Automatisering versterkt aankoopbeslissingen

Zijn eerste stappen op de markt van sanitair en verwarming zette Induscabel in 1955. Sindsdien groeide de organisatie gestaag. Tegenwoordig heeft de groothandel ook een gespecialiseerde keukenafdeling. Het uitstalraam van Induscabel naar de eindconsument toe zijn de vijf showrooms, samen goed voor meer dan 25.000m². Daar worden maar liefst 450 badkamer- en keukensets geëtaleerd.

De b2b-klanten van Induscabel kunnen zes dagen op zeven kiezen uit meer dan 300.000 artikelen van 160 actieve merken in acht self-service-verkooppunten, die we vooral in het Waalse landsgedeelte terugvinden. De organisatie heeft eveneens een professioneel netwerk van 3.000 installateurs ter beschikking

De logistiek achter de groothandel

Voor de centrale logistieke afhandeling staat Induscabel Logistics in. Twee jaar geleden verdubbelde de organisatie zijn beschikbare oppervlakte in Jumet tot 13.000m². Vandaag worden er meer dan 9.000 artikelen opgeslagen. Een grote uitdaging daarbij is dat het productgamma heel divers is: van kleine rubberen dichtingen tot grote infraroodcabines. Daarvoor werden verschillende zones in het magazijn ingericht. Naast die centrale voorraad hebben alle verkooppunten 5.000 à 6.000 producten op voorraad liggen.

Elk verkooppunt van Induscabel wordt ’s nachts beleverd, zodat alle winkels het nodige materiaal in huis hebben als ze tussen 6 en 7.30 uur hun deuren openen. Elk artikel verlaat het centrale magazijn met een sticker waarop het nummer van de bestelling, het klantennummer en de artikelomschrijving staan. Voor het beheer van dat magazijn is het warehouse management systeem (WMS) van Kardex al meer dan tien jaar verantwoordelijk. Dankzij de introductie van Kardex en door het scannen van alle inkomende en uitgaande artikelen is het aantal fouten met meer dan 90% verlaagd.

Behoefte aan professioneler voorraadbeheer

Een tweetal jaar geleden vond Induscabel dat het tijd werd om ook het voorraadbeheer professioneler aan te pakken. Als familiebedrijf had Induscabel nog te veel ingebakken gewoontes op dat vlak. Dat kon anders en beter.
Nico D’Hert: “Onze herbevoorradingsprocessen verliepen erg manueel. Om bestellingen bij een leverancier te plaatsen, moesten we in feite de hele lijst met artikelen overlopen. We hanteerden wel een minimum- en maximumvoorraad maar elke aankoper kon de regels op zijn manier interpreteren. De ene bestelde meteen, de andere vond dat dit best nog een week kon wachten. Bovendien was ons achterliggende ERP-systeem, dat door een kleine firma wordt ondersteund, sterk verouderd en weinig gestructureerd. Kortom, het voorraadbeheer was moeilijk op te volgen en allesbehalve optimaal.”

Induscabel kampte dan ook geregeld met voorraadbreuken en te late leveringen. Dat probeerde de organisatie te compenseren door verkoopmedewerkers transfers tussen de verschillende winkels te laten doen, om klanten toch zo goed mogelijk te bedienen. Ook over die voorraadbreuken waren er geen statistieken voorhanden, zodat het lastig was om in te schatten waar de grootste problemen zaten.

Integratie tussen oud en nieuw

Samen met Xeleos Consulting, leverancier van de voorraadbeheersoftware Optimact, deed Induscabel een voorstudie om in te schatten hoe groot het potentieel van een meer geautomatiseerde manier van werken was.
N. D’Hert: “Zeer groot, zo bleek al snel. Een belangrijk punt voor ons was dat het mogelijk was om de serviceniveaus fors te verhogen. Tegelijk zouden we met Optimact de voorraad kunnen verlagen en onze processen stroomlijnen.”

