Lees Ook

Technologie en compliance in douaneprocessen

Nauwere samenwerking met douane op douanecongres Antwerpen

Technologie en compliance in douaneprocessen
Het vierde douanecongres dat in Antwerpen werd georganiseerd, focuste dit jaar voornamelijk op de nieuwe technologische ontwikkelingen die interessante toepassingsmogelijkheden te bieden hebben voor douanemateries en de steeds toenemende vereisten voor bedrijven op het vlak van compliance. Primeur op deze editie was een samenwerkingsovereenkomst tussen douane en privébedrijven.
 
In zijn presentatie focuste Fernand Rutten, partner in Global Trade Advisory bij Deloitte, op mogelijke douanetoepassingen van de zogenaamde emerging technologies zoals artificiële intelligentie, Internet of Things en blockchain.

Binnen een douaneproces is het extreem belangrijk de juiste classificatie (goederencode) aan de goederen toe te kennen om zo te weten welke douaneformaliteiten van toepassing zijn. En er bestaan tienduizenden goederencodes. De juiste goederencode vaststellen is dan ook niet altijd eenvoudig en in veel gevallen werk voor specialisten. Ook is het vaak een kwestie van interpreteren van en rekening houden met indelingsregels, nationale en internationale wetgeving. Zeker bij nieuwe producten, samengestelde producten en stellen en assortimenten zijn de meningen over de indeling vaak verdeeld.
 
De goederencode is niet alleen bepalend voor de hoogte van de douanerechten, de btw op ingevoerde goederen en accijnzen, maar wordt ook gebruikt om aan te geven voor wel goederen restricties, vergunningen, documentatie- of informatieverplichtingen gelden.
Kunnen die specialisten vervangen worden door robots die alles weten? Jawel, meent Fernand Rutten. Dankzij artificiële intelligentie kan de classificatie-expert zijn kennis en ervaring delen met een machine die het niet zal vergeten.
Deloitte heeft een aantal ‘proof of concepts’ bij bedrijven uitgevoerd om aan te tonen dat dit mogelijk is.
F. Rutten: “De computer doet eigenlijk hetzelfde wat een mens doet. Hij krijgt de omschrijving van de goederen en gaat op zoek naar bijkomende informatie tot hij de goederen kan classificeren. De machine zal zoeken op internet naar de Bill of Lading, naar een brochure over het product, … allerlei zaken die onze douane-expert ook zou doen. Hij brengt dat samen en op basis van bepaalde algoritmes zal hij een classificatie toekennen. Daarbij zijn er drie mogelijkheden: of hij geeft het product met een hoge graad van betrouwbaarheid een bepaalde code, of hij twijfelt en zal twee of drie varianten voorstellen, of hij weet het niet. In de twee laatste gevallen kan de classificatiespecialist de machine ‘aanleren’ welke bijkomende kennis hij nodig heeft zodat hij dit in een volgende situatie perfect kan toepassen.”

Is dit een echte Louis Vuitton?

Namaak bezorgt de douane en de Belgische schatkist heel wat hoofdbrekens. Fernand Rutten demonstreerde een blockchain-toepassing onder de vorm van een app die door startup Seal Network werd ontwikkeld om namaak te detecteren. Een chip, ter grootte van een zandkorrel en met een opslagcapaciteit van een telefoonboek, werd ingenaaid in een Louis Vuitton-riem en fungeert als gegevensdrager. Door de riem met de smartphone te scannen, krijgt men alle informatie over de riem rechtstreeks van de fabrikant. Dat is niet enkel voor de douaneoverheden interessant, maar ook voor de persoon die een aangifte moet doen, want hij ziet onmiddellijk de classificatie van het product, of het zich in het vrije verkeer bevindt en dergelijke.

Common data sharing backbone

NxtPort, het IT-paradepaardje van de Antwerpse havengemeenschap, bracht een overzicht van de douanegerelateerde oplossingen die via dit dataplatform konden lopen.
Daniel Lievens, CEO: “We willen bedrijven connecteren aan een ‘common data sharing blackbone’ waar verschillende actoren mee kunnen verbinden. Op die manier kunnen die actoren in verbinding gesteld worden met andere economische operatoren binnen de supply chain: expediteurs, douaneaangevers, verladers, logistieke dienstverleners, scheepsagenten, autoriteiten. Dat leidt tot een behoorlijke vereenvoudiging in de manier waarop ze data met elkaar delen.”
 
