Automatiseren om te concurreren

Ook voor New Valmar was het voorbije anderhalf jaar best spannend. “Op een gegeven moment hebben we ons aanbod grondig moeten bijsturen doordat landen als Spanje en Italië tijdens de coronacrisis volledig op slot gingen. Enkel noodzakelijke goederen zoals voedsel mochten er nog binnen, maar onze goederen – babyartikelen – zijn niet altijd noodzakelijk”, begint Gabi Kauer. “Dat is dus typisch zo’n situatie waarin je snel moet kunnen schakelen. Daarop zijn we ook mondmaskers beginnen aanbieden aan onze klanten. Dat is natuurlijk een heel andere business, maar die nieuwe business moet je dan wel snel kunnen opstarten om alsnog de crisis te doorstaan. De economie zit immers niet op jou te wachten, die draait gewoon door.”

Nieuwe uitdagingen na corona

Ook in het post-coronatijdperk blijft New Valmar niet van nieuwe uitdagingen gespaard, al is de ene al wat groter dan de andere. Zo schieten de prijzen van grondstoffen al een tijdje de hoogte in, terwijl ook de energiekosten stilaan de pan uitrijzen. Bovendien worden containers vandaag steeds vaker per opbod verkocht, aan de meestbiedende, wat het kostenplaatje nog verder de hoogte injaagt.
 
Gabi Kauer verwacht dat haar bedrijf ook die nieuwe uitdagingen wel de baas zal kunnen. De doorgedreven automatisering, die voor de corona-uitbraak al de nodige vruchten had afgeworpen, heeft New Valmar in elk geval meer flexibel en wendbaar gemaakt. En dat komt uiteindelijk ook de concurrentiekracht van de distributeur uit het Oost-Vlaamse Evergem ten goede.
 
VCM: Dat de coronacrisis voor een digitale versnelling heeft gezorgd, valt niet te ontkennen. Klanten zijn meer online gaan shoppen en dat creëert bepaalde verwachtingen: wie vandaag iets koopt, verwacht het morgen al in zijn bus aan te treffen. Is dat de nieuwe standaard in het post-coronatijdperk?
Gabi Kauer: “Dat kun je wel zeggen, ja. De klant verwacht alles zo snel en zo correct mogelijk geleverd te krijgen. Dat is een hele uitdaging vandaag, omdat wij – en iedereen die met distributie te maken heeft, weet dat – met hoge kosten kampen. Om te beginnen hebben we erg hoge energiekosten. Ook onze transportkosten rijzen de pan uit. En we zitten met tekorten aan grondstoffen zoals silicone. Wij moeten met die nieuwe situatie leren omgaan. Daarbij moeten we ook in die moeilijke omstandigheden het verschil zien te maken bij onze klanten. Want finaal zit iedereen in hetzelfde bootje.”
 
“Belangrijk is ook dat wij onze klanten en leveranciers correcte data kunnen blijven aanbieden. Die data moeten uit ons centrale ERP-systeem komen, een oplossing van Exact. Van daaruit kunnen wij iedereen snel en correct informeren. Idem voor wat de eigenlijke leveringen betreft: ik heb geen tijd om uit te zoeken wie de goedkoopste transporteur is en hoe ik die precies moet inzetten. Ook daarvoor moet ik op ons informatiesysteem kunnen vertrouwen.”
 
VCM: Jullie hadden voor de crisis al serieuze stappen gezet in de digitalisering van jullie business. Kan een distributiebedrijf vandaag überhaupt nog overleven zonder e-commerce?
G. Kauer: “Ik kan niet voor anderen spreken, maar het wordt heel moeilijk. Ook wij moesten het afgelopen anderhalf jaar bijzonder snel schakelen. Zo werkten wij voor corona al voor Amazon. Maar dat volume is tijdens de coronacrisis gigantisch toegenomen, en het neemt niet meer af. Het is dus niet zo dat die online business na corona nu plots in elkaar stuikt. Dat online luik, in ons geval op b2b-basis, blijft gewoon. Die trein dendert verder.”