Met die veelbelovende vooruitzichten in het verschiet, vroeg Induscabel aan Xeleos Consulting om Optimact binnen de organisatie uit te rollen. Daarbij zou Induscabel de klassieke aanpak volgen, met na een grondige voorbereiding en configuratie de feitelijke realisatie. De vooropgestelde deadline werd op vraag van Induscabel uiteindelijk een seizoen opgeschoven. Enerzijds omwille van een aantal interne afwezigheden en veranderingen, anderzijds omdat Induscabel de piekperiode in het najaar liever vermijdt om belangrijke projecten op te starten. In maart 2018 is Optimact – in rustiger vaarwater – live gegaan.

N. D’Hert: “Gelukkig stelde Xeleos Consulting zich op dat vlak heel flexibel op. Een belangrijke bezorgdheid wat de eigenlijke implementatie betreft, was de interface tussen Optimact en ons stokoude ERP-systeem. Toen we destijds de software van Kardex aan ons ERP-systeem hebben gekoppeld, was dat erg pittig. We hebben er destijds meerdere maanden over gedaan om alles terug op de sporen te krijgen. Tijdens de uitstelperiode hebben we er gebruik van gemaakt om ons oude ERP-systeem te updaten en alle master data op orde te krijgen, om met een zo proper mogelijke lei te kunnen starten. Maar uiteindelijk is de koppeling met Optimact op een snelle en efficiënte manier verlopen. Dat heeft ons aangenaam verrast. Een ander belangrijk aandachtspunt was dat we goed moesten afstemmen met andere departementen, zoals de sales, om te vermijden dat de voorraad tijdens de implementatieperiode te fel zou stijgen.”

Tijd voor een inventarisstrategie

Met de komst van Optimact introduceerde Induscabel meteen ook een inventarisstrategie in de organisatie.
N. D’Hert: “Voor ons was zo’n inventarisstrategie compleet nieuw. Concreet hebben we al onze artikelen in zes verschillende categorieën onderverdeeld, met name ‘strategic’, ‘flow’, ‘slow’, ‘risk’, ‘death’ en ‘new’. Elk van die categorieën kan specifieke settings en serviceniveaus krijgen, afhankelijk van de karakteristieken van de categorie in kwestie. Dankzij die strategie kunnen we bijvoorbeeld via Optimact nieuwe items op de voet volgen. Vroeger zetten we daar gewoon een min-max op en pas een paar maanden later – als we eraan dachten – keken we even hoe dat nieuwe product het deed. Dankzij de maandelijkse review van alle productcategorieën kunnen we bovendien vermijden dat we obsolete voorraad opbouwen. Dat stimuleert ons ook om via outlet oud materieel op een georganiseerde manier te gaan verkopen.”

Optimact heeft de forecasts in elk geval sterk verbeterd. “Zo kunnen de statistieken van een oud item worden gekopieerd voor de opvolger van dat product. Die forecast kunnen we vervolgens met een bepaald percentage verhogen of verlagen, naargelang de inschatting van onze verkopers. Met de hulp van Optimact kunnen we die forecasts op gezette tijdstippen bijsturen. Dalende of stijgende verkopen hebben nu een onmiddellijke impact op die forecast, wat ervoor zorgt dat de voorraden binnen de perken blijven”, voegt Nico D’Hert eraan toe.

Als groothandelaar in verwarmingsproducten heeft Induscabel uiteraard ook een groot aantal seizoensproducten in huis. “Bij de forecasting neemt Optimact automatisch de statistieken van de laatste twee jaar mee. Manueel was het een huzarenwerk om met verschillende factoren rekening te houden. Omwille van de betere forecasts die Optimact ons nu bezorgt, zijn er opvallend minder stockbreuken dan in het verleden en hebben we veel vaker de juiste voorraad op het juiste moment in huis. Met Optimact kunnen we ook vermijden dat uitzonderlijke werven in de verkoopstatistieken worden meegenomen, zodat ze niet als terugkerend seizoenspatroon kunnen worden geïnterpreteerd”, luidt het.

