Voorraadbeheer outsourcen is de toekomst

De Volkswagen Transporter, ook wel de Bulli genoemd, wie kent hem niet? Tijdens een bezoek aan Duitsland in 1947 kwam Ben Pon, importeur van Volkswagen Nederland, op een idee. Hij bezocht er de fabriek waar de VW Kever wordt geproduceerd om er te spreken over de Nederlandse import van de Volkswagen Type 1. In de fabriekshal zag Pon een platte wagen rijden. Hij nam zijn notitieblok en schetste de wagen, maar tekende er nog een dak bovenop. Zo zou het ook mogelijk zijn om goederen buiten de fabriek te vervoeren, iets waarvan Pon vermoedde dat er vraag naar was. Inmiddels zijn er meer dan 12 miljoen exemplaren van de Bulli verkocht. Tot op vandaag werkt de internationale handels- en serviceorganisatie Pon nauw samen met Volkswagen. Voor de fietsensector werkt het onder meer samen met Gazelle en Cervélo. De Pon Holding bestaat uit meer dan 400 vestigingen in 32 verschillende landen, waarvoor ongeveer 13.000 mensen werken. Pon Logistics is een van de meer dan 80 bedrijven die tot de Pon Holding behoren. Het distributiecentrum in Leusden is ruim 25.000m² groot en heeft een parkeerterrein voor de opslag van bijna 8.000 voertuigen.

Concreet gaat het over een tiental opdrachtgevers, voor wie Pon Logistics meer dan 35 miljoen referenties op voorraad heeft liggen. De goederen worden verdeeld over 550 klanten, de afnemers van de opdrachtgevers. Pon Logistics wordt geconfronteerd met 15 miljoen euro aan claimwaarde. Het gaat over producten die door de leverancier zijn gefactureerd, maar niet of beschadigd ontvangen zijn. Verder gaat het over onverkoopbare goederen, de zogenaamde incourante voorraad. “Wij moeten daar snel genoeg op reageren, anders kost dat onze opdrachtgevers 15 miljoen euro,” legt Hans Carels uit.
 
De logistieke dienstverlener verzorgt niet alleen de logistiek binnen Pon, maar ook die van niet Pon-bedrijven. Hij biedt naast de klassieke inslag, opslag, uitslag en transport ook value added services. Elke klant kan bijvoorbeeld een specifiek voertuig laten maken. Zo verbouwt Pon Logistics een witte Volkswagen Touran tot een politiewagen. Bovendien biedt Pon Logistics adviesdiensten aan op het vlak van supply chain management. Dat bestaat enerzijds uit transportmanagement, waarbij de transportmanagers ervoor zorgen dat het transport en de contracten die eraan vasthangen goed verlopen. Anderzijds is er het voorraadmanagement waarvoor Hans Carels verantwoordelijk is. Hij stuurt de planners aan die de voorraad van de klanten beheren. In het verleden werkte Hans Carels in de scheepvaart bij P&O Nedlloyd. “Het mooie aan varen is dat je met zijn allen maar één doel hebt: het schip op het juiste moment van A naar B brengen, rekening houdend met storm, stakingen en brandstofverbruik.” Daarna ging hij aan de slag bij de luchtmacht, waar hij ontdekte dat er heel veel mensen nodig zijn om een vliegtuig daadwerkelijk de lucht in te krijgen. Die ervaring in de scheepvaart en bij de luchtmacht heeft Hans Carels het belang van samenwerken doen inzien. Iets wat hij ook bij Pon Logistics stimuleert.

De indeling van de supply chain

De supply chain in Leusden is onderverdeeld in drie takken. Om te beginnen is er het voorraadbeheer. Er wordt voor gezorgd dat de juiste hoeveelheden van de verschillende assortimenten op het juiste moment aanwezig zijn. Pon Logistics doet dat zowel voor de distributiecentra die het zelf beheert, als voor de distributiecentra van klanten. Daarnaast zet Pon Logistics in op customer service. Het doet dienst als een soort callcenter waar alle klachten kunnen worden gemeld. Het voordeel is dat er snel kan worden ingespeeld op problemen en dat de dienstverlening op die manier nog kan worden verbeterd. Alles wat niet onder voorraadbeheer of customer service valt, ten slotte, behoort tot de supply chain services. Het gaat dan over trainingen of analyses om te zien hoe de voorraad van bedrijven beter kan worden beheerd. Sinds 2015 voorziet Pon Logistics ook in een ketenplanning. Het zorgt ervoor dat de onderdelen, de voertuigen en de medewerkers op het juiste moment op de juiste plaats zijn, zodat de omgebouwde wagens op tijd kunnen worden geleverd.

