Doe-het-zelfsector start met GS1

Op 9 december 2016 ondertekenden acht Belgische retailers actief in de doe-het-zelf, tuin- en diersector een gezamenlijke intentieverklaring waarbij ze zich engageren een aantal belangrijke stappen te nemen om op korte termijn de artikelmasterdata of productgegevens van hun leveranciers via GDSN te ontvangen. Het gaat om Aveve Retail, Brico (Maxeda), Gamma België, Horta, Hubo België, Makro Belgium, Meno-Group en Tom & Co én hun retailersfederatie Comeos. De intentieverklaring werd vervolgens eveneens ondertekend door leverancier Calodar en leveranciersfederatie Febin.
 
Na een informatiesessie die GS1 Belgilux samen met de betrokken retailers organiseerde, meldden zich heel snel een aantal fabrikanten aan om ook aan het systeem deel te nemen. Begin maart 2017 hadden zich al 42 leden uit de sector geëngageerd om het systeem te hanteren om productgegevens uit te wisselen. Ten laatste tegen eind 2018 zullen de ondertekenaars artikelmasterdata verzenden of ontvangen via GS1 GDSN. GS1 Belgilux van zijn kant verbindt zich ertoe tegen midden 2017 een Benelux datamodel voor de sector aan te bieden.

​GDSN als centrale database

Bedoeling is dat de fabrikanten hun productgegevens doorgeven in een centrale database: het Global Data Synchronisation Network (GDSN) van GS1. GS1 is een organisatie met een lange geschiedenis die in het verleden nog bekend stond onder de naam EAN en toen instond voor de algemene invoering van barcodes op consumentenproducten. Dat systeem werd later uitgebreid naar de logistieke eenheden zoals omdozen. Het past in een zakelijke filosofie waarbij de sector van de supermarktketens en de fabrikanten van consumentengoederen zich realiseerden dat ze allemaal samen voordeel konden halen uit een gemeenschappelijk systeem van goederenidentificatie en de eenvormige manier om productgegevens uit te wisselen.
 
Binnen de distributiesector wordt al een tijd aan de verfijning van het systeem gewerkt en dat is uitgemond in de meest recente versie die de naam GDSN meekreeg. In zijn huidige staat komt het systeem erop neer dat een fabrikant de gegevens van zijn producten in een centrale database registreert en dat hij dan de toelating geeft aan zijn klanten – de distributeurs – om die gegevens op te halen en in hun eigen informaticaomgeving te gebruiken. Op die manier hoeft die fabrikant de productgegevens maar één keer in te geven. Elke nieuwe klant kan opnieuw gebruik maken van diezelfde data zonder dat de fabrikant daar iets voor hoeft te doen. Eén keer maken. Oneindig keer delen.

​Excel is dood

Dat model is nu al schering en inslag in de distributiesector van de consumentengoederen, maar het contrasteert scherp met andere sectoren die niet op de manier werken, zoals de doe-het-zelfketens.
Marc Henkens, e-commerce manager bij Hubo, legde tijdens de lanceringsvergadering van het project uit dat Hubo zelf Excel-bladen maakt met velden voor de productgegvens die het nodig heeft. Die stuurt de doe-het-zelfketen naar al zijn leveranciers om op die manier gestructureerde data te kunnen ontvangen die het dan – min of meer automatisch – in zijn ERP-systeem kan opladen. “Die methode was nog werkbaar voor een catalogus met 500.000 referenties, maar intussen hebben we beslist een DIY-marketplace te ontwikkelen waar meer dan een miljoen referenties op worden gepresenteerd. Dan halen we het niet meer met rekenbladen. We moeten een doorgedreven vorm van automatisering ontwikkelen en om die reden hebben we ons bij het initiatief van GS1 aangesloten.”
 
Ook bij Calodar, groothandel in sanitaire producten, hebben ze een catalogus van 100.000 artikels, die is samengesteld op basis van de gegevens die de leveranciers via Excel-sheets aanbrengen. “Die gegevens laden we op in de PIM – product information management – en vandaaruit kunnen de data verder voor allerlei doeleinden worden gebruikt: brochures, de website, maar ook in de interne processen zoals het magazijn”, vertelt Carolien van de Voort, commercieel directeur bij Calodar. “Maar de stroom kan ook in de omgekeerde richting gaan: wanneer nieuwe producten in het magazijn aankomen, worden ze daar geïnspecteerd om te zien of de gegevens wel goed overeenkomen met wat we hebben ontvangen. Bovendien voeren we met een 3D-installatie een meting van het product uit en die informatie keert dan terug naar de PIM.”
 
Rudi Petit-Jean, directeur van Gamma, verklaarde op de lanceringsvergadering: “Vandaag maken we de begrafenis van Excel mee. Dankzij de nieuwe samenwerking in de sector hoeven we geen rekenbladen meer te gebruiken om gegevens uit te wisselen, maar kunnen we samenwerken op basis van gemeenschappelijke data. Aanvankelijk waren we hier met negen distributeurs die elkaar beconcurreren in de markt, maar we beseffen allemaal dat we met productdata geen concurrentieel voordeel kunnen behalen.”
 