Automatisering spaart tijd en vat complexiteit

Tegenwoordig verlopen de meeste bestellingen bij Induscabel volautomatisch.
N. D’Hert: “Daarmee ligt ook de tijd achter ons dat bepaalde cijfers anders konden worden geïnterpreteerd. Optimact gaat heel eenduidig tewerk en dat loont. Ook meegenomen is dat aankopers nu veel gemakkelijker dingen van elkaar kunnen overnemen, als er bijvoorbeeld iemand ziek of afwezig is.”

Voor Induscabel is het verder een groot voordeel dat Optimact met complexe aankoopcondities overweg kan. “We hebben creatieve leveranciers die met erg ingewikkelde aankoopcondities op de proppen komen. Zo mogen we soms bepaalde producten mixen (de zogenaamde panachés) om een volumekorting of bonus te krijgen. Dat kan zijn op basis van het aantal stuks, de waarde van de producten en/of een bepaald aantal weken waarin je moet bestellen. Voor de aankopers was het vroeger erg lastig om die condities steeds in het achterhoofd te houden. Daardoor haalden we zeker niet altijd het onderste uit de kan. Voor Optimact is het een koud kunstje om al die spelregels bij te houden en voorstellen te doen die daar rekening mee houden”, legt Nico D’Hert uit. “In onze sector werken we ook met eindejaarsbonussen. Vroeger duurde het uren om met Excel-berekeningen te weten te komen welk volume we nog voor het eind van het jaar moesten bestellen. In Optimact hebben we daar slechts een paar seconden voor nodig. Met een druk op de knop laat het systeem meteen weten dat we binnen x aantal weken nog pakweg 40.000 stuks moeten bestellen om de grootste korting te krijgen. Dan is het aan ons om uit te maken wat we met dat voorstel doen.”

Verder laat het systeem toe om nooit veel voorraad te bestellen, wat in het verleden wel vaak gebeurde.
N. D’Hert: “Wanneer vroeger de voorraad in het centrale magazijn uitgeput dreigde te raken, hadden we de neiging gewoon dezelfde hoeveelheid als de keer ervoor te bestellen. We controleerden niet automatisch of de vraag misschien was achteruitgegaan – en we dus beter minder konden bestellen – of dat er misschien nog veel stock in onze verkooppunten lag.”
 
Nu krijgt Induscabel een aantal waarschuwingen van Optimact voordat er op de bestelknop wordt geduwd. Is de overeengekomen minimale orderbestelhoeveelheid nog altijd relevant? Voordat er wordt besteld, kan de software dat snel even checken. Of ligt er te veel stock in de verkooppunten? In dat geval kan Induscabel overstocks naar het centrale magazijn transfereren in plaats van een bestelling bij de leverancier te plaatsen. Die nieuwe strategie heeft ervoor gezorgd dat de waarde van de voorraad in de filialen met 10% is gedaald.
N. D’Hert: “Op het vlak van de voorraad in de verkooppunten moeten we wel nog een aantal zaken handmatig doen, aangezien Optimact daar niet draait. We sluiten evenwel niet uit dat we de software in de toekomst ook daar gaan gebruiken om ook de lokale voorraden nog meer te kunnen optimaliseren.”

Last but not least beschikt Induscabel nu over een KPI-dashboard (key performance indicators) om de voorraden in het vizier te houden. Op die manier kunnen verbeteringen bijvoorbeeld nauwgezet worden opgevolgd en actie worden genomen als dat nodig blijkt. “In een sector waar trends elkaar razendsnel opvolgen, is kort op de bal kunnen spelen een must”, weet Nico D’Hert. “Anders loop je het risico dat je op een bepaald moment met heel veel verouderde voorraad komt te zitten. Het is een grote geruststelling dat die zaken nu automatisch voor ons worden opgevolgd.”