Maar er is meer dan enkel data delen. NxtPort werkt op verschillende niveaus:
  1. Data ontsluiten, harmoniseren en ze op verschillende gestandaardiseerde manieren ter beschikking stellen van de bedrijven;
  2. Verschillende data van verschillende actoren combineren en deze interpreteren tot nieuwe data;
  3. Dat alles combineren met een gemeenschappelijke business logica en intelligentie om zo tot nieuwe processen te komen;
  4. Datalabs die data interpreteren en deze terugkoppelen. 
Los van data die NxtPort voor alle spelers in de supply chain wil ontsluiten, is er ook een niveau waarbinnen NxtPort samen met andere spelers (lees: app-bouwers) gaat kijken welke toepassingen er nog moeten gebouwd worden om de supply chain te vereenvoudigen. Een van die apps is de ViSiGiP, die meer visibiliteit wil geven in het inspectieproces van de douane.

Visibiliteit van het douane-inspectieproces

Een pijnpunt in het douaneproces is de communicatie tussen de verschillende partijen die bij de douanecontrole van een container betrokken zijn. Want wat wil het geval? De risicoanalyse van de douane selecteert een container voor inspectie. Die inspectie gebeurt op de grensinspectiepost (GiP) en kan erin bestaan dat de container moet worden gescand of fysiek geïnspecteerd (openmaken en uitladen).

De container bevindt zich op de terminal en als alles goed gaat, weet de chauffeur die de container komt ophalen dat hij eerst naar de GiP moet rijden alvorens hij deze bij de eindklant kan afleveren. Het is echter een proces waarbij heel veel actoren betrokken zijn: de douaneagent, de transporteur, de expediteur, de terminaloperator, enz. Zij moeten allemaal met elkaar communiceren zodat de container geïnspecteerd wordt en niet ‘aan het rechtmatige toezicht van de douane wordt onttrokken’ (lees: chauffeur pikt bij de terminal op en rijdt ermee naar de eindbestemming).

ViSiGiP wordt een havenbrede applicatie waarbij alle betrokken actoren inzicht krijgen in de status van de container. Zes meldingen zullen ervoor zorgen dat die actoren niet meer met elkaar hoeven te telefoneren of te e-mailen en vooral, dat er efficiënt kan worden gepland.
 
Alles begint bij de data van de douane die in realtime kan melden welke container moet worden geïnspecteerd. Vanaf dan worden alle betrokkenen geïnformeerd over de verdere stappen en kunnen zij de registratie binnen het proces ingeven: vrachtwagen verlaat de terminal, vrachtwagen komt aan in de GiP, vrachtwagen wordt gecontroleerd, vrachtwagen is gecontroleerd, vrachtwagen verlaat de GiP. Al die statussen die in de toekomst digitaal zullen verlopen, zorgen voor een betere planning bij de transporteurs, de vertegenwoordigers van de lading, de ontgassingsdienst (in geval van gefumigeerde container), de eindklant, enzovoort.
 
Binnen deze applicatie zijn het enkel de douane en de terminaloperator die de gegevens moeten invoeren, maar je zou daar perfect alle andere dienstverleners kunnen bij betrekken. Zij geven hun status door via de ViSiGiP die het deelt met het NxtPort-platform. Deze kan de data een meerwaarde geven, waardoor andere applicatiebouwers een nieuwe oplossing kunnen bouwen voor een ander deel van het proces.

Hogere en snellere boetes om illegale handel te voorkomen

Het strategische belang van bovenstaande applicatie mag niet worden onderschat. Een stukje voorgeschiedenis…
 
Eind 2017 zond het duidingsprogramma Pano een reportage uit over de drugsmaffia in Antwerpen. Daarin nam de haven geen al te frisse plaats in, zeker niet toen een douanebeambte verklaarde hoe klein de boete was wanneer een vrachtwagen zich niet ter controle aandiende. De douane moest strenger controleren, zo luidde het verdict. Enkele maanden nadien werd het Stroomplan voorgesteld, een masterplan tegen criminaliteit en fraude. De douane speelt daarin een grote rol, want zij moet er in de eerste plaats op toezien dat de drugs Antwerpen niet binnenraken.
 
Er viel een rondschrijven binnen bij de beroepsorganisaties in de haven waarin de douane aankondigde dat zij hoge boetes ging heffen voor alle onregelmatigheden. Het zich niet aanmelden met een container was daar een van. De twee andere waren onnauwkeurige vrachtlijsten en het ophalen van een container op de terminal zonder dat de douane deze heeft vrijgegeven.
De privésector verslikte zich heftig. Dat containers vervoerd worden zonder dat ze op de vrachtlijst staan, is een dagelijkse praktijk. De vrachtlijst wordt immers verstuurd voordat het schip wordt geladen. En als er ergens onverwachts een gaatje vrijkomt, is het niet meer dan logisch dat dit wordt opgevuld. De vrachtlijst wordt nadien gecorrigeerd.
 
