De zoektocht naar geschikte planningssoftware

Interview met de heer Henk Mulder, Vestigingsleider / Manager Productie en de heer Elvedin Silic, Planner. Staphorst, 27-11-2019.

Introductie

We zijn een familiebedrijf met aan het hoofd twee leden uit de familie, die de directie voeren over de Bergschenhoek Groep. Het bedrijf is opgericht in 1919, dit jaar bestaan we 100 jaar!

We hebben twee werkmaatschappijen. De eerste richt zich op civiele techniek en watermanagement systemen. Hier worden allerlei soorten duikerbuizen, wildtunnels, fietstunnels, sluizen etc. ontwikkeld. De tweede richt zich op lucht- en ventilatiesystemen. Hieronder valt R-Vent Netherlands B.V. (met de handelsnamen Bergschenhoek Luchtcomfort en R-Vent).

Het hoofdkantoor zit in Bergschenhoek, vlakbij Rotterdam. De Bergschenhoek Groep heeft overall zo’n 350 medewerkers. Naast Nederland zitten we in Polen, Bulgarije, Zweden en België.

De familie Rook, de eigenaren van de Bergschenhoek Groep, heeft daarnaast ook een eigen goede doelen stichting in het leven geroepen: de Rofa Foundation. De stichting richt zich op levensonderhoud en opleidingen voor kinderen. De familie toont hiermee ook hun sociale inborst naar medewerkers en de wereld.

100 jaar historie
In het begin richtte Bergschenhoek zich op het verhandelen van zand en grind vanuit Duitsland. Na de oorlog ontstond grote behoefte aan rookgas- en ventilatiekanalen. Dat maakte men toen van betonblokken die werden verkocht aan groothandels, installateurs en bouwers.

In 1970 kwam de eerste machine die ronde metalen ventilatiebuizen kon maken. Toen werd de overstap gemaakt naar spiraalgefelste buizen en hulpstukken.

De productie in Bergschenhoek werd uitgebreid met een productielocatie in het noorden, Staphorst. We werken hier nu met circa 50 mensen. In Staphorst produceren we voornamelijk sendzimir verzinkte, roestvaststalen en aluminium kanalen en daarbij ook de hulpstukken; kopstukken, bochten enzovoorts. Qua formaat gaan we van rond diameter 80 – 1.250 mm. Op zich leveren we standaard producten maar daarnaast maken we ook heel veel specials.

Hoe ziet jullie productieplanning eruit?
We hebben, alleen op de locatie in Staphorst, zo’n 7.200 orders per jaar. Gemiddeld zijn dat 150 orders per week. Dat kunnen orders met seriegroottes zijn van 1 stuks, maar ook van 3.000 stuks, afhankelijk van het product. Dus alles door elkaar heen. Wanneer je een product maakt, heb je een aantal bewerkingen die je moet doen. Dat varieert, dat kan 1 bewerking zijn, maar het kunnen ook wel 17 zijn. De doorlooptijd van 1 bewerking kan ook sterk variëren, bijvoorbeeld 3 minuten maar ook wel  8-12 uur.

Om qua planning daarin inzicht te krijgen hadden we een planningssysteem nodig. Voorheen werd het altijd door onze productieleiding gedaan. De productieleider had de planning in zijn hoofd, wist waar dingen lagen en gebruikte ook af en toe Excellijsten. Dat kan je niet vergelijken met de Todo-lijsten van nu. Wie doet wat en wanneer lukt alleen bij een beperkt aantal werkplekken, geloof dat we toen acht cruciale werkplekken zo planden. Op een gegeven moment was het gewoon niet meer te doen.

In onze productcalculaties zitten alle bewerkingen verwerkt. Iedere bewerking heeft een stukje instellen, bewerken en transport. We scannen vanaf de start van een product totdat het helemaal klaar is. Daarvoor gebruiken we ons ERP systeem aangezien dat al mooi was ingericht. Limis Planner is daaraan gekoppeld en tussen die twee pakketten wordt data uitgewisseld.

We werken met een planning van maandag t/m vrijdag. Wat we op termijn willen, en dat is de volgende stap, is dat we íedere dag nieuwe orders in de productie plannen. Dan creëer je een continu proces maar dan hebben we helemaal een planningssysteem nodig!

