Hema breekt records in e-commerce DC

Het e-commerce DC van Hema in Utrecht breekt momenteel records. Op de dag voorafgaand aan het interview – midden in de tweede coronagolf, ruim voor Black Friday – is voor het eerst de grens van 120.000 picks per dag doorbroken. Caspar de Jong, director Global Logistics, en Jeroen Dietz, manager e-commerce DC bij Hema, zijn trots op die mijlpaal. “Een jaar geleden had dit distributiecentrum nog een theoretische capaciteit van 110.000 picks per dag. Inmiddels gaan we richting de 130.000 picks per dag”, klinkt het.
 
Met het coronavirus is de belangrijkste reden voor de snelle groei genoemd. “Toen de pandemie half maart 2020 uitbrak, moesten we in korte tijd opschalen van 11 naar 21 shifts per week”, verklaart Jeroen Dietz. “Zeven dagen per week waren we dag en nacht druk met het verzamelen, verpakken en verzenden van orders. Na de zomer moesten we half september opnieuw opschalen. Eerst naar 18 shifts en sinds begin november weer naar 21 shifts.”
 
Hema levert vanuit Utrecht niet alleen aan onlineklanten uit Nederland, maar ook uit België, Frankrijk, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Voor die klanten is het onlinekanaal een veilige methode om boodschappen te doen, met name op momenten dat het aantal coronabesmettingen oploopt. Hema ziet steeds meer klanten daarom kiezen voor aflevering aan huis in plaats van ophalen in de winkel. “En Hema is niet de enige. Wij zien dat het onlinekanaal voor retailers in heel Europa een belangrijke levensader is geworden. Daardoor kunnen ze hun klanten blijven bedienen, ook tijdens een lockdown”, stelt Martijn Herder, CEO van Inther Group.

Gefaseerde uitbreiding

Dat het distributiecentrum zoveel orders kan verwerken, is het resultaat van een vier jaar durend automatiseringstraject. Sinds 2016 is zowel de opslag- als de orderpickcapaciteit in fases uitgebreid. “Tot dat moment was de operatie louter manueel ingericht. De orderpickers liepen met pickkarren langs de stellingen met onderin legbordlocaties en bovenin palletlocaties. Tussen de orderpickers reden 22 reachtrucks die voortdurend bezig waren met aanvulling van de pickvoorraad op de legbordlocaties. De enige mechanisering bestond uit een rollenbaan, die de volle dozen van het orderpickgebied naar de inpakstations transporteerde”, zegt Jeroen Dietz.
 
In 2016 stelde Hema een onderzoek in met maar één vraag: hoe lang zou het manuele distributiecentrum nog voldoen? De uitkomst was enigszins verrassend. De maximale capaciteit zou al in 2017 worden bereikt. “Toen hebben we samen met Inther een plan gemaakt om delen van de operatie te mechaniseren en te automatiseren. We moesten wel. De volumes werden te hoog om ze in dit pand op een manuele manier te blijven verwerken.”

Miniload en shuttles

Als eerste heeft Inther een miniloadsysteem met ruimte voor 13.000 kunststof bakken geïnstalleerd. Hier ligt nu een groot deel van de bulkvoorraad voor aanvulling van de picklocaties. De twee miniloadkranen plaatsen de benodigde bakken op een rollenbaan die de nieuwe pickvoorraad richting de legbordlocaties transporteert.
Jeroen Dietz: “Daardoor is het reachtruckverkeer een flink stuk afgenomen. Omdat die reachtrucks in dezelfde gangen reden als al die orderpickers met hun pickkarren, wilden we daar zo snel mogelijk vanaf. Dankzij die miniload en een tweede dozensluitmachine hadden we voldoende capaciteit om het hoogseizoen van 2017 door te komen.”
 
Het jaar daarop ging Inther aan de slag met uitbreiding van de orderpickcapaciteit. Daarvoor is een shuttlesysteem met ruimte voor 33.000 kunststof bakken geïnstalleerd, waarvan 5000 bakken zijn verdeeld in vier compartimenten. De 75 shuttles, verdeeld over drie gangen, zijn samen in staat 2400 bakken per uur te transporteren naar de acht orderpickstations. Op elk station staat een orderpicker, die het juiste aantal artikelen uit de bak pakt en verdeelt over de zes klaarstaande dozen. “In die bakken liggen de ‘slow movers’, die we dankzij dit goods-to-person-systeem met een hogere frequentie kunnen picken dan voorheen”, weet Jeroen Dietz.

