Online tendering levert concrete benchmark

John Landis Grove (JLG) richtte vijftig jaar geleden een onderneming op die zich tot doel stelde werken op hoogte veiliger te maken. In de daaropvolgende decennia groeide zijn bedrijf uit tot een belangrijke wereldspeler op het vlak van schaarliften, platformliften en verreikers. De onderneming trad in 2006 toe tot de Amerikaanse groep Oshkosh Corporation Company, onder meer bekend voor zijn brandweerwagens en militaire voertuigen. JLG beschikt over tien productie-units, waarvan vijf in de VS en drie in Europa. In 2018 verlieten duizenden machines – van kleine schaarliften tot indrukwekkende knikarmhoogwerkers – de productiefaciliteiten richting EMEA-klanten. Binnen Europa transporteerde JLG eveneens een significant aantal hoogwerkers over de weg.

Nadelen van handmatige tendering

De afdeling logistiek verzorgde in het verleden handmatig alle tenders voor transport. “We verstuurden onze opdrachten per e-mail naar transportfirma’s, die ons daarop hun prijzen en voorwaarden bezorgden”, vertelt logistiek manager Maarten Heylen. “De analyse – een complexe bezigheid – gebeurde aan de hand van Excel-werkbladen.”
De ontvangen data leidden niet tot een volledig transparant beeld. Bovendien bracht de toenmalige procedure nog verschillende andere beperkingen met zich mee.
M. Heylen: “Onze database van logistieke dienstverleners was gelimiteerd. We spraken bovendien letterlijk en figuurlijk niet altijd dezelfde taal. Waar de ene transportfirma een kostprijs per pallet aanrekende, hanteerde een collega een andere maatstaf. De toenmalige aanpak was bovendien tijdrovend, aangezien twee medewerkers zich continu bezighielden met het uitsturen van orders en het verzamelen van prijzen.”

JLG besloot om het tenderingproces aan een externe partner toe te vertrouwen “Dat bleek al snel niet het meest aangewezen alternatief”, blikt de logistiek manager terug. “We misten vooral het persoonlijke contact. Transportfirma’s waren langs die weg niet altijd even goed vertrouwd met onze noden en filosofie, wat soms tot een vertroebelde communicatie en niet-accurate prijsopgaven leidde.”

Innovatie via online tendering

Het moest dus anders en beter. Het verlanglijstje van Maarten Heylen en zijn team was vrij uitgebreid. JLG had volgens hem nood aan een innovatieve en transparante oplossing. Die moest het transport van de verschillende toestellen van de onderneming integreren, de workflow structureren en tegelijk de kosten verlagen. Universele offertestandaarden, laagdrempeligheid en meertaligheid golden eveneens als belangrijke voorwaarden.
M. Heylen: “Sommige dienstverleners spreken alleen Engels of Frans. We werken daarenboven zowel met echte grootspelers als met familieondernemingen waarvan ook de zaakvoerder nog altijd de baan op gaat. Eenvoudige en heldere bewoordingen waren dus een noodzaak.”

Om de gestelde doelen te realiseren, implementeerde JLG in 2015 het online tenderplatform Ticontract van de groep Transporeon. Het principe is eenvoudig: JLG formuleert zijn verwachtingen in het systeem. De transporteurs die op het systeem zijn aangesloten, kunnen op basis daarvan hun diensten en voorwaarden voorstellen. Vervolgens accepteert JLG de meest geschikte aanbieders. De tool bevat onder meer een database met gegevens van logistiek dienstverleners, een menugestuurd proces voor tenders en analyseprocedures voor tenderresultaten.
M. Heylen: “Het platform heeft het tenderingproces aanzienlijk versneld. Eén muisklik resulteert meteen in meer transparantie en een goed overzicht van vergelijkbare offertes en evaluaties. Zowel de aanbieder als de logistiek dienstverlener beschikken altijd over dezelfde informatie, die we bovendien zonder al te grote moeite uitvoerig kunnen analyseren.”

Grotere markttoegang

Online tendering opende voor JLG de weg naar een geüpdatete database van alle geschikte dienstverleners. De database biedt transportbedrijven de mogelijkheid er zichzelf toe te voegen. “We hebben nu een betere toegang tot de markt”, zegt Maarten Heylen. “Via het uitgebreide overzicht aan dienstverleners en het gedetailleerde zoekprofiel ontdekten we enkele interessante spelers waar we voorheen niet mee samenwerkten. Het spreekt voor zich dat we die partners eerst aan een screening onderwerpen. Dat filterproces vergt wel de nodige tijd en inspanningen van onze mensen.”

Een tendertraject vereist zorgvuldigheid en een gestructureerde aanpak. Als opdrachtgever is het belangrijk om helder te definiëren welk bedrijf je vertegenwoordigt, welke goederenstromen je in de tender wenst mee te nemen en welke eisen je aan dienstverleners stelt. JLG greep de omschakeling op online tendering aan om die logistieke standaarden duidelijk te definiëren.

Gedaalde vrachtkosten

Opvallend is dat online tendering enigszins in contrast staat met de strategie van langetermijnsamenwerking die JLG en Oshkosh koesteren. “Bedrijven die met ons werken, moeten onze filosofie delen”, luidt het. “Zowel de moederholding als de schaarliftenfabrikant verkiezen duurzame partnerships, maar willen ook marktconform werken. We zien de voordelen van een platform als Ticontract vooral in het standaardiseren en transparanter maken van processen. Dat laat ons toe om de aanbiedingen naast elkaar te leggen en te vergelijken.”
Het hoofddoel bestaat volgens Maarten Heylen niet noodzakelijk in het binnenrijven van de allergoedkoopste contracten, maar wel in het creëren van een benchmark. “Daarmee kunnen we verifiëren of onze prijzen goed zitten en waar we – al dan niet via nieuwe partners – moeten bijsturen. Een universele prijsopgave maakt die denkoefening een stuk eenvoudiger.”

JLG startte een eerste tendering in 2016 en werkt dit jaar een tweede traject uit. “We voorzien een driejaarlijkse online tendering, met telkens een doorlooptijd van enkele maanden”, verduidelijkt Maarten Heylen. Hij verwacht dat JLG met de huidige tender de komende drie jaar vijf tot zes procent op de totale vrachtkosten zal besparen en voorziet nog een verdere uitbreiding van de tendering in de richting van de parcel- en aftermarket business.