Vrachtbrieven volgens de regels van de kunst

Belangrijk om te weten is dat de basis van elke vrachtbrief een vervoersovereenkomst is tussen de opdrachtgever en de vervoerder. Daarbij spreken zij mondeling of schriftelijk af om goederen van plaats A naar plaats B te vervoeren. Uiteraard moet het daarbij gaan om partijen die in hun organisatie bekwaam zijn om contracten aan te gaan.

Contract, controle- én bewijsdocument

De vrachtbrief legt de afspraken binnen die vervoersovereenkomst zwart op wit vast. Bovendien is de vrachtbrief een belangrijke administratief (controle)document, onder andere binnen de EU-verordening 11/1960 rond de vrachtprijzen en binnen de verordening 1072/2009 rond de toegang tot de markt en cabotage. Ook de Transportwet 15/07/2013, bijvoorbeeld, verwijst naar de vrachtbrief als controledocument.
Daarnaast is de vrachtbrief een bewijsdocument, onder andere in het kader van de inkomstenbelasting, btw en cabotage. Het mag duidelijk zijn dat de vrachtbrief een erg multifunctioneel document is. Een vrachtbrief voor wegtransport is evenwel geen eigendomstitel van de goederen, in tegenstelling tot bijvoorbeeld het cognossement in de maritieme sector.

De CMR: dé vrachtbrief onder de vrachtbrieven voor wegtransport

De belangrijkste vrachtbrief is wel de CMR-vrachtbrief (zie ook kader). Het CMR-verdrag regelt de rechten en plichten van de partijen bij internationale transporten tussen de aangesloten landen. In België is het CMR-verdrag ook van toepassing op nationaal vervoer voor voertuigen met meer dan 500 kilogram laadvermogen.
Zoals het een vrachtbrief betaamt, vormt de CMR het bewijs van de vervoersovereenkomst en de overdracht van de goederen, tot bewijs van het tegendeel. De CMR-vrachtbrief staat los van de verkoopovereenkomst tussen koper en verkoper, waar de vervoerder geen betrokken partij is. Beide overeenkomsten lopen dus naast elkaar.
De CMR wordt steeds in minimaal drie exemplaren opgemaakt, op papier en genummerd. Het eerste exemplaar is voor de afzender, het tweede voor de geadresseerde en het derde moet de vervoerder volgens het CMR-verdrag vijf jaar in zijn administratie bijhouden. In de praktijk zal hij dat document evenwel zeven jaar moeten bewaren in het kader van de fiscale (BTW-)wetgeving. Het tweede en derde exemplaar moeten tijdens de rit aanwezig zijn en voorgelegd worden bij controles.
Naast de CMR bestaan er nog enkele andere vrachtbrieven, zoals de vereenvoudigde vrachtbrief (zie ook kader ‘Overzicht van de geldige vrachtbrieven binnen België’).