Slimme pickkarren

De slow movers beslaan zestig tot zeventig procent van het assortiment, dat bestaat uit 14.500 artikelen. De fast movers liggen nog steeds op legbordlocaties en worden nog altijd met behulp van pickkarren gepickt.
J. Diets: “Maar dat zijn wel slimme pickkarren met pick-to-light-technologie. Het display op de kar stuurt de orderpicker naar de juiste locatie. Als de orderpicker het juiste artikel scant, geven de pick-to-light displays aan hoeveel stuks hij of zij in elke doos moet leggen. Op die manier kan elke orderpicker zestien orders tegelijk afhandelen.”
 
Als het om kleine orders gaat, kan Hema die bundelen tot een batch. Elke batch wordt verzameld in één bak, waarna de artikelen met behulp van een putwall weer op order worden gesorteerd. “Op die manier kunnen we de loopafstanden nog verder terugbrengen en de efficiëntie verhogen”, vertelt Jeroen Dietz. “We hadden 22 orderpickkarren, maar onlangs hebben we dat aantal uitgebreid naar 28 stuks. Mede dankzij de acht orderpickstations en de extra orderpickkarren zijn we erin geslaagd de capaciteit in vier jaar tijd te vergroten van 80.000 naar 130.000 picks per dag.”

Volledige integratie

Inther heeft niet alleen het miniload- en het shuttlesysteem geleverd, maar het hele automatiseringstraject uitgevoerd. Dat omvat ook een dozenopzetmachine, label applicators, ‘automated document inserters’ en de conveyors die alle machines en systemen met elkaar verbinden. Het warehouse control system (WCS) voor integratie en aansturing van het geheel is eveneens afkomstig van de system integrator uit Venray. “In 2016 moesten we snel schakelen. Inther had al de pickkarren en het warehouse management system (WMS) geleverd, kende onze operatie van haver tot gort en kon snel aan de slag”, verklaart Dietz de keuze voor de system integrator.
 
Ook in de jaren daarna keerde Hema steeds weer bij Inther terug. “Bij de aanschaf van het shuttlesysteem hebben we verschillende leveranciers om een aanbieding gevraagd. Maar het heeft grote voordelen om alles bij één partij onder te brengen, zodat één grote geïntegreerde oplossing ontstaat”, vertelt Jeroen Dietz, die bijval krijgt van Caspar De Jong. “We hebben met de oplevering van dit distributiecentrum tien jaar geleden een basis gelegd, waaraan steeds nieuwe elementen zijn toegevoegd. Elke toevoeging heeft bijgedragen aan verdere optimalisering van de operatie.”
Voor Inther is deze aanpak gebruikelijk. “Samen met onze klanten maken we een ‘customer journey’, waarbij we het systeem continu uitbouwen en verbeteren. Hierin speelt softwareoptimalisering een grote rol. Met aanpassingen in de software kunnen we vaak enorme verbeteringen van capaciteit en doorlooptijd realiseren zonder direct mechanica bij te hoeven bouwen”, stelt Martijn Herder.

Verdeling van werklast

Een belangrijk deel van de optimalisering komt voor rekening van de software van Inther. Door steeds meer slimme logica toe te voegen, is het gelukt de capaciteit van de systemen verder te vergroten. “Neem als voorbeeld de mogelijkheid om de orders evenredig over het systeem te verdelen. Als we vroeger de online orders uit ons SAP-systeem overhevelden naar het WMS, hadden we geen idee hoeveel werk daarmee was gemoeid. Met als gevolg dat het in sommige zones druk en in andere juist rustig was”, verklaart Jeroen Dietz.
 