Logistieke data staan centraal

VCM: Vanuit jullie core business van babyartikelen de shift maken naar het leveren van mondmaskers stelde jullie wellicht ook op logistiek vlak voor een uitdaging? Zo moet je om te beginnen al bij andere leveranciers inkopen.
G. Kauer: “Ja, maar ook bij babyartikelen moet je soms andere leveranciers aantrekken. Je leverancier kan in principe altijd veranderen. Belangrijk is vooral dat je op voorhand met die leverancier concrete servicelevels afspreekt: wat heb jij nodig om een bepaald product snel te kunnen verdelen? Daarbij zijn vooral de data bijzonder belangrijk. De data van het product in kwestie moeten gewoon heel snel in je systeem zitten, zodat je ze ook kunt doorsturen naar je klanten die dat nieuwe product willen aanbieden. Vervolgens moet je ook de transportroute bekijken: wat is mogelijk?”
 
“Al die informatie moet je zo snel mogelijk in je systeem kunnen ingeven. Met Exact en alle automatisering die wij in dat systeem hebben ingebouwd, lukt dat. Zodra wij de logistieke data van het nieuwe product aangeleverd krijgen – afmetingen, gewicht, materialen en zo meer – worden ze automatisch in Exact ingeladen. Vanuit dat ERP-systeem gaan diezelfde data vervolgens automatisch naar ons PIM-systeem (product information management), waar ze met andere productinfo worden verrijkt. Dat PIM-systeem gaan we ten slotte ook linken aan de GS1-database, zodat met name onze grotere klanten ook steeds over alle actuele en uniforme productinformatie beschikken. Dat alles zorgt er mee voor dat wij heel snel kunnen schakelen.”
 
VCM: Die centrale databron of ‘single source of truth’ vormt dus de kern van jullie automatiseringsstrategie?
G. Kauer: “Inderdaad. Maar die centrale databron in Exact is er natuurlijk niet van vandaag op morgen gekomen. We zijn er een hele tijd mee bezig geweest, ook voor corona, om alles wat wij voor onze business nodig hebben uit Exact te kunnen halen. Zo hebben we ervoor gezorgd dat er voldoende ruimte is in onze artikelfiches om alle logistieke gegevens van de producten die wij verdelen, vandaag en in de toekomst, erin op te nemen. En dat er een tool voorhanden is die dat automatisch voor ons doet. Al die automatisering hebben we zelf heel bewust doorgevoerd, in nauwe samenwerking met Exact en zijn partners. Ze zijn simpelweg ook nodig omdat we met een beperkt aantal personeelsleden werken. Als je zelf telkens weer al die informatie manueel moet opzoeken en ingeven, verlies je waanzinnig veel tijd. Dat is praktisch gewoon niet haalbaar.”
 
“Naast automatisering is ook standaardisering een duidelijke succesfactor. De belangrijkste standaarden waarop wij ons baseren, zijn de GS1-regels. Door die toe te passen, kunnen wij ook aan grote klanten snel producten aanbieden. En als een bepaald product niet leverbaar blijkt, kunnen we ook snel een alternatief voorstellen. Al die ontwikkelingen zijn niet goedkoop en vragen de nodige tijd, maar ze zorgen er dus wel voor dat we snel kunnen schakelen. En daar halen we uiteindelijk ook return on investment uit.”

Correcte leverdata communiceren

VCM: U had het daarnet al over de stijgende transportkosten die jullie parten spelen. Maar ook leververtragingen zijn dezer dagen schering en inslag. Hoe gaan jullie daarmee om? En helpt automatisering ook daarbij?
G. Kauer: “De transporttijden van containers vormen momenteel een gigantisch probleem, zeker nu er in de haven van Antwerpen ook nog eens schaarste aan personeel is, waardoor de containers zelfs niet kunnen worden gelost. Maar we zijn niet de enige distributeur die met dat probleem worstelt. Er zijn zovele anderen die in dezelfde situatie verkeren.”
 
