Het juiste gereedschap voor de job

Wie kent het handige gereedschap van Stanley Black & Decker niet? Al 175 jaar helpt het van oorsprong Amerikaanse bedrijf bij klussen in heel wat huishoudens en bedrijven. Vandaag is de organisatie met bijna 40.000 medewerkers in ongeveer 175 landen actief.
In Tessenderlo vinden we het Europese distributiecentrum van Stanley Black & Decker terug. Die site focust op hand- en elektrisch aangedreven gereedschap voor zowel de doe-het-zelf- als de professionele markt. Er werken ongeveer 600 mensen.

Uitdagingen op het terrein

Het L-vormige magazijn van Stanley Black & Decker staat op een terrein van maar liefst 65.000 vierkante meter. Dagelijks worden er zo’n honderd trucks verwelkomd. Het spreekt voor zich dat het lastig is om het overzicht over de trafiek op zo’n grote oppervlakte te houden.

Jani Stathis: “We zagen verschillende verbeterpunten. Om bijvoorbeeld te weten welke trailers waar op ons terrein staan, hadden we nood aan meer visibiliteit. Die visibiliteit zou ook de veiligheid op de site ten goede komen. Bovendien zou een geautomatiseerde oplossing ons verlossen van veel paperassen die over en weer gingen. Verder wilden we ook de receptie van de vrachtwagenchauffeurs automatiseren en optimaliseren. Vroeger verliep die soms moeizaam. We werken immers met chauffeurs uit alle windstreken. Die spreken Hongaars, Turks, Grieks, noem maar op. Die taalbarrière tussen de chauffeurs en onze bewakingsagenten wegwerken vormt voor ons een grote uitdaging.”

In de zoektocht naar een oplossing om die uitdagingen te counteren kwam Stanley Black & Decker bij aanbieder van yard management oplossingen Peripass terecht. “Daarna is het snel gegaan”, herinnert Jani Stathis zich. “In amper zes maanden tijd waren we live met de oplossing die ons yard management naar een hoger niveau heeft getild.”

“Maar voordat je zo’n oplossing kunt implementeren, moet je uiteraard wel eerst alle operaties in de applicatie registreren, want die baseert zich op de configuratie van de stromen die je hebt ingevoerd”, gaat hij verder. “Bij ons begint alles met de preregistratie. Op dat moment worden al een aantal gegevens ingevoerd die later in het proces van belang zullen zijn. Daarna volgt de registratie van de vervoerder, gevolgd door de dispatching naar de laad- en loskades of het parkeerterrein. En als de trucks eenmaal geladen of gelost zijn, zullen ze uiteraard het terrein weer verlaten.”

Geautomatiseerde ontvangst

Met de hulp van Peripass werden meerdere problemen tegelijk aangepakt, met als startpunt een efficiëntere preregistratie.
J. Stathis: “Voor ons was het belangrijk dat we de vele vrachtwagens die we dagelijks ontvangen niet één voor één moesten preregistreren. Binnen het nieuwe systeem is het gelukkig mogelijk om alle vrachtwagens in één batch op te laden, zodat ze allemaal ineens zijn geregistreerd. Natuurlijk blijft het ook mogelijk om ad hoc preregistraties te doen. Van zodra die preregistratie is gebeurd, krijgt de transporteur automatisch een QR-code die de chauffeur later kan gebruiken om zich te registreren. Ook de dockdeur en het afgesproken tijdsslot voor de vervoerder kunnen indien gewenst worden meegegeven. Het systeem is erg configureerbaar, zodat extra informatie vlot kan worden toegevoegd.”
 
Met het oog op een snellere en efficiëntere registratie op de site werd de receptie volledig gedigitaliseerd. Centraal daarbij staat de service kiosk. Daar kan de chauffeur de gewenste taal kiezen, waarna het systeem hem de rest van het proces in zijn eigen taal te woord zal staan. Vervolgens scant hij zijn QR-code, wat meteen minder kans op fouten geeft dan wanneer hij een lang cijfer moet intikken. Aan de hand daarvan bepaalt het systeem dan in welke stroom de chauffeur terechtkomt. De oplossing wordt trouwens niet alleen gebruikt voor alle transport, maar ook om bezoekers en contractors te registreren. Via het systeem kan dan ook worden ingegeven in welke hoedanigheid de persoon in kwestie de site komt bezoeken.

“Ook niet onbelangrijk is dat het gsm-nummer van de chauffeur wordt gevraagd. Bijgevolg kan de verdere communicatie op het terrein via sms verlopen. Zo vermijden we dat een chauffeur tijdens zijn bezoek de bewaker moet aanspreken”, vervolgt Jani Stathis. “Momenteel passen wij dit nog niet toe, maar het is ook mogelijk om Peripass te koppelen met de toegangscontrole voor de slagbomen. In dat geval creëert het systeem ad hoc een pincode waarmee de chauffeur de slagbomen kan openen. Als de chauffeur dan na het laden of lossen zijn transportdocumenten gaat ophalen, ontvangt hij opnieuw een pincode waarmee hij de slagbomen kan openen om het terrein te verlaten.”