Inther heeft een oplossing ontwikkeld die onderscheid maakt in het type order. Bevat dat order orderregels voor het legbordengebied, voor het shuttlesysteem of voor allebei? Is het een klein order dat met andere orders kan worden samengevoegd tot een batch? “Wij kunnen nu vooraf zien wat de impact van de orders op de werklast in de verschillende zones is. Door de vrijgave van de orders nauwgezet te plannen, kunnen we de werklast optimaal verdelen en nog beter gebruik maken van de beschikbare capaciteit.”

Fast movers en slow movers

Een andere belangrijke factor betreft de allocatie van artikelen. Elke week maakt Hema een voorspelling van het verwachte aantal picks per artikel. Stijgt het aantal picks en verandert een slow mover in een fast mover? Dan wordt de pickvoorraad uit het shuttlesysteem gehaald en op een legbordlocatie gelegd. “Dat gaat niet altijd goed”, lacht Jeroen Dietz. “Toen half maart de eerste coronagolf uitbrak, steeg de vraag naar schoonmaakproducten onverwacht snel. Artikelen die eigenlijk altijd in het shuttlesysteem lagen, veranderden opeens in fast movers.”
 
In het e-commerce DC liggen nu 14.500 artikelen op voorraad. Dat is vrijwel het gehele assortiment dat in de winkels ligt, behalve versproducten zoals gebak en worst en gevaarlijke stoffen die niet per post mogen worden verstuurd. “Aan dat aantal van 14.500 artikelen proberen we zo goed mogelijk vast te houden. In de toekomst kunnen we misschien meer artikelen kwijt, maar op dit moment is dat het maximum”, aldus Jeroen Dietz.

Minimaal aantal mispicks

Door mechanisering en automatisering is niet alleen de opslag- en orderpickcapaciteit flink vergroot, maar is ook het aantal pickfouten aanzienlijk verlaagd. De artikelen die op de legbordlocaties liggen, worden zowel bij het orderpicken als het inpakken stuk voor stuk gescand. Op de acht orderpickstations die gekoppeld zijn aan het shuttlesysteem, geven led-strips met groen en rode lampjes aan uit welk compartiment moet worden gepickt en voor welke doos die artikelen bestemd zijn. Het scherm boven elk pickstation toont de bijbehorende pickinstructies. “Als de orderpickers al fouten maakten, was dat met name op het moment dat ze na een groot aantal picks met één stuk opeens twee stuks moesten picken. Dat hebben we opgelost door het scherm rood te kleuren als het aantal stuks verandert. Het aantal ‘mispicks’ is nu extreem laag”, klinkt het.
 
Mispicks voorkomen begint al bij inslag, benadrukt Jeroen Dietz. Omdat de opslagcapaciteit beperkt is, wordt het e-commerce DC dagelijks bevoorraad vanuit het centrale distributiecentrum een eindje verderop. Voor ontvangst en inslag beschikt Hema over negen vaste en vier mobiele werkplekken, waar de goederen worden uitgepakt en gecontroleerd. “Alles wat we ontvangen, wordt volledig nageteld en overgepakt in lege bakken. Alles voor een maximale voorraadbetrouwbaarheid.”

Resident engineering

Jeroen Dietz is blij met de betrouwbaarheid en gebruikersvriendelijkheid van de gekozen oplossing. Inther levert ook ‘resident engineers’, die de dagelijkse verzorging en onderhoud van het systeem voor hun rekening nemen. Bij Hema gebeurt dat in een 24-uurs operatie. “Het organiseren van resident engineers doen we steeds vaker en past in onze missie om klanten zoals Hema volledig te ontzorgen. Speciaal daarvoor hebben wij in het midden van Nederland een hub ingericht met een team dat we voortdurend uitbreiden”, vertelt Martijn Herder.
 
De gebruikersvriendelijkheid is met name belangrijk nu Hema snel moet opschalen. In drie weken tijd is het aantal uitzendkrachten meer dan verdubbeld. Elke dag gaan zestien nieuwe mensen aan de slag. “Dat verloopt gelukkig erg soepel. Na twee dagen zijn ze al voldoende ingewerkt. Vanwege de snelle groei die we momenteel online meemaken, kijken we alweer vooruit naar opschaling van de capaciteit. Simulatie moet nu duidelijk maken welke oplossing we op de lange termijn kunnen inzetten om aan de vraag te blijven voldoen”, besluit Caspar De Jong.