. Bedoeling is inzichten te verkrijgen waarmee de organisatie gerichte acties kan opzetten om de verkoop aan te zwengelen. De deelnemers mikken ook op innovatie om hun producten en diensten beter aan de verwachtingen van hun klanten aan te passen. Daarvoor is meer integratie nodig van de verschillende backend-systemen. Die kan ook helpen om sneller te reageren op disruptieve bewegingen in de markt. Het moet hen ook in staat stellen het gehanteerde businessmodel beter te analyseren en bijvoorbeeld franchising of het beheer van het distributienetwerk te evalueren. Bijkomend hechten de respondenten veel belang aan komende verplichtingen zoals GDPR (General Data Protection Regulation) en willen ze daarom ook een goede encryptie van de klantengegevens. Daarbij valt op dat security een hoge prioriteit krijgt, onder andere met een thema als identiteitsmanagement.

Bestaand systeem

Opvallend is dat de meerderheid (68%) van de respondenten laat weten dat hun IT-systemen klaar of bijna klaar zijn om de klantgerichte processen op een digitale manier af te handelen. Een aanzienlijk percentage (41%) is van plan binnen de twee jaar over te stappen naar een ERP in de cloud of een abonnement op een ERP als SaaS te nemen (zie figuur 1). Een vijfde (21%) van de bevraagden heeft dat nu al. Daarbij gaat het toch nog in grote mate om private cloud oplossingen. Niet minder dan 42% geeft aan dat de ERP-oplossing op een eigen datacenter moet draaien. Ze doen dat vaak met het oog op een gegarandeerde business continuity en een betere responstijd van de systemen.
George Lawrie: “Uit de interviews maak ik op dat veel deelnemers ervan uitgaan dat dit een veiligere oplossing is. Dat is in mijn ogen onterecht. De enquête was echter net klaar toen British Airways met het nieuws naar buiten kwam dat het zijn vliegtuigen niet kon laten opstijgen door grote problemen met de eigen IT-toepassingen die op hun eigen servers draaien. Uit mijn ervaring kan ik zeggen dat dergelijke toestanden zich nog nooit hebben voorgedaan met ERP-toepassingen op de publieke cloud.”

De selectie van het bestaande ERP-systeem in het bedrijf gebeurde veruit het vaakst omwille van de aanpasbaarheid en uitbreidbaarheid. Ook de mogelijkheid om het systeem zodanig te configureren in functie van de eigen behoeften springt er dan uit. Met het oog op toekomstige investeringen is dat niet meer de belangrijkste bekommernis; nu staan continuïteit en ‘disaster recovery’ aan de top.

Opportuniteiten van cloud ERP

Uit de enquête komt ook naar voren dat 64% van de respondenten ervan overtuigd is dat een cloud ERP het bedrijf belangrijke toegevoegde waarde kan bieden. Daarnaast vindt 62% dat ook de samenwerking met externe partijen sterk zal worden verbeterd dankzij de cloud. Een ander topantwoord was de verwachting dat door de toepassing van cloud ERP ook procesautomatisering en robotica nog een bijkomende ondersteuning zouden krijgen.
“We zien in de praktijk dat RPA (robotic process automation) nu al uitzonderingen kan oplossen en dus niet beperkt blijft tot de routineklussen. Dat is belangrijk voor bedrijven die zich steeds meer op de verwachtingen van individuele klanten richten, want daardoor ontstaan seriegroottes van één. In zo’n omgeving is alles een uitzondering en dat moet de ERP-oplossing aankunnen”, aldus George Lawrie.

Weerstand

Waar in het algemeen een positieve houding heerst ten opzichte van de implementatie van ERP in de cloud, blijft er toch een aanzienlijk percentage van de respondenten dat moet toegeven dat ze geen plannen hebben om dit binnen de komende twee jaar te gaan toepassen. In die gevallen zijn er ook belangrijke redenen voor. Het topantwoord luidt dat het onmogelijk is alle interne stakeholders op één lijn te krijgen over een uniforme configuratie voor alle gebruikers. Andere bezorgdheden gaan dan weer over een gebrek aan vertrouwen i.v.m. disaster recovery of de responstijd van de systemen.

Uit de enquête blijkt evenwel dat ook die bedrijven wel de waarde inzien die cloud ERP het bedrijf kan opleveren. Het gaat dan om de reeds aangehaalde argumenten op het vlak van de verbinding met de digitale klant, het monitoren van de meerdere KPI’s en het invoeren van ‘predictive analytics’.

ERP-strategie

Forrester voegde ook een belangrijke vraag toe aan de enquête: in hoeverre beschikken de bedrijven eigenlijk over een gedocumenteerde ERP-strategie en in hoeverre wordt die ook aan de wijzigende omstandigheden aangepast (zie figuur 2). Daaruit blijkt dat 57% van de respondenten inderdaad een dergelijke strategie heeft. En 24% heeft wel een IT-strategie, maar geen ERP-strategie. Tot slot heeft 18% geen van beiden, maar die respondenten beweren wel een goed zicht te hebben op de noden van de business.

PO

Ik wil mijn data terug!

In de marge van de voorstelling van de resultaten sprak George Lawrie ook over een heel specifieke weerstand die bedrijven voelen om over te gaan tot de implementatie van cloud ERP. “Sommige zijn wel bereid om de stap te zetten, maar houden toch ook rekening met scenario’s waarbij ze om een of andere reden hun toepassing weer in huis moeten nemen. En dan stellen ze zich de vraag hoe ze hun gegevens terug kunnen krijgen. Bedrijven koesteren een waarachtige angst dat ze hun data kwijt zouden zijn. Die bekommernis is door de leveranciers nog niet correct beantwoord. Het is echt nodig dat de aanbieders van clouddiensten duidelijk maken hoe zij dat kunnen waarmaken.”