We hebben nu best veel bewerkingen van verschillende orders op één machine in de zgn. cluster staan. Limis Planner kijkt naar de onderliggende grondstoffen en maakt daar dan clusters van. Hiermee zorg je ervoor dat orders met gelijke grondstoffen (bijv. producten uit dezelfde soort coil) achter elkaar worden verwerkt op de machine. Je behoudt daarmee de efficiency.

Is er een spanningsveld tussen efficiency en doorlooptijd?
Jazeker. We doen nu de ma.-vr. planning om de efficiency te behouden. Maar goed, de markt wil ook heel snel beleverd worden. Bij ons krijgen de klantorders gelijk een hoogste prio (automatisch) en Limis Planner zorgt ervoor dat deze order vóór andere (voorraad)orders gaat. Levertijd staat voor ons op 1, heeft de hoogste prioriteit. Voor het gebruik van Limis Planner was dat 10 werkdagen. We moesten de doorlooptijd wel verkorten om goed te kunnen concurreren, je moet nu eenmaal mee in de markt. Klantorders die nu met spoed binnenkomen worden ook gewoon tussendoor gepland. Limis Planner houdt rekening met de prioriteit.

 
“Door het gebruik van Limis Planner hebben we onze standaard doorlooptijd teruggebracht van 10 naar 5 werkdagen”
de heer H. Mulder, Vestigingsleider / Manager Productie R-Vent Netherlands B.V.


In ons ERP pakket doen we de nacalculatie, Limis Planner gebruiken we puur voor de planning. Wat we verder nog in Limis Planner doen is de competentiematrix invullen. Je kan bij de medewerkers aangeven welke machine hij kan bedienen en welk product hij op welk niveau kan produceren. Op die manier kan je het meest efficiënt werken. Om te voorkomen dat je in de problemen komt wanneer iemand ziek is gebruiken we de 3 = 1 en 1 = 3 methodiek. Minimaal 3 medewerkers moeten op een bewerking ingeleerd zijn en een medewerker moet minimaal drie bewerkingen kunnen doen. Dan ben je veel flexibeler. Limis Planner pakt automatisch de volgende geschikte medewerker voor die bewerking.

Hoe waarborgen jullie efficiency en rust op de werkvloer?
Voor de efficiency en rust op de werkvloer houden we onze medewerkers graag op een bepaalde afdeling in de fabriek aan het werk. Dat kan je heel makkelijk instellen met de competentiematrix. Je wilt voor de efficiency voorkomen dat mensen 5 minuten van de ene naar de andere plek moeten lopen. En het brengt ook veel rust op de werkvloer.

Planning en planner
Limis Planner is flink doorontwikkeld. Het is fijn om te merken dat Limis ook luistert naar onze wensen. Een aantal dingen die we hebben doorgegeven zijn ook ontwikkeld. We kunnen wel zeggen dat we er nu goed mee kunnen werken. Elvedin werkt er nu 4,5 jaar mee. De medewerkers zelf zijn ook gewend aan de software. Ze kunnen in een oogopslag zien wat ze moeten doen. We werken ook veel met uitzendkrachten en dan moet je de inzetbaarheidsmatrix goed up to date houden.

En plannen is en blijft hybride: 80% planning en 20% de planner. Je werkt nu eenmaal met mensen en machines en dat heeft altijd een factor onvoorzien. Ziekte, storingen, zoveel orders, materialen zijn soms moeilijk te bewerken. Limis Planner kan wel heel veel plannen maar af en toe moet de finishing touch van de planner er overheen. Maar ik ben wel overtuigd dat je niet ontkomt aan een planning zoals met Limis Planner.

Hoe loopt de scheduling bij jullie?
De scheduling loopt goed. Elke 15 minuten hebben we een nieuw plan. Je moet strak op de bal zitten bij ons. Dan hebben we altijd het beste scenario. Dus om het kwartier herplannen we, zoals van de week zo’n 1.600 taken. Bij ons is het soms 3 minuten instellen en 3 minuten bewerken. En dan komt de volgende bewerking weer en het moet allemaal achter elkaar door. En de enige die dat kon was Limis en we hebben er echt een stuk of 12 andere software leveranciers onderzocht. Er wordt ook per dag bijgehouden hoe de productieflow loopt, lopen we achter, lopen we voor, wat uren betreft of wat werk betreft.

