Flexibele en intuïtieve Microsoft Dynamics NAV weerspiegelt de bedrijfscultuur van OptimaT
Bij de selectie van een nieuw ERP-pakket ging OptimaT zorgvuldig op zoek naar een systeem dat perfect aansloot bij de bedrijfscultuur van een grote beschutte werkplaats. Microsoft Dynamics NAV had alles in huis voor de volledige integratie van alle processen en kan dankzij haar flexibele structuur ook een oplossing bieden voor het complexe HRM- en kwaliteitsbeheer eigen aan de sector. De IT-specialist Christiaens leidde dit project in goede banen met een sterk gewaardeerde persoonlijke aanpak.
‘aangepaste Tewerkstelling, optimale Tevredenheid!’. Onder deze slogan biedt OptimaT uit Lichtervelde duurzame tewerkstelling aan personen met een arbeidshandicap. OptimaT profileert zich hierbij als een innovatieve toeleverancier en dienstenpartner van industrie en KMO en is actief in diverse sectoren.
Nieuwe bedrijfssoftware, nieuwe noden
Marianne Deseure, verantwoordelijke Financieel en Personeelsbeleid: “Ons verouderde bedrijfssoftware was aan vervanging toe maar wij wilden voor zo’n kapitale investering niet over één nacht ijs gaan. Dus stelden we een externe consultant aan om onze bedrijfsprocessen te optimaliseren en een lastenboek op te stellen. Onze eisen waren niet min: zo weinig mogelijk maatwerk, de integratie van alle processen in één pakket, een goed ontwikkeld HRM-luik, een service-module voor het onderhoud van de machines en tot slot een uitgebreide tijdsregistratie, magazijnbeheer en rapportering. Over alle afdelingen heen was geïntegreerd kwaliteitsbeheer ook noodzakelijk.”
Flexibiliteit troef
Na het selectietraject kwam Christiaens met de ERP-software Microsoft Dynamics NAV als beste uit de bus. Pieter Decock, directie-assistent: “In vergelijking met de andere pakketten viel ons hard op hoe eenvoudig en flexibel Microsoft Dynamics NAV te parametriseren is. Het gebruiksgemak sluit aan bij onze bedrijfscultuur. Het is een intuïtief pakket, wat belangrijk is voor onze monitoren die bij voorkeur zo weinig mogelijk tijd achter de computer doorbrengen. Christiaens stak er bovenuit met hun ervaring en persoonlijke aanpak.”
Efficiënter werken dankzij centrale gegevens
“Een groot voordeel van het pakket is de integratie van alle gegevens: klanten, producten, materialen, machines, mensen,… alles is centraal beschikbaar en kan vanuit diverse documenten opgevraagd worden. Bovendien kan een goed opgestelde offerte in geen tijd omgezet worden in een order, een productieorder, een pickbon, een zendnota of een factuur. De efficiëntie die dit met zich meebrengt is enorm.”, aldus Marianne Deseure.
Productie: overzicht en nacalculatie
Wanneer een verkooporder wordt ingegeven, berekent Microsoft Dynamics NAV op basis van de voorraad en gereserveerde artikelen wat er nog moet aangekocht of geproduceerd worden. Vervolgens worden productieorders en aankoopvoorstellen aangemaakt. De monitors in het atelier kennen aan elke productieorder machines en mensen toe. De productieleiding kan op het overzichtsscherm zien welke orders in welke atelier afgewerkt worden. Dankzij de tijdsregistratie kan de boekhouding alles nauwgezet volgen en is OptimaT er zeker van dat alle orders correct en op tijd gefactureerd worden.
“Alle geregistreerde gegevens bieden ons ook een mooie nacalculatie van elk order. Op die manier weten we niet alleen of we de correcte prijzen hanteren, maar ook of we de juiste mensen inzetten en of er extra scholing nodig is. Deze gegevens zijn van belang voor de sociale dienst.”, legt Marianne Deseure uit.
Optimalisatie in het magazijn
Wanneer een productieorder afgewerkt is, worden alle artikelen met een bon afgeleverd in het magazijn. Microsoft Dynamics NAV geeft meteen een melding op de terminal van de magazijnier wat er moet weggezet of verstuurd worden.
“Vroeger rolden de opdrachten uit de printer of moest men telefoneren om te vragen wat er moest gebeuren, dit verloopt nu een stuk efficiënter en met minder papierverbruik”, vertelt Pieter Decock.
Bepaalde klanten laten hun stock beheren door OptimaT en willen die op elk moment kunnen inkijken. Hiervoor werden ofwel interfaces ontwikkeld met het ERP-systeem van de klant, ofwel levert OptimaT de nodige rapporten aan. Ook de halfjaarlijkse stocktelling verloopt een pak sneller dan vroeger: het ingeven van de gegevens ging dankzij het gebruik van scanners van vier dagen naar amper één dag.
Rapportering: een nieuwe wereld gaat open
Marianne Deseure: “Met Microsoft Dynamics NAV ging een nieuwe wereld voor ons open. De eenvoudige export naar Excel brengt elk rapport binnen handbereik en we gebruiken er heel wat: openstaande klantenfacturen, omzet per afdeling, nacalculatie per order, klachtenlijst, klachtenkost per afdeling, afwezigheden en verlofdagen, voorraadniveaus, tijdregistratie van orders, lonen, uitgaande betalingen, noem maar op. Het helpt ons om de eigen werking te verbeteren en de relaties met klanten en leveranciers rationeel te beoordelen.”
“Kortom, OptimaT heeft de eigen efficiëntie een pak verbeterd. Christiaens heeft de opdracht goed begrepen en uitgevoerd, waarbij men steeds rekening hield met onze wensen. Dat maakt ons erg tevreden klanten!”, besluit Pieter Decock.