Dankzij de logistieke diensten van Pon Logistics kunnen opdrachtgevers zich volledig op hun kerntaken richten. Pon Logistics voorziet voor hen de logistiek, bepaalt de optimale voorraadhoogtes en plaatst bestellingen. Opdrachtgevers willen enkel dat de logistiek goed verloopt, zonder zich vragen te hoeven stellen over de omloopsnelheid en servicegraad. De kosten zijn dan wel weer belangrijk, want zo kunnen ze hun marges beter vastleggen. Het is ook de taak van Pon Logistics om aan de opdrachtgevers te melden wanneer een leverancier niet goed presteert en wat de gevolgen daarvan op de kosten en klantenservice zijn. De opdrachtgevers kunnen dan zelf beslissen welke stappen ze ondernemen om de relatie met de leveranciers te verbeteren of eventueel stop te zetten.

Betere samenwerking door gecentraliseerde supply chain

Het voorraadbeheer van Pon Logistics is gecentraliseerd. Nochtans hadden alle importeurs tot 2006 een eigen pand in en rond Leusden met hun eigen voorraadbeheerders. Al die beheerders voerden soortgelijke taken uit, maar dan op een andere plaats. Hans Carels duidt op de gevolgen daarvan: “Als er iemand op verlof ging of ziek uitviel, moest pakweg een verkoper de taken overnemen. Wanneer de voorraadbeheerder terugkwam, bleek dat er veel taken verkeerd waren gelopen of niet waren uitgevoerd.”

Daarom werd beslist de voorraadbeheerders van de verschillende merken bij elkaar te zetten. De inhoud van hun job bleef dezelfde, maar hun bureaus stonden nu bij elkaar binnen de logistieke dienst. Op die manier konden medewerkers met kennis van zaken hun collega’s vervangen. De synergie maakte tijd vrij om te ontwikkelen, te leren en te groeien. Tegen 2007 werd de hele afdeling verplaatst naar Pon Logistics.

Ook andere Pon-bedrijven zagen al snel het voordeel in van die samenwerking tussen de voorraadbeheerders. Zo werden ook de voorraadbeheerders van MAN Truck & Bus eraan toegevoegd. In 2011 volgden de collega’s van MotracLinde. De 150 monteurs die MotracLinde belevert, werden overgedragen aan Pon Logistics.
 
De samenwerking tussen de voorraadbeheerders van verschillende merken verliep goed, maar er was één grote beperking.
H. Carels: “Iedere opdrachtgever had zijn eigen ERP-systeem en vaak ook nog een eigen forecastsysteem. Nieuwe medewerkers moesten dan in een van de systemen opgeleid worden. Het ontbrak ons aan een eenduidig programma.”
 
In 2014 begon dan de samenwerking met SlimStock, een softwareontwikkelaar gespecialiseerd in voorraadoptimalisering. “We zochten een forecastsysteem, waarbij we de voorraad konden analyseren en versturen over de diverse ERP-systemen heen”, vervolgt Hans Carels. “Op die manier hoeven we onze werknemers niet voor verschillende ERP-systemen op te leiden. We leiden ze enkel op voor Slim4 van SlimStock en met dat systeem kunnen ze de voorraad besturen.”

Op dit moment is Pon Logistics bezig met de upgrade naar Slim 4.8. Volgende maand wordt die software uitgerold in Exion Asia, een Pon-bedrijf in Singapore. Slimstock zorgt dat het systeem en de interface goed draaien en dan helpen de medewerkers van Pon Logistics om de voorraadstrategie binnen Exion Asia te vertalen naar de voorraadoptimaliseringssoftware.

Groeien met de juiste mindset, infrastructuur en strategie

In Leusden werken twee senior supply chain analisten. Hun taak bestaat erin de voorraad van grote opdrachtgevers te verbeteren. Ze gaan constant in gesprek met de leveranciers, de opdrachtgevers en de klanten en houden hen op de hoogte over welke goederen er binnenkomen of buitengaan. Ze kijken ook na hoe ervoor gezorgd kan worden dat er niet te veel artikelen op voorraad liggen in een periode waarin er weinig wordt verkocht. De inventory planner houdt de voorraad in stand. Hij past continu de parameters aan in het forecastsysteem. Verder plaatst hij bestellingen en controleert of ze ook binnenkomen. De dagelijkse gang van zaken is in handen van de supply chain medewerkers. Zij houden zich bezig met de ordergestuurde delen van het assortiment. En dat kan dan zowel gaan over onderdelen van Volkswagen als van Continental Tires. De servicemedewerkers behandelen de klantenvragen en zorgen ervoor dat de klanten op tijd de juiste informatie krijgen. Ze registreren ook de klantenvragen, zodat de dienstverlening erop vooruit kan gaan.
 
