Meer vat op medewerkers

Distrilog Group heeft zich gespecialiseerd in het beheer van volledige supply chains, met de focus op drie strategische markten: de doe-het-zelfsector, fast moving consumer goods en automotive consumables. Daarvoor beschikt het over 400.000m² opslagruimte en zo’n 320 vrachtwagens. Geografisch gezien opereert de groep vooral in de Antwerpse en Brusselse regio.

“Onze sites verschillen sterk qua grootte. Zo is de kleinste circa 8000m², terwijl de grootste maar liefst 80.000m² beslaat”, begint Philip Salaerts. “Een algemene tendens is wel dat onze magazijnen in de loop van de jaren steeds groter zijn geworden. Wij werken in onze magazijnen vrij manueel. Doordat de rotatie van artikelen over de jaren heen sterk is gestegen, neemt ook ons aantal medewerkers gestaag toe. Dat zorgt ervoor dat de operationele personeelsplanning voor onze warehouses een grote uitdaging wordt. Zeker de opvolging en de toewijzing van alle uren en diverse activiteiten worden steeds lastiger.”

Zoektocht naar geschikte planningssoftware

Een paar jaar geleden werden de eerste contacten gelegd tussen Distrilog Group en Alex Magherman van Go-Virtual, een bedrijf gespecialiseerd in de ontwikkeling en verkoop van planningssoftware. “Toen is ons de oplossing Solutio ERM voorgesteld. Vooral het feit dat die de logistieke en medewerkersplanning in één oplossing wist te combineren, charmeerde ons. Op dat moment waren we evenwel met andere projecten bezig en hebben we de beslissing even uitgesteld. Toch wisten we toen al dat we zo’n oplossing nodig hadden, zeker gezien de sterke groei die we meemaken”, klinkt het.

Intussen werden ook andere mogelijkheden om planning en tijdsregistratie te optimaliseren bekeken. “We werken sinds 2015 met Microsoft Dynamics NAV, dat op zich prima werk levert. Alleen wordt daar in elke site toch een eigen draai aan gegeven, zodat het moeilijk wordt om uit dat systeem een uniforme planning te krijgen”, vertelt Philip Salaerts. “Daarnaast hebben we ook gesproken over onze plannen met onze WMS-partner CAL Consult. Maar na een korte analyse zijn we erachter gekomen dat wij op het vlak van planning toch een stuk verder dachten dan dat zij op dat moment konden of wilden gaan. Even hebben we ook nog andere oplossingen in de markt bekeken, maar daar was de klik met het bedrijf er niet echt. Uiteindelijk hebben we vorig jaar de knoop doorgehakt om met Solutio ERM te gaan werken. Met de mensen van Go-Virtual was de noodzakelijke klik er wel en zij waren ook bereid om waar nodig specifieke zaken uit te werken.”

Puren uit verschillende systemen

De bedoeling is dat Solutio ERM uiteindelijk diverse bedrijfsprocessen zal ondersteunen, zoals automatische personeelsplanning, operationele tijdsregistratie, real-time operationele opvolging en productiviteitsrapportage. De oplossing fungeert daarbij als een verlengstuk van het WMS CAL Consult.
P. Salaerts: “CAL Consult levert wel heel veel gegevens aan, maar de competentiematrix, de tijdsregistratie en de uurroosters bijvoorbeeld moeten toch van elders komen. Al die data zal Solutio ERM dan in een optimaal voorstel gieten. Op zich klinkt dat eenvoudig, maar als je weet hoeveel er in uurroosters wordt geschoven – een onderlinge wissel, verlof, afwisselend vroege en lage shifts – dan was het toch geen sinecure om dat allemaal goed in het systeem ingebed te krijgen.”

Een van de grootste uitdagingen bestond erin het systeem met alle andere aanwezige systemen te koppelen. “Feit is dat we meestal als een van de laatste verbeteringsoplossingen aan bestaande systemen moeten koppelen”, aldus Alex Magherman. “We moeten ook veel data uit verschillende systemen meenemen. We hebben in de loop van de jaren al veel ervaring op dat vlak opgebouwd, maar toch blijft elke situatie specifiek. Ook hier zijn we tijdens het integratietraject op de specifieke structuren van de verschillende systemen gestoten.”