Kris Van Ransbeek, supply chain director bij Brico-Maxeda benadrukt bovendien dat het om een Belgisch-Nederlands initiatief gaat. “De dataset die we zullen afspreken zal gemeenschappelijk zijn voor zowel België als Nederland. Dat is goed voor distributeurs zoals wijzelf die in de twee landen actief zijn, weliswaar met verschillende merken, maar met een gemeenschappelijke backoffice. Maar het is ook gunstig voor de fabrikanten die vaak aan meerdere landen dezelfde producten leveren.”
“Uiteindelijk is die uitwisseling van data tussen fabrikanten en distributeurs iets alledaags”, meent Luc Koenot, head of IT transformation bij Tom&Co, dat vroeger deel uitmaakte van de Delhaize-groep. “In de voedingssector is dat nu al schering en inslag. Door het systeem ook in onze sector te hanteren, hoeven we het eindelijk niet meer te hebben over iets banaals als gegevens, maar kunnen we discussiëren over de zaken die er echt toe doen,” 

​De standaard

Sarah Lard, datamanager bij GS1, gaf uitleg over de praktische kant van de data-uitwisseling. “Er komt een standaard datamodel dat iedereen in de sector zal moeten hanteren. Daarbij zijn er een aantal verplichte velden zoals die over de identificatie van het product en de logistieke gegevens, maar die kunnen worden aangevuld met consumentendata (die eventueel nuttig zijn om websites of brochures te maken). Daarnaast zijn er nog veertig datavelden die moeten worden ingevuld als het om een gevaarlijk product gaat. Het spreekt vanzelf dat er tussen de producten in de sector erg grote verschillen bestaan en dat daarom niet alle velden voor elk artikel nuttig zijn. De kenmerken voor een grasmaaier en een ladder zijn bijvoorbeeld heel anders. Toch is het de bedoeling met één identieke groep van velden alle producten uit de sector te vatten.”
 
Die gegevens komen dan in een gezamenlijke datapool. Wereldwijd zijn er tientallen van dergelijke pools die met elkaar verbonden zijn zodat er ook weer heel gemakkelijk gegevens kunnen worden uitgewisseld. Op de lanceringsvergadering waren ook een resem filialen van internationale bedrijven vertegenwoordigd. Wanneer hun moederbedrijf al lid is van GS1, kunnen zij meteen ook al gebruik maken van de services van GS1. En als het moederbedrijf in het land van herkomst al artikelgegevens doorgeeft, dan hoeft het Belgische dochterbedrijf dat niet nog eens over te doen. Het volstaat dat het zijn klanten toegang geeft tot de artikelgegevens in die andere datapool. 

​Datamanagement is een proces

Jan Somers, CEO van GS1 Belgium & Luxembourg wees als afsluiter nog eens op de grote voordelen van het systeem, maar benadrukte tegelijk dat de efficiëntiewinst er alleen kan komen door een nauwgezette manier van werken die over lange tijd moet worden volgehouden. “Masterdatamanagement is heel belangrijk voor elke organisatie, maar nog te vaak zien we dat de bedrijfstop nauwelijks bij het project betrokken is. Ze laten het over aan ondergeschikte bedienden die niet de bevoegdheid hebben om voldoende middelen en medewerkers in te zetten voor het project. Er is engagement van de top nodig om dit in goede banen te leiden. Daarbij wil ik benadrukken dat het niet om een eenmalige ingreep, maar om een proces gaat. Het volstaat niet de gegevens één keer in te geven. Die data moeten achteraf ook up-to-date worden gehouden. Er moeten afspraken worden gemaakt over hoe nieuwe artikelen worden ingegeven en hoe de data met partners zullen worden gedeeld. Bij GS1 organiseren we geregeld opleidingen voor de medewerkers van bedrijven die lid zijn. Het is belangrijk dat ook daarvoor voldoende tijd wordt uitgetrokken. Daarna kan onze helpdesk nog verdere ondersteuning bieden.”

Kader: ​Gevaarlijke producten

In de doe-het-zelfsector worden een resem gevaarlijke artikelen verhandeld en daarvoor is de informatieplicht steeds strenger. Fabrikanten moeten daar zeer uitgebreide informatie over verstrekken en ook daarvoor is het GDSN-netwerk goed geschikt.
Sarah Lard, datamanager bij GS1: “Fabrikanten kunnen ofwel data doorgeven via een gestructureerd bestand met veertig attributen, of als een pdf-document met informatie die ze zelf hebben samengesteld.”
Marc Henkens van Hubo: “In onze winkels zetten we zoveel mogelijk informatie op de etiketten op de producten en in de schappen. Maar we willen die belangrijke informatie rond de veiligheid van producten ook via de website beschikbaar stellen. Dan is het wel handig dat we zoveel mogelijk gegevens op een gemakkelijke manier kunnen ophalen.”