Meer marge, minder stress

De combinatie van efficiënter bestellen, betere forecasts, de juiste voorraad op de juiste plaats en het feit dat Induscabel nu optimaal gebruikmaakt van kortingen heeft ertoe geleid dat de marges in 2018 verhoogd zijn. “Hoeveel onze servicegraad precies is gestegen, valt moeilijk te zeggen. Wel zeker is dat we nu veel minder vaak brandjes moeten blussen omdat we nu een veel beter overzicht hebben en tijdig op eventuele problemen kunnen inspelen”, vat Nico D’Hert samen. “Bovendien hebben we het aantal medewerkers dat zich toelegt op de stockbestellingen kunnen reduceren van 5 naar 3,5. We hebben die vijf mensen nog steeds in dienst, maar nu hebben ze bijvoorbeeld de tijd om bepaalde zaken te analyseren met het oog op verdere verbeteringen. Hun ‘day to day business’ is ook veel minder stresserend geworden.”

Sinds de komst van Optimact is de waarde van de totale voorraad stabiel gebleven.
N. D’Hert: “We hebben niet minder voorraad, maar wel een betere voorraad. In 2018 hebben we 341 artikelen geschrapt, 620 nieuwe artikelen gecreëerd en 125 artikelen vervangen. We zitten nu dus boven de 9.000 artikelen op voorraad, terwijl we er begin 2018 ongeveer 8.400 hadden. Kortom, we hebben er nieuwe artikelen kunnen bijnemen zonder onze voorraadwaarde te verhogen. Bovendien mogen we niet vergeten dat we de voorraad in onze verkooppunten wel hebben zien dalen.”

Actiepunten voor de toekomst

Intussen is Optimact een jaar live en wordt het tijd om aan verdere verbeteringen te denken.
N. D’Hert: “Om te beginnen willen we in ons orderboek gaan spitten om de ‘fake’ orders eruit te halen. In onze sector hebben we namelijk heel wat openstaande bestellingen omwille van geplande werven. Het is zeer goed mogelijk dat een klant vandaag bestelt, maar pas over twee jaar beleverd wil worden. Naargelang de voortgang van de werken is het bovendien niet uitgesloten dat die levertermijn maanden of zelfs jaren opschuift. Vandaag zetten we tegenover elk order ook voorraad. Door ons orderboek beter te beheren, kunnen we overwegen om sommige zaken later te bestellen en zo onze voorraad naar beneden te halen.”

Daarnaast wil Induscabel de herinneringen aan leveranciers binnen Optimact automatiseren met een eerste, tweede en derde herinnering wanneer levertijden worden overschreden. Binnen het oude ERP-systeem komen die herinneringen nu ook al naar boven, maar door ze met Optimact te linken, is het mogelijk die stap volledig te automatiseren.

Een ander actiepunt bestaat erin het aantal transfers tussen de verkooppunten en het centrale magazijn te verminderen. “Die producten moeten worden getransporteerd en in het centrale magazijn worden ontvangen, en daar kunnen een aantal dagen of zelfs een week over gaan. Daar houdt Optimact geen rekening mee”, merkt Nico D’Hert op. “Daarom zouden we de verkopers op winkelniveau, in de mate van het mogelijke, graag een sales forecast laten uitvoeren, wat tot op vandaag niet gebeurt. Daarnaast zou de ontvangst van de artikelen die naar het centrale magazijn worden overgeheveld sneller kunnen verlopen.”

Om de service voor de klanten nog te verbeteren, wil Induscabel hen in de toekomst proactief informeren wanneer een bestelling vertraging dreigt op te lopen. “Nu gebeurt het nog te vaak dat de klant zelf belt met de vraag waar zijn levering zit”, zegt Nico D’Hert. “Ook dat is een punt waar we binnenkort werk van willen maken om onze klantenservice te verhogen, samen met ons aankoopteam en Xeleos Consulting.”