Link tussen zending en vrachtbrief

Welke vrachtbrief je nodig hebt, hangt voor een groot deel af van de aard van de zending. Wat we precies verstaan onder een ‘zending’, vertelt de Transportwet 15/7/2013 (artikel 5). “Een zending bestaat uit één of meer goederen die worden geladen op één of meerdere plaatsen voor één opdrachtgever. Vervolgens moeten deze goederen vervoerd worden – met één motorvoertuig of sleep – naar één geadresseerde”, legt Kathleen Spenik uit. “De Transportwet zegt dat er voor elke zending een vrachtbrief nodig is.”
Er zijn weliswaar enkele vrijstellingen, waarbij je geen (CMR-)vrachtbrief nodig hebt. Die staan opgesomd in artikel 4 van de wet van 15 juli 2013 rond het goederenvervoer over de weg. Binnen het nationale verkeer gaat het meer bepaald om het vervoer met voertuigen met een nuttig laadvermogen van minder dan 500 kilo, strooidiensten, het wegslepen van voertuigen door bevoegde ambtenaren, transporten buiten de openbare weg, het vervoer van waarden met specifieke voertuigen, het vervoer van onklare voertuigen, begrafenisvervoer, bagagetransport, postvervoer in het kader van openbare diensten en geneesmiddelen/apparatuur voor eerstehulpverlening.
K. Spenik: “Die transporten vallen onder de oude transportwet van 1891, die weliswaar ook naar een vrachtbrief verwijst, maar die is heel summier. Het is raadzaam om jezelf goed te informeren voordat je veronderstelt dat je onder een van die specifieke uitzonderingen valt. Dat kan je een dure boete uitsparen (zie kader). Rond de uitzondering van postvervoer krijgen wij bijvoorbeeld heel wat vragen.”
“Geregeld krijgen we ook van bedrijven die instaan voor grondverzet of vervoer van levende dieren of afval de vraag of zij een extra vrachtbrief moeten opmaken, omdat zij al een specifiek transportdocument hebben. Het antwoord is ja, want dat document zal wellicht niet voldoen aan de definities van een vrachtbrief”, vervolgt Kathleen Spenik. “Nog een misverstand: ook binnen de haven is een vrachtbrief nodig, aangezien de wegen in die zone onder de openbare weg vallen.”
Nog een punt waar discussie over bestaat, is of er voor vervoer van lege containers een vrachtbrief nodig is. Stel dat een lege container wordt geladen om naar een laadplaats te rijden, daar goederen te laden en meteen naar de losplaats door te rijden. Is het dan correct dat – als aan de voorwaarden van één zending voldaan is (zelfde afzender, zelfde geadresseerde, één rit en met één voertuig) – er voor het volledige transport slechts één vrachtbrief is? “In dit geval gaat het effectief om één zending – met twee laadplaatsen en één losplaats – dus hier volstaat één vrachtbrief. In de meeste gevallen is dat evenwel niet het geval en zijn dus meerdere vrachtbrieven nodig”, antwoordt Kathleen Spenik.
En wat als de vervoerder zijn eigen container heeft en ermee naar een laadplaats rijdt of er na het lossen van de goederen naar zijn firma mee terugkeert? Moet hij dan voor dat deel van het transport een vrachtbrief opstellen voor de lege container?
K. Spenik: “In dat geval gaat het om vervoer voor eigen rekening of iets wat onderdeel is van de vrachtwagen. Daar is dus geen vrachtbrief nodig, maar je moet wel kunnen aantonen dat het om vervoer voor eigen rekening gaat. Is bijvoorbeeld de laadbak eigendom van een andere firma, dan is er wel een vrachtbrief nodig.”
De lijst van vrijstellingen in het internationaal verkeer is nog korter. Hier gelden enkel vrijstellingen bij postvervoer in het kader van een openbare dienst, goederenvervoer buiten de openbare weg, begrafenisvervoer en vervoer van bagage met een motorvoertuig voor personenvervoer of via een aanhangwagen.

Hoe vul je de perfecte CMR-vrachtbrief in?

Om boetes en conflicten achteraf te vermijden is het niet alleen belangrijk de juiste vrachtbrief te hebben, maar ook om die correct in te vullen. In de praktijk blijkt dat niet altijd even evident (zie figuur 1).

Vrije ruimte/kan benut worden voor interne nummering of barcode
Diegene die zich verbindt tot het uitvoeren van het transport, zelfs als hij een andere vervoerder met het materiële vervoer belast
Onderaannemer/charter; materieel belast met de volledige uitvoering van het transport
Materieel belast met een gedeelte van de uitvoering van het transport/komt weinig voor
Verificatieplicht chauffeur bij inontvangstname/voorbehoud moet schriftelijk en gemotiveerd zijn/voorgedrukte stempels af te raden
Diegene die het vervoer effectief verrichtte/bij onderaanneming dus de onderaannemer
Bv. gevarenkaart, verpakkingslijst,…
Schrapping van de ADR.-balk gezien de nieuwe ADR-conventie
Vrije ruimte/kan benut worden voor de vermeldingen van het Franse ‘document de suivi’
De verlader en de afzender kunnen verschillende personen zijn
Opdrachtgever van de vervoerder/persoon met wie de vervoersovereenkomst werd gesloten

We starten steeds met de afzender (dus de medecontractant van de vervoerder) en de bestemmeling. In vak 5 komt de hoofdvervoerder, die verantwoordelijk is voor het transport, zelfs als hij het eigenlijke transport uitbesteedt. De effectieve vervoerder komt in vak 6. “Vak 7 wordt enkel ingevuld bij opvolgend vervoer, als een transporteur een deel van het traject op zich neemt, maar contractueel medeverantwoordelijk is voor het volledige traject”, licht Kathleen Spenik toe. “Stel dat de vervoerder het eerste stuk van het traject voor zijn rekening neemt en een opvolgende vervoerder het tweede en er is schade aan de goederen tijdens het tweede stuk, dan kan de schade toch integraal verhaald worden op de eerste vervoerder door de goederenbelanghebbende. De vervoerders moeten dit dan onderling verder regelen. Aangezien opvolgend vervoer zelden het geval is, blijft dat vak meestal leeg.”

Onder het mom van ‘neutraal vervoer’ kan de opdrachtgever vragen om een andere laadplaats op te geven als hij niet wil dat de bestemmeling weet waar de goederen precies vandaan komen. “Uiteraard kan dat niet, want dat is valsheid in geschrifte. Ik raad dan ook ten zeerste af om daarin mee te gaan”, waarschuwt Kathleen Spenik.