Voordien stonden de voorraadbeheerders in voor zowel de analyse als de planning. Ze moesten de forecast beoordelen, de bestellingen plaatsen en controleren of alle goederen binnengekomen waren.
H. Carels: “Er bleef weinig tijd over om een afspraak te plannen met leveranciers. Wanneer de leverancier langskwam, nam dat snel een halve dag in beslag en zo konden andere taken niet meer afgewerkt worden. We hebben uiteindelijk gekozen voor een splitsing van de taken. En dus focussen de supply chain analisten op alles wat rond de voorraad hangt. De inventory planners zijn toegewijd bezig met de voorraad zelf. De planners zijn vaak beter met cijfers, de analisten zijn dan weer degenen die een goed verhaal kunnen brengen. Zij kunnen goed luisteren en aantonen waarom een bepaald artikel op voorraad zou moeten liggen.”
 
Het is die aanpak die ervoor zorgt dat Pon Logistics beter weet in te spelen op de wensen van opdrachtgevers. Die mindset wordt gecombineerd met een goede infrastructuur. Op de app kan iedereen, ook het management, meevolgen of er voldoende artikelen op voorraad zijn. En naast de mindset en infrastructuur is ook de strategie belangrijk. Zij bepaalt wat een bepaalde onderneming met haar voorraad wil doen. Dankzij de juiste mindset, infrastructuur en strategie kan Pon Logistics blijven groeien. Door de krachten te bundelen en niet langer te werken als losstaande bedrijven met elk meerdere voorraadbeheerders per afdeling, zijn er minder mensen nodig voor hetzelfde werk. De samenwerking neemt toe net zoals de expertise op het vlak van voorraadbeheer binnen Pon. Het is ook gemakkelijker om trainingen te volgen, omdat er genoeg mensen met kennis zijn die het werk van de collega’s in opleiding kunnen overnemen. Door zijn uitgebreide kennis over voorraadbeheer kan Pon Logistics ook de reserveonderdelen efficiënt beheren. Die zijn tijdig beschikbaar, zonder een grote hoeveelheid aan voorraad te hebben.

Naar een toekomst waarin voorraadbeheer wordt uitbesteed

Hans Carels ziet Pon Logistics in de toekomst nog meer samenwerken met Pon-bedrijven en ook andere bedrijven. “Door met elkaar samen te werken en verder te centraliseren, misschien ook wel uit te besteden, zullen we ons meer kunnen specialiseren”, klinkt het. Pon Logistics kan het verschil maken, doordat het van een integrale ketenbenadering uitgaat. “We kijken niet alleen naar de voorraadpositie van de opdrachtgever, maar ook naar die van de klanten en de leveranciers, want daar ligt de winst.”

Het gaat er dus niet enkel om dat de voorraad laag is en de servicegraad hoog. Bij Pon Logistics besteden ze vooral aandacht aan wat de opdrachtgevers met hun voorraad willen bereiken. De planners zijn bovendien breed georiënteerd en bouwen een kennis op die binnen een productie- of handelsbedrijf niet zou kunnen worden opgebouwd. Doordat alle voorraadbeheerders bij elkaar zitten, leren ze van elkaar over de specifieke vereisten van meerdere assortimenten.
 
Het voorraadbeheer zal zich volgens Hans Carels verder specialiseren. Door de digitalisering verwachten klanten sneller informatie, die bovendien transparant en geconnecteerd is. Voorraadbeheerders zullen minder bezig zijn met bestellingen plaatsen. Hun hoofdtaak zal verschuiven naar afspraken maken om beter samen te werken en gemakkelijker informatie te delen. Daarenboven wint duurzaamheid aan belang.
H. Carels: “Bij alle artikelen die we op voorraad willen houden, zullen we moeten nadenken wat de impact van de voorraad op de aarde en onze omgeving is. De opslageisen en dus het hele voorraadbeheer zullen moeten evolueren. Verder zullen nog meer taken worden geautomatiseerd. Automatiseren impliceert weliswaar minder mensen, maar er zullen altijd mensen nodig zijn om de geautomatiseerde processen te controleren en eventueel bij te sturen.”
 
Tot slot ziet Hans Carels binnen heel wat bedrijven de functie van voorraadbeheer op termijn verdwijnen. “Er zullen bedrijven komen die van supply chain management hun kerntaak zullen maken. Vroeger was het best spannend om je transport uit te besteden, maar intussen vinden we het de normaalste zaak van de wereld. Ik verwacht dan ook dat bedrijven na personeel, boekhouding, transport en warehousing ook hun voorraadmanagement zullen uitbesteden. Iemand die jouw geld uitgeeft, dat is best eng. Maar de noodzaak om de juiste hoeveelheid artikelen beschikbaar te hebben, neemt toe. Bedrijven moeten zicht krijgen op de integrale kosten en niet alleen op de prijs en marges, waarop inkopers zich enkel toeleggen. Het zal belangrijk zijn om goede afspraken te maken en inzicht te geven in de kosten. Bedrijven beseffen dat supply chain management een enorme invloed heeft op de hele werking van de onderneming. Als je je voorraad op de beste manier wil beheren, dan laat je dat over aan een specialist.”