P. Salaerts: “Die interfaces waren inderdaad af en toe niet evident. Zo werden veranderingen in de status binnen het WMS pas vrij laat berekend, maar daar heeft Go-Virtual binnen Solutio ERM een mouw aan weten te passen. Een geruststelling is wel dat we de tijdens de testen hebben gemerkt dat Solutio ERM heel flexibel is. In onze omgeving is dat een grote troef. Als we morgen bijvoorbeeld heel andere activiteiten opzetten, dan kunnen die vlot meegenomen worden.”

Uitwisseling op basis van competenties

Momenteel zijn de testen zo goed als afgerond en kan het systeem effectief worden geïmplementeerd. “We hebben vrij veel tijd genomen om uitgebreide testen uit te voeren. Ook hebben we onderweg heel wat aanpassingen gedaan om tijdens de implementatie zeker op geen verrassingen meer te stuiten. We zullen de uitrol site per site doen. Tegen eind dit jaar willen we de oplossing in de meeste van onze sites volledig ‘up and running’ hebben”, aldus Philip Salaerts. “Als de oplossing eenmaal in alle sites draait, kunnen we de standaarden die we nu over al onze sites heen proberen te hanteren, ook op planmatig vlak doortrekken.”


Het ultieme doel voor Distrilog bestaat erin via de uniforme oplossing  vlot medewerkers van naburige magazijnen uit te wisselen. Daarom heeft Go-Virtual het mogelijk gemaakt op de competenties van een persoon te plannen. Welke pickingactiviteiten kan iemand aan? Kan een medewerker een heftruck besturen? Enzovoort. Ook trainers, bijvoorbeeld, zullen in een aparte categorie komen.
P. Salaerts: “Binnen onze logistieke activiteiten zitten heel veel regels achter die competenties, die allemaal werden meegenomen. Daarnaast wordt er ook rekening gehouden met de diversiteit van onze pickingactiviteiten. De productiviteit kan immers sterk verschillen naargelang de aard van die activiteit.”

Volgens Philip Salaerts is een van de pluspunten van het nieuwe systeem wel de aantrekkelijke grafische user interface. “Die zorgt ervoor dat alles mooi in kaart wordt gebracht: tijdsroosters, competenties, enzovoort. Dat maakt het ook veel gemakkelijker om vlug abnormale situaties te spotten. Aangezien we met een ‘rolling forecast’ werken, kunnen we ook perfect de evoluties tijdens de dag volgen. Zo zien we pakweg om 11 uur hoeveel werk er verzet is, hoeveel er nog in de pijplijn zit en of we eventueel in de problemen zullen komen om orders tijdig af te werken. Mocht dat effectief zo zijn, dan kunnen we bijvoorbeeld medewerkers weghalen bij andere activiteiten om te komen helpen of enkelen overuren laten maken. Of we kunnen de klant proactief waarschuwen dat er problemen dreigen. In die zin kan de oplossing ook een positief effect op de klantenservice hebben.”

“Uit Solutio ERM kunnen we ook gemakkelijk rapporten trekken. Zo kunnen we komaf maken met het geknoei met Excel-sheets”, gaat hij verder. “En uiteindelijk zal ook onze historische forecast kwalitatief beter worden. Vooral voor de grote sites – waar heel veel activiteiten naast elkaar lopen – kan dat een belangrijke basis voor verbetering vormen.”

Grote aanpassingsproblemen voor de medewerkers zelf verwacht Philip Salaerts niet: “Integendeel, nu stoppen sommige medewerkers heel veel tijd in het opstellen van uurroosters. Met Solutio ERM worden dergelijke zaken veel meer geautomatiseerd, wat kostbare tijd uitspaart.
Uiteraard is het wel zo dat de tool meer transparantie zal creëren, waardoor we de productiviteit real-time zullen kunnen opvolgen, per activiteit en per individu. Voor medewerkers zal dat misschien even wennen zijn, maar zo kunnen we hen er wel vlugger op wijzen als er iets niet goed loopt. Nu hebben we zulke zaken na verloop van tijd uiteraard ook door, maar het zal voor de organisatie zeker een stap vooruit betekenen als we sneller de vinger op de wonde kunnen leggen.
Ook als we een beter zicht krijgen op hoe tijdrovend bepaalde activiteiten zijn, kunnen we daar tariefmatig op inspelen of gerichter naar efficiëntieverbeteringen zoeken. In die zin kan de oplossing zelfs een positieve invloed op onze cijfers hebben. Uiteindelijk willen we dit systeem op maximaal anderhalf jaar terugverdiend hebben.”