In vak 8 komen de transportgebonden kosten. Je kunt er ook de aankomst- en vertrektijden in zetten als de vrachtbrief aan het Franse ‘document de suivi’ is gekoppeld.
K. Spenik: “De EU-verordening 11/1960 benadrukt dat de vrachtprijzen op de CMR moeten staan. Het doel daarvan is om – samen met de boekhouding van de vervoerder – een volledige verificatie van de vrachtprijzen en vervoersvoorwaarden toe te laten en zo discriminatie binnen de gemeenschap uit te sluiten. Maar in de praktijk merken we dat die vrachtprijzen zelden worden ingevuld. De kans is ook klein dat de FOD Financiën daar bij controles over struikelt, maar strikt gezien kun je daarvoor dus wel een boete krijgen. Wij raden dan ook aan om ook dit vlak in te vullen.”

Heel belangrijk is vak 9, waar de chauffeur opmerkingen rond de staat van de goederen en verpakking kan meegeven. Hij moet ook controleren of alle colli overeenkomen met de beschrijving van de goederen en hun gewicht, wat in vak 10 staat. “Pas als dat voorbehoud duidelijk en specifiek op de CMR staat geformuleerd en ondertekend is door de afzender, is het ook geldig. Het is dus belangrijk om die boodschap aan je chauffeurs mee te geven”, aldus Kathleen Spenik.

Vak 11 vul je in als de vervoerder naast de CMR-vrachtbrief ook nog paklijsten, douanedocumenten of andere documenten mee heeft. In vak 13 komen de instructies van de afzender. Is er een remboursementsbeding, dan moet het bedrag er eveneens in komen. Ook als er lege pallets moeten worden gewisseld, is het mogelijk om dat daar te melden.
K. Spenik: “Tot slot volgen de handtekeningen. In de algemene voorwaarden – aan de achterzijde van de CMR-vrachtbrief – staat dat handtekeningen van een persoon ter plaatse ook bindend zijn als de afzender/geadresseerde er niet is. Via een volmacht kun je de chauffeur ook zelf laten tekenen en een foto maken van het laden, zodat duidelijk is dat de goederen effectief de vrachtwagen zijn opgegaan. Die regel kun je ook toepassen tijdens het lossen, bijvoorbeeld als je ’s morgens heel vroeg levert op een werf, waar nog niemand is. Op dat vlak kun je dus best creatief zijn.”

Belangrijk is wel dat op alle exemplaren van de CMR-vrachtbrief de vereiste rubrieken – behalve de laatste handtekening – worden ingevuld voordat het vervoer plaatsvindt. Als het transport is afgerond, moet je op het derde exemplaar van de CMR-vrachtbrief alle rubrieken invullen. Alle betrokken partijen mogen op de CMR-vrachtbrief trouwens ook andere inlichtingen vermelden als zij dat nodig vinden.
K. Spenik: “Soms krijgen we de vraag of het derde exemplaar van de vrachtbrief aan de opdrachtgever mag worden gegeven als hij daar om vraagt. Dat mag niet, aangezien de vervoerder dat exemplaar wettelijk gezien moet bijhouden voor zijn administratie. Uiteraard mag je hem wel een kopie geven, of het vierde of vijfde exemplaar van de vrachtbrief.”

Hoe zou het nog zijn met de e-CMR?

We horen ook geregeld de e-CMR over de tongen rollen. Het gaat hier om een protocol bij het CMR-verdrag. De e-CMR is ondertekend door België, maar nog niet geratificeerd.

Het proefproject voor België is in mei van dit jaar afgerond, maar was niet succesvol. Intussen loopt nog een iets ruimer proefproject in de Benelux. “In het kader van dit project werden het laatste jaar ongeveer 10.000 e-CMR’s opgemaakt in België en 15.000 in Nederland. Dat zijn geen spectaculaire cijfers. Dat bijvoorbeeld Frankrijk en Duitsland niet bij het project betrokken zijn, speelt daarbij ongetwijfeld een rol. Bovendien is er nog geen/onvoldoende interoperabiliteit tussen de systemen van de verschillende providers. Ook rond de digitale handtekening zijn er nog een aantal vraagtekens. Intussen is er weliswaar een EU-verordening in de maak, die dit elektronische documentensysteem in nog betere banen moet leiden”, legt Kathleen Spenik uit.

“Maar als je je binnen dit proefproject registreert en een beroep doet op een geregistreerde, kan je dus wel al met de e-CMR aan de slag. Wat absoluut niet kan – en geregeld tot boetes leidt – is chauffeurs bijvoorbeeld een pda meegeven waarop een ‘(CMR-)vrachtbrief’ staat. Dat is in geen geval een geldig vervoerdocument en zal bij controles sowieso een fikse boete opleveren.”