Het selectietraject: hoe kwamen jullie bij Limis uit?
We waren echt op zoek naar een partner die ook detailplanning kon doen. Op de website stonden allemaal dingen genoemd die Limis kon die ons aanspraken zoals detailplanning, vaardighedenmatrix en  insteltijden verminderen. We hadden een projectgroep gevormd en samen een RFI opgesteld met 26 voorwaarden waaraan de nieuwe software moest voldoen. We hebben toen Limis en een aantal anderen uitgenodigd en uiteindelijk was het een keuze uit twee maar die andere zat te veel in lijnprocessen.

In de gesprekken met Limis hebben we ook heel duidelijk vooraf gesteld van dit zijn onze eisen, dit is ons AS400 systeem waaraan gekoppeld moet worden en toen hebben we al die punten doorgelopen en op bijna elke vraag zei Limis ja dat kan. En uiteindelijk hebben we gezegd dat we denken dat we met Limis echt de beste partij hebben om dat wat wij willen op het gebied van detailplanning uit te voeren.

Wat zouden jullie potentiële nieuwe gebruikers aanraden m.b.t. het implementatietraject?
Wat ze gewoon moeten doen is een projectteam samenstellen met projectleiding en mensen van de planning, productie en IT. Eén contactpersoon bij Limis is fijn zodat je ook rechtstreeks kan schakelen. Het is erg belangrijk dat IT goed aanhaakt. Het is jammer om te zeggen maar softwareprojecten duren vaak langer dan gepland. Het heeft bij ons wel lang geduurd maar uiteindelijk zijn we toch wel op deze plek gekomen waar we wilden komen.

Hebben jullie tijdens het selectietraject ook gespard met andere productiebedrijven over de aanpak van de planning?
We zijn bij een referent van Limis geweest in het selectietraject maar we kunnen eerlijk zeggen dat zoals wij plannen, plant niemand. Het is gewoon heel complex bij seriegroottes van 1 tot 3.000 stuks met veel verschillende doorlooptijden, verschillende machines en vaardigheden van mensen. Dat kon ik nergens anders beter vinden dan in Limis. En dan zitten jullie ook in Enschede, lekker dichtbij, spreken dezelfde taal, dat is mooi.

Wat is de grootste toegevoegde waarde van Limis Planner?
De detailplanning en grip. De productieflow is inzichtelijker, beter, je kunt mooi combineren. Soms heb je met 5-6 orders tegelijk te maken. Dan kun je clusteren en win je aan efficiency. En je bent niet afhankelijk van een productieleiding zoals vroeger. Want als hij ziek of vrij was, dan werkte iemand anders weer op zijn eigen manier. Nu heb je er een systeem voor en de planning wordt gemaakt op basis van vooringestelde parameters. Dus je bent meer mensonafhankelijk geworden. En als de planner afwezig is dan kan hij op afstand via de laptop toch nog de planning aansturen.

Wij hebben hier in principe twee mensen op de planning zitten. Onze werkvoorbereiders kunnen natuurlijk ook de orders invoeren en dan komen ze wel in Limis. Dat loopt vanzelf, daar komt zonder dat iemand er wat aan doet een planning uit.

Vervolgstappen?
De indirecte uren plannen zoals 1ste lijns onderhoud, schoonmaken, staal keuren etc. willen we erin hebben. Dat maakt onze planning compleet. Wanneer er bijvoorbeeld een machine door productie zelf wordt onderhouden (1ste lijns),  plannen we de machine wel uit, maar we plannen er geen medewerker op. Dat willen we nog wel graag.

Zouden jullie het pakket aan anderen aanraden?
Ja hoor dat hebben we wel gedaan. We hebben hier wel referentiebezoeken gehad en ook andere bedrijven die op zoek zijn dan zeg ik ook dat wanneer je een detailplanning wil, ik geen ander pakket ken dat beter is dan Limis.

Met dank aan Bergschenhoek Luchtcomfort

www.luchtcomfort.nl