“Uiteindelijk willen wij vooral met service, onze belangrijkste USP, het verschil maken. En een goede service veronderstelt een correcte, transparante communicatie met je klanten. Het is gemakkelijk om je klanten van alles te beloven, maar je moet het ook nog kunnen waarmaken. Niet alleen heeft het geen nut om beloftes te doen die je niet kan nakomen, het is zelfs contraproductief. Daarom wil ik dagelijks alle leverdata kunnen zien in Exact. Meer zelfs: al die leverdata worden tweemaal daags geüpdatet en de vernieuwde leverdata worden vervolgens in Exact ingelezen. Zo beschik ik elke dag ook over een correct MRP of Merchandise Report waarmee ik mijn klanten correct en transparant kan informeren over hun levertermijnen. Als je op die manier met je klanten communiceert, kun je in mijn ervaring ook een goeie relatie met hen opbouwen. En dan maak je ook een reële kans om die business te behouden, zelfs op moeilijke momenten of in tijden van crisis.”

Order-to-cash optimaal beheren

VCM: Ik noteer: sneller schakelen en een betere service. Leverde de automatisering van jullie business ook kostenbesparende effecten op, meer bepaald op het vlak van logistiek en warehousing?
G. Kauer: “Zeker weten. Door die doorgedreven automatisering hebben we bijvoorbeeld ook het aantal medewerkers in ons magazijn van twintig naar acht kunnen terugbrengen. Dat is een substantiële kostenbesparing. Daarin speelt ons WMS (warehouse management system), eveneens van Exact, een cruciale rol. Vandaag is het niet langer de orderpicker zelf, maar het WMS dat de ideale pickingroute bepaalt, zoals het ook de inrichting van ons magazijn aanstuurt. De artikelen die het snelst roteren, staan voortaan het dichtst bij de picker, wat uiteraard voor de nodige tijdswinst zorgt.”
 
“Ook hier gaat het er uiteindelijk weer om dat je sneller kunt schakelen. Daarom is ons WMS ook gekoppeld aan ons ERP-systeem. Dat WMS moest gewoon goed werken met ons bestaande ERP-pakket. Als je speciaal daarvoor een ander, bijkomend systeem moet opzetten, maak je het jezelf alleen maar moeilijk – en finaal werkt het toch niet. Om vanuit één databron alle systemen te kunnen aansturen en de volledige flow van order-to-cash te beheersen, moet je nu eenmaal systemen hebben die matchen.”
JDP

Extra info bij het artikel

New Valmar, ‘Home of Nûby’
Begonnen als exclusief Benelux-verdeler van de babyartikelen van de Amerikaanse producent Luv n’ Care, eigenaar van het merk Nûby dat New Valmar in 2000 creëerde, breidde New Valmar zijn activiteiten in de loop van de jaren steeds verder geografisch uit: naar de rest van Europa, maar ook naar Afrika, het Midden-Oosten, Centraal-Azië en Rusland. “Vandaag verdelen wij Nûby in meer dan 45 landen”, aldus internal sales manager Gabi Kauer. “Dat verklaart meteen waarom onze onderneming de spirit heeft van een kmo, maar tegelijk ook het complexe, internationale karakter van een multinational.”
 
New Valmar is een onafhankelijke multichanneldistributeur. “Wij leveren zowel aan kleine zaken – apotheken en babywinkels, bijvoorbeeld – als aan grote internationale retailers zoals Aldi, Carrefour, Delhaize en Kruidvat”, somt Gabi Kauer op. Ook Amazon en het Duitse Rossmann zijn klant bij New Valmar.
 
Naast de hoofdzetel in Evergem bij Gent telt New Valmar ook vestigingen in Duitsland en Frankrijk. De logistieke hub, waaronder het magazijn van het bedrijf, bevindt zich eveneens in Evergem. Daar stelt New Valmar in totaal een 45-tal mensen tewerk. “Vanuit Evergem vertrekken de goederen naar al onze klanten: in dozen, op pallets of per container, heel gevarieerd net als ons klantenbestand zelf. En aangezien wij maar een kleine onderneming zijn, is het een hele uitdaging om dat elke dag opnieuw allemaal voor elkaar te krijgen.”