Overzicht van de geldige vrachtbrieven binnen België

Samengevat zijn dit de geldige vrachtbrieven voor ondernemingen die in België gevestigd zijn. Ze moeten ook bij cabotage in België worden gebruikt.

1. De CMR-vrachtbrief
- Opgesteld volgens een verplicht model, uitgegeven door een wettig erkende beroepsfederatie zoals Febetra of een erkende drukker;
- Altijd voor internationaal transport;
- De algemene regel voor nationaal vervoer binnen België (voor voertuigen met een nuttig laadvermogen van meer dan 500kg);
- Voldoet aan de voorschriften van het CMR-verdrag en de andere (internationale) wetgevingen.

2. Andere vrachtbrieven
In sommige gevallen kun je andere vrachtbrieven gebruiken, maar dan enkel voor vervoer binnen België.

- Vrachtbrief voor vervoer over korte afstand
Dit is een vastgelegd model dat kan worden gebruikt wanneer de afstand tussen de eerste laadplaats en de laatste losplaats 50 kilometer of minder bedraagt. Op deze vrachtbrief kun je verschillende zendingen vermelden die op dagbasis door dezelfde opdrachtgever worden uitgevoerd. Deze vrachtbrief is bijvoorbeeld handig voor vervoer van bouwmaterialen. In drie exemplaren op te maken.

- De vereenvoudigde vrachtbrief
Deze vrachtbrief is qua inhoud identiek aan de CMR-vrachtbrief, maar biedt meer vrijheid qua lay-out. Net als de CMR-vrachtbrief moet hij in drie exemplaren worden opgemaakt. Dit is een vrachtbrief voor elke zending of een lijst van verschillende zendingen, die in drie scenario’s kan worden gebruikt:
a) Bij de afhaling of bestelling van goederen aan huis, voorafgaand of aansluitend bij een vervoer per spoor;
b) Bij de ophaling of distributie van goederen, als er meer dan vier laadplaatsen of meer dan vier losplaatsen per dag zijn;
c) Bij vervoer van goederen in opdracht van een groot- of detailhandelsonderneming van de distributiesector, voor zover de laad- en losplaatsen tot diezelfde organisatie behoren of tot een hiermee verbonden groot- of detailhandelsonderneming, of in het kader van een permanent economisch samenwerkingsverband.

- De verhuisvrachtbrief
Voor verhuizingen mogen ondernemingen gebruik maken van de CMR-vrachtbrief of de specifieke ‘verhuisvrachtbrief’, uitgegeven door het Belgische Kamer der Verhuizers of een erkende drukker, die in twee exemplaren moet worden opgemaakt.

- Andere vereenvoudigde vrachtbonnen
Die zijn enkel toegelaten bij nationaal vervoer met voertuigen van maximaal 500kg nuttig laadvermogen (onder toepassing van de transportwet van 1891).

Boetes bij overtredingen

Kun je bij controles niet de vereiste vrachtbrief voorleggen of is die niet juist ingevuld, dan hangen daar fikse boetes aan vast. Ook als een CMR-vrachtbrief niet aan de vormvereisten voldoet, kan dat een boete opleveren.

Volgens het KB met betrekking tot inning en consignatie moeten vrachtwagenchauffeurs die geen vrachtbrief kunnen voorleggen 1.000 euro boete betalen. Tot juni dit jaar was dat nog 1.500 euro. Zijn niet alle verplichte rubrieken ingevuld, dan moet je 350 à 1.000 euro betalen, afhankelijk van hoeveel en welke rubrieken dat zijn. Wanneer de overtreder geen woonplaats of vaste verblijfplaats in België heeft en de boete niet meteen betaalt, dan kan het voertuig geïmmobiliseerd worden.

Daarnaast voorziet de Transportwet van 15 juli 2013 bij het ontbreken van de vrachtbrief een maximale strafrechtelijke boete van 250 euro, vermeerderd met de opdeciemen (vandaag is dat maal acht). Verder voorziet de Transportwet administratieve boetes bij bedrijfscontroles, die variëren van 250 tot 1250 euro.

Chauffeurs die menen dat de vrachtbrief ontbreekt door een ‘vergetelheid’, kunnen wel vragen om een proces-verbaal op te stellen. Als de chauffeur geen vaste woonplaats of verblijfplaats in België heeft, moet hij een consignatie betalen die gelijk is aan de te innen som. In dat geval kan de rechter – op basis van de bewijselementen – het boetebedrag verminderen of kwijtschelden.

Bovendien is de verlader volgens de Transportwet medeverantwoordelijk als hij heeft nagelaten om zich ervan te vergewissen dat de vereiste vrachtbrief werd opgemaakt, zelfs als dat door gebrek aan voorzichtigheid of voorzorg is. In dat geval kan hij dezelfde straf als de vervoerder krijgen.