Snelle toewijzing aan de kade

Om de chauffeurs aan een laad- en loskade toe te wijzen, maken de dispatchers gebruik van de ‘drag & drop’ functionaliteit in het dashboard. Daarin zien ze welke chauffeurs op de site zijn aangemeld. Vervolgens kunnen ze de truck naar de gewenste kade slepen, waarna de chauffeur automatisch een bericht krijgt met de kade waar hij wordt verwacht.

Voor Stanley Black & Decker betekent ook de geautomatiseerde dispatching functionaliteit een aanwinst. “Heel wat chauffeurs moeten met hun lading altijd naar dezelfde kade rijden. Toch moesten ze zich vroeger steeds opnieuw registreren en de bewakingsagent vragen aan welke kade ze moesten zijn”, legt Jani Stathis uit. “Op basis van de specifieke stromen die we hebben gedefinieerd, weet het systeem dat een bepaalde carrier altijd naar dezelfde kade moet. De chauffeur hoeft enkel zijn pincode in te voeren en vervolgens wordt hij automatisch op het gewenste moment naar zijn vertrouwde kade gestuurd, zonder dat hij op een manuele toewijzing hoeft te wachten.”

Vlotter werken via mobiele app

Verder heeft Stanley Black & Decker op de site mobiele toestellen van Peripass geïntroduceerd die compatibel zijn met de yard app.
J. Stathis: “Die toestellen worden bijvoorbeeld gebruikt door onze twee rangeerders. Als er een swap trailer moet worden verplaatst, dan zorgen zij daarvoor. Vroeger moesten we hen daarvoor bellen. Als nu een net geloste trailer naar een bepaald parkeerterrein moet, verplaatsen we die via een drag & drop in Peripass naar de gewenste locatie. Daarop krijgt de rangeerder automatisch een bericht met de opdracht op zijn toestel. Als hij de taak heeft bevestigd, kan hij de trailer verplaatsen. Aan de hand van een foto kan hij tot slot bevestigen dat de trailer effectief op de juiste parkeerplaats staat.”

Ook de verschillende veiligheidscontroles van trailers aan de kade verlopen tegenwoordig efficiënter via de app. Op hun toestel kunnen de operatoren verschillende punten afvinken en waar nodig foto’s nemen als bewijs. Tot slot worden voordat de vrachtwagens het domein verlaten verschillende foto’s genomen, bijvoorbeeld van het trailernummer. Bij eventuele diefstal later in het traject kunnen die foto’s voor de verzekering worden gebruikt.

“De app is erg configureerbaar. Zo kun je op basis van je stromen specifieke taken doen verschijnen. Via de app hebben we heel wat papier kunnen wegwerken”, aldus Jani Stathis. “Voorwaarde is natuurlijk wel dat je de mobiele data op het toestel activeert. Of je moet een hele goede wifiverbinding hebben, maar op de ‘yard’ is dat natuurlijk niet evident.”

Zicht op de stromen

Last but not least heeft Stanley Black & Decker nu realtime visibiliteit over de site gekregen. Zo wordt in het dashboard visueel weergegeven welke vrachtwagen zich op welk moment aan welke laad- en loskade bevindt. Aan de hand van kleurcodes wordt elke status duidelijk in het systeem weergegeven. Zo is een groene poort vrij, blauw betekent bezet. Via het icoontje in de trailer ziet de operator ook of de vrachtwagen aan het inladen, uitladen of gesloten is. Is het laden of lossen voltooid, dan komt er een vinkje bij.

Verder is het ook mogelijk een specifiek deel van de stromen weer te geven. Voor de operatoren in het magazijn is het bijvoorbeeld handig dat ze kunnen selecteren op inbound- en outboundstromen voor een welbepaalde dag. Dat geeft hun een goed zicht op de workload die hen te wachten staat. “En uiteraard is het ook mogelijk gegevens uit het verleden op te vragen. Bijvoorbeeld om na te gaan van wanneer tot wanneer een chauffeur op de site aanwezig was”, klinkt het.

Die visibiliteit maakt ook een doeltreffend yard management mogelijk. “Als je zoals ons een zeer grote site hebt, is het soms lastig om trailers terug te vinden”, weet Jani Stathis. “Aangezien we nu alle bewegingen via de app registreren, kunnen we de trailers allemaal snel lokaliseren.”

Op naar verdere integratie

Jani Stathis blikt tevreden terug op het implementatietraject: “We hebben maar weinig problemen gekend en als ze er waren, werden ze snel opgelost. Door de gebruikersvriendelijkheid van het systeem hebben de medewerkers het snel geaccepteerd.

In een volgende fase wil Stanley Black & Decker Peripass ook koppelen aan de toegangscontrole, zodat ook dat luik wordt geautomatiseerd. “Dat we dat hebben uitgesteld, heeft vooral met IT-aangelegenheden te maken, maar samen met Peripass zijn we aan het bekijken hoe we dat kunnen oplossen”, besluit Jani Stathis. “In een latere fase willen we ook nog bekijken wat contactloze ‘document handling’ voor ons kan betekenen. Mochten we daartoe komen, zou dat qua efficiëntie opnieuw een enorme stap voorwaarts betekenen.”

TC