Dat containers op de terminal worden opgehaald zonder dat de douane ze heeft vrijgegeven, heeft te maken met het feit dat er geen communicatie bestaat tussen de douane en de terminaloperator. De terminaloperator weet enkel dat alle betalingen in orde zijn en dat de container naar de eigenaar mag. Kortom, communicatiestoornissen, onwetendheid en handelingen te goeder trouw mogen niet zomaar worden bestraft, aldus de privésector.
 
Akkoord, antwoordde de douane, maar we moeten wel kunnen controleren. Daaruit groeide een samenwerkingsovereenkomst tussen de douane en de privésector dat uniek wordt genoemd. Want eindelijk kwamen beide partijen tot gezamenlijke standpunten. Een betere communicatie, een betere kennis en verbetertrajecten moeten zorgen voor meer compliance bij de bedrijven. Daardoor kan de douane zich op de écht malafide bedrijven concentreren en wordt de logistieke stroom zo weinig mogelijk gehinderd.

Gezamenlijke zorg voor meer compliance

De samenwerkingsovereenkomst is de formalisering van de krachtenbundeling van zowel douaneoverheid als privéoperatoren in de strijd tegen alle vormen van illegale handel en fraude. De overeenkomst is een fikse boterham, waaraan heel wat vergaderingen tussen beide partijen zijn voorafgegaan. In grote lijnen omvat ze vijf goede voornemens:
  • een evenwicht creëren tussen douanecontroles en facilitering van de legale handel;
  • het ‘compliant’ gedrag van bonafide operatoren verbeteren en ondersteunen (en op die manier belemmeringen in de logistieke keten beperken);
  • de controles zullen zich focussen op malafide operatoren (en niet op aangevers die te goeder trouw handelen);
  • een proactieve aanpak hanteren om inbreuken op de douane- en accijnswetgeving te vermijden (eerder dan ze te bestraffen);
  • risicozendingen sneller en efficiënter opsporen zodat zendingen met een laag risico sneller kunnen doorstromen. 
Concreet komt het er op neer dat beide partijen zullen zorgen voor een vlottere doorstroming van informatie, dat fouten en vergissingen van douaneaangevers zullen worden aangegrepen om verbetertrajecten op te starten zodat de bedrijven meer compliant worden en dat er zal worden samengewerkt om douanevraagstukken en -problematieken op te lossen.
 
Hoe zal zich dat naar de praktijk vertalen?
  • programma’s en initiatieven initiëren met het oog op een correcte toepassing van de communautaire en nationale wetgeving inzake douane en accijnzen;
  • individuele verbetertrajecten voorzien wanneer gemerkt wordt dat bepaalde procedures niet correct worden toegepast;
  • interne processen en bedrijfscontroles op punt stellen bij de economische operatoren om het compliant gedrag te bevorderen en om de douanevoorschriften maximaal te respecteren;
  • fouten en vergissingen die geregeld worden gemaakt bij het afhandelen van douaneformaliteiten en de toepassing van douaneprocedures sneller opvolgen en complianceprogramma’s in die richting organiseren;
  • bij de beoordeling van fouten en vergissingen zal de douane rekening houden met het begrip ‘te goeder trouw’ en met het feit of de betrokken operatoren over een AEO-vergunning beschikken;opleidingen en complianceprogramma’s organiseren die zullen bijdragen aan de professionele vakbekwaamheid van de bedrijven. 

Meer communicatie en technologie

En wat met de non-communicatie tussen de douane en de terminal?
Om dat probleem op te lossen, werd jaren geleden het CCRM-project opgestart (Custom Container Release Management), een elektronisch containervrijgavebericht waarmee de terminaloperator ervan op de hoogte wordt gebracht dat alle douaneformaliteiten zijn vervuld. Dat CCRM-project is ondertussen – mede dankzij de noodzaak van het Stroomplan – quasi operationeel.
 
En wat met vrachtwagenchauffeurs die zich onttrekken aan de controle van de container? In tachtig procent van de gevallen heeft dat met onwetendheid te maken of met een onduidelijke communicatie. Zoals eerder vermeld, heeft de privésector daarvoor de digitale visibiliteitsapplicatie (ViSiGIP) ontwikkeld. De ViSiGIP van Portmade moet de communicatie transparanter maken doordat alle operatoren toegang krijgen tot de nodige informatie om de voor controle geselecteerde container aan te brengen bij de douane.
 
Het gebruik van ViSiGIP zal de onopzettelijke onttrekking aan de controle tot een minimum kunnen herleiden. Het zal echter niet kunnen vermijden dat tijdens de fysieke overbrenging van de terminal naar de scanner, de goederen alsnog opzettelijk aan de scanning worden onttrokken. Om dat laatste ‘gat dicht te rijden’ zijn er de ‘smart seals’ van de douane. Die smart seal zal op de terminal aan de container worden bevestigd. Op die manier bewaakt de douane automatisch het traject dat die container aflegt van op de terminal naar de scanner.
X